Nätfaktura och Peppol i Finland: lagen om elektronisk fakturering och vägen till 2030

01Läget i Finland hösten 2026

Lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019) (öppnar en extern webbplats) genomför e-fakturadirektivet 2014/55/EU i Finland och har gällt för staten sedan 1 april 2019. Enligt 3 § ska upphandlande enheter ta emot och behandla elektroniska fakturor. Lagen definierar en elektronisk faktura som en strukturerad faktura som följer Europanormen EN 16931 och en av de syntaxer som anges i lagen.

Sedan 1 april 2020 tillämpas också 4 §: upphandlande enheter och näringsidkare har rätt att på begäran få fakturor från andra upphandlande enheter och näringsidkare som elektroniska fakturor. Som näringsidkare räknar lagen ett företag vars omsättning under räkenskapsperioden överstiger 10 000 euro. En kund som begär nätfakturor ska alltså få dem, och för många finländska företag är nätfakturan redan det normala sättet att fakturera.

Staten går längre: den tar endast emot nätfakturor enligt Europanormen, och fakturor i PDF- eller bildformat som skickas som bilagor i ett e-postmeddelande räknas inte som nätfakturor. Statskontoret är Finlands Peppol-myndighet och främjar och övervakar användningen av Peppol-nätverket i Finland.

02Vad som räknas som nätfaktura

En nätfaktura är en strukturerad faktura, en fil som ett program kan läsa utan att en människa behöver tolka den, och den följer den semantiska datamodellen i Europanormen EN 16931. En PDF, en inskannad pappersfaktura eller ett Word-dokument är ingen nätfaktura, inte heller när den skickas per e-post. Den strukturerade fakturan får gärna ha en PDF som bilaga för den som vill läsa den, men det är de strukturerade uppgifterna som gäller.

Lagtexten säger ”elektronisk faktura”, medan Statskontoret och de flesta företag talar om nätfakturor. I Peppol-nätverket skickas fakturorna i formatet Peppol BIS Billing 3.0, Peppols specifikation av EN 16931 i UBL-syntaxen. Utländska leverantörer kan skicka nätfakturor till staten via Peppol, och för ett företag med kunder i flera EU-länder är Peppol ofta den gemensamma kanalen.

03Så fungerar Peppol-nätverket

Peppol är både ett internationellt nätverk och en samling specifikationer för att skicka affärsdokument mellan företag och organisationer. Det förvaltas av OpenPeppol, en ideell förening i Bryssel. Modellen har fyra hörn: affärssystemet hos avsändaren (hörn ett) lämnar fakturan till avsändarens accesspunkt (hörn två), som skickar den till mottagarens accesspunkt (hörn tre), som i sin tur levererar den till mottagarens system (hörn fyra). Innan något skickas slår accesspunkten upp mottagaren i nätverkets adressregister, Service Metadata Locator, som hänvisar till en Service Metadata Publisher, och ser om mottagaren är registrerad och vilka dokumenttyper den tar emot.

Det betyder i praktiken att ett enda avtal med en leverantör av accesspunkt räcker för att nå alla som är anslutna, vilken leverantör de än använder. I Finland övervakas tjänsteleverantörerna av Peppol-myndigheten, Statskontoret. Många affärssystem och bokföringsprogram har en inbyggd accesspunkt, och specialiserade aktörer erbjuder anslutningar för stora volymer och för andra dokument, till exempel beställningar och kreditfakturor.

• Registrering: organisationen förs in i nätverket med sin identifierare och de dokumenttyper den kan ta emot. Fakturor som inte kommer fram beror ofta på att registreringen saknas eller är fel.
• Validering: accesspunkten prövar varje faktura mot reglerna i Peppol BIS Billing 3.0. Klarar fakturan inte kontrollen stoppas den innan den når mottagaren.
• Status: nätverket bekräftar att fakturan har levererats tekniskt. Affärssvar, till exempel att fakturan godkänts, bestrids eller betalats, skickas som egna meddelanden och fungerar bara om båda parter stöder dem.

04Vem som omfattas, och vad som kommer härnäst

Skyldigheten i 3 § att ta emot och behandla elektroniska fakturor gäller upphandlande enheter, alltså de offentliga köparna. Rätten i 4 § att på begäran få nätfakturor gäller i båda riktningarna mellan upphandlande enheter och näringsidkare med en omsättning över 10 000 euro. Fakturor till staten ska vara nätfakturor enligt Europanormen, och utländska leverantörer når staten via Peppol. Den som fakturerar ett välfärdsområde, en kommun eller ett ämbetsverk bör räkna med samma krav på struktur och format.

Nästa steg kommer från EU: med ViDA-paketet blir elektronisk fakturering och digital rapportering obligatoriska för B2B-leveranser mellan medlemsstaterna från 1 juli 2030. Ett upplägg som redan nu sköter all fakturering som nätfakturor, med rena data, är den bästa utgångspunkten för det steget.

05Läget i resten av EU

De nationella reglerna vilar på två EU-rättsakter. Direktiv 2014/55/EU (öppnar en extern webbplats) förpliktar upphandlande myndigheter att ta emot elektroniska fakturor enligt EN 16931. Därför blev fakturorna till den offentliga sektorn elektroniska först i de flesta länder, i Finland genom lagen 241/2019. Paketet om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern (ViDA), med rådets direktiv (EU) 2025/516 (öppnar en extern webbplats), antogs 11 mars 2025 och trädde i kraft 14 april 2025. Sedan dess kan en medlemsstat införa obligatorisk elektronisk fakturering inom landet utan att först begära ett undantag. Från 1 juli 2030 ska elektronisk fakturering och digital rapportering användas för B2B-leveranser mellan medlemsstaterna, och senast 1 januari 2035 ska nationella system för rapportering i realtid vara anpassade till EU-modellen.

Till dess bestämmer varje land själv takten och tekniken. Somliga använder Peppol, andra en statlig plattform som granskar varje faktura innan den går vidare, och några kombinerar båda. För en finländsk koncern som också fakturerar från bolag i Sverige, Baltikum eller längre bort blir resultatet en integrationslösning med flera utgångar.

06Affärssystemet och Peppol: där projekten lyckas eller går i stå

Den första fakturan via Peppol kan vara skickad på en eftermiddag. Att få hela faktureringen att gå via nätverket utan handpåläggning är ett designarbete. Det mesta av arbetet gäller grunddata, validering, inkommande fakturor och arkivering, inte själva nätverket.

• Grunddata först. Varje kund behöver rätt identifierare, momsnummer och adress, och varje artikel en enhet och en momskategori som går att översätta till standardens koder. Kontrollera att kunden finns i nätverket innan den första fakturan skickas, och fortsätt kontrollera, eftersom företag byter leverantör av accesspunkt.
• Validera före sändning. Använd samma affärsregler som accesspunkten redan i den egna processen, så att en faktura som skulle avvisas fångas och rättas i affärssystemet och inte upptäcks veckor senare av en kund som aldrig fick den.
• Planera flödet för inkommande fakturor. Strukturerade fakturor kan automatiskt paras ihop med leverantör, inköpsorder och varumottagning och skickas för godkännande bara när något avviker. Det är där den största vinsten finns. Fakturor som fortfarande kommer på papper eller som PDF, till exempel från utländska leverantörer, kan ledas in i samma flöde via dokumenttolkning.
• Bevara originalet. Det är den strukturerade filen som är fakturan. Arkivera den oförändrad tillsammans med leveransbeviset under den lagstadgade tiden, och se till att den går att hitta och läsa vid en revision.
• Följ flödet. Leveranser som misslyckats, avvisade fakturor och fakturor som väntar på godkännande ska synas på en översiktspanel med en ansvarig person, inte ligga i en e-postlåda.

I Odoo beror Peppol-stödet på landets lokalisering och på versionen, så kontrollera vad din installation klarar av; sedan handlar arbetet mest om inställningar, grunddata och godkännandeflöden. Med SAP väljer man oftast mellan SAP:s egna verktyg för elektroniska dokument och en koppling till en extern accesspunkt, och i båda fallen kräver grunddata och felhantering samma omsorg. När flera affärssystem, en webbutik och ett gemensamt koncernsystem fakturerar samlar ett gemensamt integrationslager format, validering och övervakning på ett ställe i stället för i varje system.

07Så går du till väga

1. 01Gå igenom alla flöden för fakturor. Vilka system som skickar och tar emot fakturor och kreditfakturor, i vilka länder och i vilka kanaler, också webbutiker, abonnemangsfakturering och flöden mellan koncernbolag.
2. 02Bestäm hur accesspunkten ska ordnas. Den inbyggda i affärssystemet, en specialiserad leverantör eller ett gemensamt integrationslager för flera system. Utgå från volymerna, de dokumenttyper utöver fakturor som behövs och de länder du fakturerar i.
3. 03Städa grunddata. Identifierare, momsnummer, enheter och momskategorier för kunder, leverantörer och artiklar.
4. 04Prova med riktiga motparter. Skicka fakturor till och från de största kunderna och leverantörerna innan du går över, och se hur deras system tar emot dina. Fakturerar du offentliga köpare ska du prova också med dem.
5. 05Automatisera mottagningen. Matchning, godkännande och bokföring, där avvikelserna går till personalen.
6. 06Arkivera och övervaka. Spara de strukturerade originalen och leveransbevisen och utse en ansvarig för meddelanden som fastnar.
7. 07Förbered rapporteringen. Lägg upp dataflödena redan nu så att fakturauppgifterna kan gå till skattemyndigheterna när den digitala rapporteringen enligt ViDA kommer, och i de länder där du är verksam som inför den tidigare.

08Att följa framöver

• Statskontorets anvisningar om nätfakturor till staten och om Peppol i Finland.
• Hur Finland och de andra medlemsstaterna genomför ViDA, och vilka länder som låter kravet från 2030 gälla också inhemsk handel.
• Införandet i Frankrike och Spanien och slutet på de tyska övergångsperioderna 2027 och 2028.
• Nya versioner av Peppol BIS Billing 3.0 och av de valideringsregler som accesspunkten använder.

Reglerna för elektronisk fakturering ändras i nästan alla länder vi arbetar i. Sätt datum på varje intern anteckning och kontrollera de officiella källorna innan du fattar ett designbeslut.