Facturare electronică: RO e-Factura, Peppol și drumul spre 2030

01Unde se află România în toamna anului 2026

România a introdus facturarea electronică în etape, prin sistemul național RO e-Factura, administrat de ANAF. Temeiul legal este Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, cu modificările ulterioare, și Legea nr. 296/2023; textul consolidat poate fi consultat pe Portalul Legislativ (se deschide un site extern). ANAF publică un ghid practic pentru RO e-Factura (se deschide un site extern).

Din 1 iulie 2022, operatorii economici stabiliți în România transmit facturile către autoritățile și entitățile contractante (B2G) prin RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2024, obligația se aplică facturilor B2B, iar din 1 ianuarie 2025 și facturilor B2C, cu excepția bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii. Pentru B2B, nerespectarea obligației nu a fost sancționată între 1 ianuarie și 31 martie 2024.

02Ce înseamnă o factură electronică

O factură electronică în sensul acestor reguli este o factură structurată: un fișier pe care software-ul îl poate citi fără interpretare umană, construit pe modelul semantic de date al standardului european EN 16931. Un PDF, o factură pe hârtie scanată sau un document Word nu este o factură electronică structurată, chiar dacă sosește prin e-mail. O factură structurată poate avea atașat un PDF pentru cititorii umani; datele structurate sunt cele care contează.

În România, factura transmisă prin RO e-Factura respectă standardul SR EN 16931-1 și specificațiile naționale RO_CIUS, într-una dintre sintaxele prevăzute de CEN/TS 16931-2. Ministerul Finanțelor publică pe pagina sa de informații tehnice (se deschide un site extern) validatoare pentru sintaxele UBL și CII și artefactele de validare CIUS-RO. Peppol folosește la rândul său formatul Peppol BIS Billing 3.0, specificația Peppol a EN 16931 în sintaxa UBL.

03Cum funcționează rețeaua Peppol

Peppol este o rețea internațională și un set de specificații pentru schimbul de documente comerciale, guvernat de OpenPeppol, o asociație fără scop patrimonial cu sediul la Bruxelles. Urmează un model cu patru colțuri. ERP-ul dumneavoastră (colțul unu) predă factura punctului dumneavoastră de acces (colțul doi), care o livrează punctului de acces al clientului (colțul trei), iar acesta o transmite mai departe în sistemul clientului (colțul patru). Înainte de trimitere, punctul de acces consultă agenda rețelei, Service Metadata Locator, care trimite la un Service Metadata Publisher, pentru a vedea dacă destinatarul este înregistrat și ce documente poate primi.

Consecința este simplă și puternică: semnați un contract cu un singur furnizor de punct de acces și ajungeți la toți participanții din rețea, indiferent de furnizorul pe care îl folosesc ei. Pentru o companie din România, Peppol contează mai ales în relația cu parteneri din state membre care îl folosesc. La proiectare, tratați separat cele două canale: raportarea în RO e-Factura, cerută de legislația română, și Peppol, acolo unde îl cer partenerii din alte țări. Relația tehnică dintre cele două trebuie verificată cu ANAF și cu furnizorul de conectare.

• Înregistrare: compania este înregistrată în rețea cu identificatorul ei și cu tipurile de documente pe care le poate primi. O înregistrare lipsă sau greșită este un motiv frecvent pentru care facturile nu ajung.
• Validare: punctele de acces verifică facturile după regulile Peppol BIS Billing 3.0. O factură care nu trece verificarea este respinsă înainte să ajungă la client.
• Starea livrării: rețeaua confirmă livrarea tehnică. Răspunsurile comerciale, precum acceptată, contestată sau plătită, sunt mesaje separate și depind de ce acceptă ambele părți.

04Cine intră sub incidența regulilor și ce urmează

Obligațiile RO e-Factura vizează persoanele impozabile stabilite în România; un operator nestabilit poate opta pentru sistem în relația B2G. Dacă un furnizor străin intră sau nu sub incidența regulilor depinde de situația lui concretă, așa că verificați-o cu ANAF și cu consultantul fiscal înainte de a factura clienților din România. Pentru grupurile cu filiale în România, consecința practică este că ERP-ul filialei raportează în RO e-Factura, în timp ce celelalte entități ale grupului urmează regulile din țările lor.

Alte state membre au ales alte arhitecturi. Un exemplu din alt stat membru, care nu se aplică în România: în Belgia, din 1 ianuarie 2026, companiile înregistrate în scopuri de TVA își schimbă între ele facturi electronice structurate, implicit prin Peppol, iar guvernul federal publică ghidurile pe site-ul dedicat facturării electronice (se deschide un site extern). Pasul următor pentru toate statele membre vine de la nivelul UE, prin pachetul ViDA (mai jos).

05Imaginea mai largă din UE

Două texte europene încadrează regulile naționale. Directiva 2014/55/UE (se deschide un site extern) obligă autoritățile contractante să accepte facturi electronice conforme cu EN 16931, motiv pentru care facturarea către administrație a devenit electronică prima în majoritatea țărilor. Pachetul „TVA în era digitală” (ViDA), cu Directiva (UE) 2025/516 a Consiliului (se deschide un site extern), a fost adoptat la 11 martie 2025 și a intrat în vigoare la 14 aprilie 2025. De atunci, statele membre pot impune facturarea electronică internă fără să ceară mai întâi o derogare de la UE. Din 1 iulie 2030, facturarea electronică și raportarea digitală devin obligatorii pentru livrările B2B intra-UE, iar până la 1 ianuarie 2035 sistemele naționale de raportare în timp real trebuie aliniate la modelul european.

Până atunci, fiecare țară avansează în ritmul ei și cu arhitectura ei. Unele folosesc Peppol, altele o platformă națională care validează fiecare factură, altele o combinație. Pentru un grup care facturează în mai multe țări, asta înseamnă un singur design de integrare, cu mai multe ieșiri.

06Conectarea ERP-ului: unde reușesc sau se blochează proiectele

Prima factură electronică se poate trimite într-o după-amiază. Pentru ca toată facturarea să meargă fără muncă manuală, este nevoie de proiectare. Efortul stă în datele de bază, în validare, în procesarea facturilor primite și în arhivare, nu în canalul de transmitere.

• Mai întâi datele de bază. Fiecare client are nevoie de un identificator corect, de codul de înregistrare în scopuri de TVA și de adresă, iar fiecare articol de o unitate de măsură și o categorie de TVA care corespund codurilor cerute de standard. Pentru partenerii din alte țări care folosesc Peppol, verificați înregistrarea lor în rețea înainte de prima trimitere și repetați verificarea, pentru că firmele își schimbă furnizorii.
• Validați înainte de trimitere. Aplicați în propriul proces aceleași reguli pe care le aplică sistemul destinatar, astfel încât o factură respinsă să fie găsită și corectată în ERP, nu descoperită după câteva săptămâni de un client care nu a primit-o niciodată.
• Proiectați fluxul de intrare. Facturile structurate pot fi potrivite automat cu furnizorul, cu comanda de achiziție și cu recepția mărfii și trimise la aprobare doar când ceva nu corespunde. Aici se află cea mai mare parte a câștigului de eficiență. Facturile care sosesc încă pe hârtie sau ca PDF, de exemplu de la furnizori din afara țării, pot intra în același flux prin procesarea documentelor.
• Păstrați originalul. Fișierul structurat pe care l-ați trimis sau primit este factura. Arhivați-l nemodificat, împreună cu dovezile de transmitere, pe durata de păstrare prevăzută de lege și asigurați-vă că poate fi găsit și citit în timpul unui control.
• Monitorizați fluxul. Transmiterile eșuate, respingerile și facturile care așteaptă aprobare își au locul pe un tablou de bord, cu un responsabil, nu într-o căsuță de e-mail.

În Odoo, o companie stabilită în România poate raporta facturile la ANAF direct din ERP, printr-un conector potrivit, astfel încât munca ține mai ales de configurare, date de bază și fluxuri de aprobare. În peisajele SAP, alegerea este de obicei între instrumentele proprii SAP pentru documente electronice și o integrare cu un furnizor extern; ambele variante cer aceeași atenție la datele de bază și la tratarea erorilor. Acolo unde facturează mai multe ERP-uri, un magazin online și sistemul central al grupului, un strat de integrare comun ține formatele, validarea și monitorizarea într-un singur loc, nu în fiecare sistem.

07Un plan practic

1. 01Inventariați fiecare flux de facturare. Ce sisteme emit și primesc facturi și note de credit, în ce țări și prin ce canale, inclusiv magazine online, facturarea abonamentelor și fluxurile între entitățile grupului.
2. 02Alegeți modelul de conectare. Funcțiile integrate în ERP, un furnizor specializat sau un strat de integrare comun pentru mai multe sisteme. Decideți în funcție de volume, de tipurile de documente în afară de facturi și de țările de care aveți nevoie.
3. 03Curățați datele de bază. Identificatori, coduri de înregistrare în scopuri de TVA, unități de măsură și categorii de TVA pentru clienți, furnizori și articole.
4. 04Testați cu parteneri reali. Schimbați facturi cu cei mai mari clienți și furnizori înainte de trecerea completă și verificați cum le procesează sistemele lor.
5. 05Automatizați procesarea facturilor primite. Potrivire, aprobare și înregistrare contabilă, cu excepțiile direcționate către oameni.
6. 06Arhivați și monitorizați. Păstrați originalele structurate și dovezile de transmitere și dați fiecărui mesaj eșuat un responsabil.
7. 07Pregătiți-vă pentru 2030. Proiectați de acum fluxurile de date astfel încât facturile către parteneri din alte state membre să poată urma regulile ViDA, în România și în celelalte țări în care faceți comerț.

08Ce merită urmărit

• Modificările Ordonanței de urgență nr. 120/2021 și ghidurile ANAF pentru RO e-Factura.
• Transpunerea națională a pachetului ViDA, inclusiv ce state membre extind obligația din 2030 la tranzacțiile interne.
• Extinderea în Franța și Spania și sfârșitul perioadelor de tranziție din Germania în 2027 și 2028, dacă grupul dumneavoastră facturează acolo.
• Noile versiuni ale specificațiilor RO_CIUS și Peppol BIS Billing 3.0 și ale regulilor de validare aplicate.

Regulile de facturare electronică se schimbă în aproape toate țările în care lucrăm. Datați fiecare notă internă pe care o scrieți despre ele și verificați sursele oficiale înainte de fiecare decizie de proiectare.