Belge girer, doğrulanmış veri çıkar. İstisnalarda kararı insan verir.
Başvurular, faturalar, hasar dosyaları ve yazışmalar her biçimde gelir. Her belgeyi sınıflandıran, önemli alanları çıkaran, kurallarınıza göre kontrol eden ve yalnızca belirsiz durumları bir kişiye gönderen belge alım akışları kuruyoruz.
Birden fazla dilde, biçimde ve ülkeden belge alan ve her değerin izlenebilir olmasını isteyen kuruluşlar için.
Belgeler her kanaldan alınır; sistem bunları sınıflandırır, alanları çıkarır ve doğrular. Güven eşiğinin altında kalan ya da bir kurala takılan belgeler inceleme kuyruğunda bir kişiye gider. Doğrulanmış veri iş sistemine aktarılır; inceleyenlerin düzeltmeleri değerlendirme setini besler.
Önce ve sonra
Çalışma gününde neler değişir
Bugün
Sistemle birlikte
Bugün
Bugün: Eklerden yeniden yazma
Çalışanlar her PDF’yi, taramayı ya da e-formu açar; adları, tutarları ve referansları dosya ya da ERP sistemine elle kopyalar.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Veri yapılandırılmış gelir
Alanlar kaynak belgedeki konumlarıyla birlikte çıkarılır; böylece inceleyen kişi değeri ve kanıtını yan yana görür.
Bugün
Bugün: Geç fark edilen hatalar
Eksik sayfalar ve tutarsız veriler haftalar sonra, bir karara itiraz edildiğinde ya da bir ödeme geri döndüğünde ortaya çıkar.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Kurallar alım anında çalışır
Eksiksizlik, ana veri eşleşmeleri ve iş kuralları, dosya açılmadan önce ve gönderene hâlâ sorulabilecekken kontrol edilir.
Bugün
Bugün: Her belgeye aynı emek
Temiz ve eksiksiz bir faturanın işlenmesi, dağınık ve belirsiz bir fatura kadar sürer.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Dikkat istisnalara yönelir
Temiz belgeler doğrudan geçer. Çalışanlar, belirsiz ve olağandışı durumlardan oluşan bir kuyrukta, her birinin orada neden bulunduğunu görerek çalışır.
Bugün
Bugün: Verinin nasıl girildiği bilinmiyor
Bir denetçi bir değerin nereden geldiğini sorduğunda yanıt, onu kimin girdiğine bağlıdır.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Her değer izlenebilir
Her alan için kaynak belge, çıkarım, güven puanı, kural sonuçları ve inceleyen kişinin değişiklikleri kaydedilir.
İş akışı
İş akışı nasıl işler
Yedi adım, bir istisna yolu. Eşikler ve kurallar süreç sahiplerinizle birlikte belirlenir ve canlıya alınmadan önce sizin belgeleriniz üzerinde ayarlanır.
Örnek iş akışı
7 adım · 1 insan kontrol noktası
Açıklama
Sistem
Kişi
İnsan kontrol noktası
İstisna yolu
Akıllı belge işleme: istisna yolu olan örnek iş akışı
Diyagramı metin olarak oku
Ana yol alımdan başlar; sınıflandırma, çıkarım ve doğrulamadan geçerek iş sistemine aktarımla sürer ve düzeltmelerden öğrenmeyle biter.
Doğrulamadan sonra, güven eşiğinin altında bir alanı olan ya da bir iş kuralına takılan her belge ana yoldan ayrılarak inceleme kuyruğuna gider; orada bir kişi değerleri onaylar ya da düzeltir. İncelenen belgeler aktarım adımında ana yola geri döner.
İnceleme kuyruğu insan kontrol noktasıdır: belirsiz değerler, bir kişi görmeden iş sistemine asla ulaşmaz.
01
Adım 1: Her kanaldan alımSistem
Taramalar, e-posta ekleri, portal yüklemeleri ve e-formlar; dosya referansı, kanal üst verisi ve sağlama toplamıyla tek bir alım kuyruğuna düşer. Yapılandırılmış e-faturalar (Peppol UBL) çıkarım adımını atlar ve doğrudan doğrulamaya gider.
02
Adım 2: Ayırma ve sınıflandırmaSistem
Birden fazla belge içeren paketler parçalarına ayrılır. Her parça belge türüne ve diline göre sınıflandırılır; bu da hangi çıkarım şemasının ve kural setinin uygulanacağını belirler.
03
Adım 3: Alanları çıkarmaSistem
Sayfa düzenini tanıyan OCR sayfayı okur; bir dil modeli, üzerinde anlaşılan alanları katı bir şemaya çıkarır. Her alan bir güven puanı ve kaynaktaki konumunu taşır.
04
Adım 4: Kurallara göre doğrulamaSistem
Değerler ana veriye (müşteri, tedarikçi, KDV ve IBAN kayıtları), alanlar arası kurallara ve mükerrer kayıtlara karşı kontrol edilir. Üzerinde anlaşılan güven eşiğinin üstünde kalan ve her kuraldan geçen alanlar doğrudan ilerler.
05
Adım 5: İnceleme kuyruğuKişi
İnceleyen kişi belgeyi ve çıkarılan değerleri yan yana görür; takılan kural ya da düşük güvenli alan vurgulanır. Değerleri onaylar ya da düzeltir.
İstisna yolu: Eşiğin altında ya da kurala takıldı· Dönüş: adım 6
İnsan kontrol noktası
Belirsiz değerler, bir kişi görmeden iş sistemine asla ulaşmaz; kararı insan verir. İnceleyenler bir belgeyi reddedip gönderenden yenisini de isteyebilir.
06
Adım 6: İş sistemine aktarmaSistem
Doğrulanmış veri, API üzerinden dosya yönetim sisteminde, CRM’de ya da ERP’de dosyayı açar veya günceller; kaynak belge eklenir ve bir saklama sınıfı atanır.
07
Adım 7: Düzeltmelerden öğrenmeSistem
İnceleyenlerin düzeltmeleri etiketli örnekler olarak kaydedilir. Bunlar değerlendirme setini genişletir; eşikler ya da istemler ancak yeni sürüm bu setten geçtikten sonra değişir.
Bileşenler
Neler kuracağız
01
Alım ve kanal bağlayıcıları
Her belgeyi üst veri ve dosya referansıyla tek bir kuyruğa ileten posta kutusu, tarayıcı, portal ve e-form bağlayıcıları.
Ana veri kayıtları (müşteriler, tedarikçiler, KDV, IBAN)
İnceleyen rolleri için kimlik sağlayıcı
Kontroller
Tasarıma yerleştirilen kontroller
Erişim sınırları
İnceleyenler yalnızca rollerinin izin verdiği belge türlerini ve dosyaları görür. Çıkarım hizmetleri iş sistemine kalıcı erişim olmadan çalışır; aktarım, her entegrasyon için yetkisi sınırlandırılmış bir hizmet hesabı kullanır.
İnsan incelemesi
Güven eşikleri ve kural ihlalleri dosyaları bir kişiye yönlendirir. Eşikler belge başına değil alan başına belirlenir ve ancak değerlendirme seti güvenli olduğunu gösterdikten sonra düşürülür. Başvurularla ilgili kararı dosyayı inceleyen görevli verir.
Denetlenebilirlik
Her alan için kaynaktaki konumu, çıkarılan değeri, güven puanını, kural sonuçlarını, model ve istem sürümünü ve inceleyen kişinin gerekçe koduyla yaptığı her değişikliği kaydediyoruz.
Veri koruma
Kişisel veriler alım anında en aza indirilir, bilgi taleplerinde açıklanmadan önce karartma yapılabilir, saklama ve silme kayıt takviminize uyar. İşleme, üzerinde anlaşılan bölgede kalır.
Yapay zekâ şeffaflığı
Model ve istem sürümleri değerlendirme sonuçlarıyla birlikte belgelenir. Çıktılar insanları etkilediğinde yapay zekâ kullanımı yapay zekâ envanterinize kaydedilir ve başvuru sahiplerine yapılan bilgilendirmede açıklanır.
Ölçütler
Neleri ölçeceğiz
Bu ölçütleri keşif aşamasında sizinle birlikte belirliyor ve önce mevcut sürecinizden bir başlangıç değeri kaydediyoruz.
Neleri ölçeceğiz
Ölçüt
Neden önemli
Nasıl ölçeriz
01Doğrudan geçiş oranı
Neden önemliRutin işin ne kadarının artık bir kişiye ihtiyaç duymadığını belge türüne göre gösterir.
Nasıl ölçerizTüm eşiklerden ve kurallardan incelemesiz geçen belgelerin payı; iş akışı kayıtlarından.
02İstisna oranı ve gerekçeleri
Neden önemliİstisnaların kötü taramalardan mı, eksik veriden mi yoksa değişmesi gereken kurallardan mı kaynaklandığını gösterir.
Nasıl ölçerizKanal ve belge türüne göre, gerekçe kodlarıyla inceleme kuyruğu hacmi.
03Alan düzeyinde doğruluk
Neden önemliSonraki kararlar ve ödemeler için önemli olan kalite ölçütü.
Nasıl ölçerizÜzerinde anlaşılan, etiketli bir doğrulama setinde alan başına kesinlik ve duyarlılık; her sürümde yeniden çalıştırılır.
04İşlem süresi
Neden önemliTasarruf edilen emeği ve incelemeye kayan emeği birlikte gösterir.
Nasıl ölçerizAlımdan aktarıma kadar geçen süre ve istisna başına aktif inceleme süresi; kuyruk zaman damgalarından.
Başlangıç değeri belirlenmeden hedef konmaz.
Devreye alma
Nasıl devreye alırız
Aşama 01
Keşif ve başlangıç değeri
İki ya da üç belge türü, bir kanal, mevcut hacimleriniz ve hata örüntüleriniz. Gerçek, anonimleştirilmiş belgelerden bir doğrulama seti etiketliyoruz.
Çıkış kriterleri
Alanlar, kurallar ve kalite ölçütleri kararlaştırıldı
Başlangıç değeri ölçüldü
Veri koruma etki değerlendirmesi başladı
Aşama 02
Gölge modda pilot
Sistem mevcut süreçle paralel olarak çıkarım ve doğrulama yapar; çalışanlar işi yapmaya devam eder ve sonuçları karşılaştırır.
Çıkış kriterleri
Alan doğruluğu kararlaştırılan ölçütleri karşılıyor
Eşikler alan başına belirlendi
İnceleyenler inceleme ekranı için eğitildi
Aşama 03
Kontrollü canlı kullanım
Pilot belge türleri için doğrudan geçiş açılır; otomatik onaylanan dosyalardan örneklem alınır.
Çıkış kriterleri
Örneklemde kabul edilemez hata yok
Çalıştırma kılavuzu ve izleme devredildi
Geri alma test edildi
Aşama 04
Ölçeklendirme
Daha fazla belge türü, kanal ve dil; her biri canlıya alınmadan önce aynı değerlendirme kapısından geçer.
Belediyelere ekleriyle gelen izin, hibe ve sosyal yardım başvuruları; bir bakanlık dairesine gelen evrak; belgelerin açıklanmadan önce karartılması gereken bilgi talepleri.
Yatırım şirketlerinde müşteri tanıma (KYC) dosyaları, sigortacılarda hasar belgeleri ve tedarikçi faturaları; yüksek tutarlı dosyalarda dört göz incelemesiyle.
Satın alma siparişleriyle eşleştirilen irsaliyeler, uygunluk sertifikaları ve analiz raporları.
Açıklayıcı örnek
Bir yatırım şirketinde müşteri kabul belgeleri
Durum
Kıbrıs Sermaye Piyasası Komisyonu (CySEC) denetimindeki bir yatırım şirketi birçok ülkeden müşteri kabul ediyor. Kimlik belgeleri, adres kanıtları ve şirket evrakı PDF, tarama ve fotoğraf olarak, farklı dillerde, müşteri portalına ve e-postaya geliyor; uyum ekibi bunları elle kontrol ediyor.
Sistem
Tek bir alım hattı belgeleri türüne ve diline göre sınıflandırır, gerekli alanları çıkarır ve başvuru formundaki bilgilerle karşılaştırır. Eksik ya da süresi dolmuş belgeler, dosya açılmadan önce işaretlenir.
İnsan denetimi
Düşük güvenli alanlar, uyuşmayan bilgiler ve yüksek riskli profiller uyum ekibinin inceleme kuyruğunda bekler. Müşteri kabulüne ilişkin kararı uyum görevlisi verir; sistem yalnızca hazırlar.
Neyi ölçeriz
Kanal ve belge türüne göre doğrudan geçiş oranı, istisna gerekçeleri ve etiketli bir doğrulama setinde alan doğruluğu.
Kıbrıs
Aynı belge, farklı biçimler
Kıbrıs Cumhuriyeti’ndeki pek çok şirket uluslararası grupların parçasıdır ya da birden fazla ülkedeki müşterilere hizmet verir; aynı belge türünü farklı dillerde, düzenlerde ve hukuki biçimlerde alır. Ülke başına şema ve kural setleriyle tek bir alım ve çıkarım katmanı tasarlıyoruz; böylece farklı ülkelerden gelen bir fatura, bir irsaliye ve bir başvuru formu aynı kontrollü yolu izler.
Kıbrıs Cumhuriyeti’nde 89(I)/2019 sayılı Yasa, ihale makamlarının ve ihale yapan kuruluşların EN 16931 standardına uygun e-faturaları almasını ve işlemesini öngörür; AB genelinde de e-fatura zorunlulukları, Dijital Çağda KDV (ViDA) paketiyle yapılandırılmış biçimlerde birleşiyor. Yapılandırılmış faturalar çıkarım adımını tamamen atlar. Çıkarılan veri insanlarla ilgili kararları beslediğinde, tasarımı Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve AB Yapay Zekâ Yasası’nı gözeterek yapıyoruz: belgelenmiş işleme, insan incelemesi ve denetçilerinizin izleyebileceği kayıtlar.
Bu sizin belgelerinize bağlıdır; bu yüzden söz vermek yerine ölçüyoruz. Kendi anonimleştirilmiş belgelerinizden bir doğrulama seti etiketliyor ve alan başına kesinlik ve duyarlılığı raporluyoruz. Çıkarım modelleri hata yapar; belirsiz alanların doğrudan iş sistemine değil bir kişiye gitmesinin nedeni budur.
02El yazısını, kötü taramaları ve farklı dilleri işleyebilir mi?
El yazısı formlar ve kötü taramalar okunabilir, ancak daha düşük güvenle; bu yüzden bunların daha fazlası inceleme kuyruğuna düşer. Belgeler önce dillerine göre sınıflandırılır; böylece her belge doğru şemayı ve kuralları alır.
03Zaten bir OCR ya da belge yakalama ürünümüz var. Onu değiştirecek miyiz?
Her zaman değil. Yakalama katmanınız iyi çalışıyorsa doğrulamayı, incelemeyi ve aktarımı onun etrafında kurar, model tabanlı çıkarımı yalnızca değer kattığı belge türlerine ekleriz.
04Sistem başvurular ya da hasar talepleri hakkında karar verir mi?
Hayır. Sistem veriyi hazırlar ve kontrol eder. Hukuki ya da mali sonuç doğuran kararlar, Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün (GDPR) 22. maddesine ve kendi politikalarınıza uygun olarak dosyayı inceleyen görevlilerinizde kalır.
05Belgeler nerede işlenir ve saklanır?
Seçtiğiniz bulut bölgesinde ya da veri merkezinde. Haricî model hizmetleri dâhil her işleme adımını belgeliyoruz; böylece veri koruma görevliniz sistemi canlıya almadan önce değerlendirebilir.
06Makul bir ilk kapsam nedir?
Kuralları net, hacmi yüksek tek bir belge türü; örneğin tedarikçi faturaları ya da tek bir başvuru formu. Bu, daha fazla tür eklenmeden önce iş akışını, inceleme ekranını ve ölçümleri kanıtlar. Nasıl teslim ettiğimizi Yaklaşımımız sayfasında okuyun.
Belge akışlarınızı konuşalım
İki ya da üç belge türünü ve bunların ulaştığı sistemleri getirin. Pazarlarınız ve dilleriniz genelinde ilk sürümün nasıl görünebileceğini gösterelim.