Sistem her dosyayı hazırlar ve kontrol eder. Kararı görevli verir.
Başvurular, izinler, hibeler, hasar talepleri ve itirazlar, biri karar verene kadar birçok elden geçer. Yapılandırılmış veriyi alan, eksikleri başvuru sahibinden bir kez isteyen, kayıtlarda zaten bulunan veriyi çeken, sürümlü kuralları çalıştıran ve karar yazısının taslağını hazırlayan dosya akışları kuruyoruz; böylece görevliler zamanlarını değerlendirmeye ayırır.
Her biri kendi kayıtları, kuralları ve süreleriyle birden fazla AB üye devletinden başvuru ve talep işleyen kuruluşlar için.
Başvuru yapılandırılmış veri olarak gelir ve eksiksizlik açısından kontrol edilir; eksik varsa başvuru sahibi tek bir talep alır ve belgeler geldiğinde dosya ilerler. Sistem kayıtlardan veri çeker, sürümlü kuralları çalıştırır ve her ifadesi kaynağına bağlanan bir özet hazırlar. Görevli dosyayı değerlendirir ve karar verir; onaylı bir şablondan hazırlanan karar yazısını, yazı gönderilip kaydedilmeden önce onaylar.
Önce ve sonra
Görevliler ve başvuru sahipleri için neler değişir
Bugün
Sistemle birlikte
Bugün
Bugün: Gidip gelen dosyalar
Eksik bir ek, başvurudan haftalar sonra fark edilir; başvuru sahibinden yazıyla istenir ve dosya bu arada bekler.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Başlamadan önce eksiksiz
Eksiksizlik kontrolü alım anında çalışır ve başvuru sahibi neyin eksik olduğunu tam olarak listeleyen tek bir talep alır.
Bugün
Bugün: Zaten var olan verinin istenmesi
Başvuru sahipleri bir kayıtta zaten bulunan belgeleri ve sertifikaları sunar, çalışanlar da bunları dosya sistemine yeniden yazar.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Kayıttaki veri istenmez, çekilir
Asıl kaynakta tutulan veri, amacı kaydedilerek API’si üzerinden alınır ve kaynağıyla birlikte görevliye gösterilir.
Bugün
Bugün: Aynı dosya, farklı sonuç
Her görevli ölçütleri kendi notlarından kontrol eder ve yazıyı eski bir örnekten yazar; benzer dosyalar farklı sonuçlanabilir ve sonradan kuralların hangi sürümünün uygulandığını kimse söyleyemez.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Kayıt altında tek kural seti
Ölçütler test vakalarıyla sürümlü karar modelleri olarak çalışır, yazılar onaylı şablonlardan başlar ve dosya kaydı hangi kural sürümünün uygulandığını gösterir.
Bugün
Bugün: Tablolarda izlenen süreler
Yasal süreler elle takip edilir; eski dosyalar acil hâlegelene kadar iş yükünün en altına iner.
Sistemle birlikte
Sistemle birlikte: Süreler görünür
Her dosya yasal süresini taşır; ekip liderleri hangi dosyaların risk altında olduğunu görür ve iş yükü yaşa ve dosya türüne göre izlenebilir.
İş akışı
İş akışı nasıl işler
Hazırlığı sistem yapar: alım, kayıt verileri, kural sonuçları, kaynaklı bir özet ve bir yazı taslağı. Değerlendirme ve karar, bunların hepsini tek ekranda gören görevliye aittir; kararı insan verir.
Örnek iş akışı
7 adım · 2 insan kontrol noktası
Açıklama
Sistem
Yapay zekâ ajanı
Kişi
İnsan kontrol noktası
İstisna yolu
Başvuru ve dosya işleme: eksik belge yolu olan örnek iş akışı
Diyagramı metin olarak oku
Ana yol başvurunun alınması ve kontrolüyle başlar; kayıtlardan veri çekme, sürümlü kuralların uygulanması ve kaynaklı dosya özetinin hazırlanmasından geçerek görevlinin değerlendirmesine ve kararına ulaşır ve karar yazısının hazırlanıp bildirilmesiyle biter.
Eksiksizlik kontrolü eksik belge bulduğunda dosya ana yoldan ayrılır ve başvuru sahibi neyin eksik olduğunu listeleyen tek bir talep alır. Belgeler gelip kontrolden geçtiğinde dosya, kayıt adımında ana yola geri döner.
Görevlinin değerlendirmesi ve kararı insan kontrol noktasıdır; ardından görevli yazıyı onaylar: sistem hazırlar ve taslak yazar, ama bir kişi olmadan hiçbir karar verilmez ve hiçbir yazı gönderilmez.
01
Adım 1: Başvuruyu alma ve kontrolSistem
Başvurular portaldan, e-formlardan ya da Akıllı belge işleme alımından yapılandırılmış veri olarak gelir. Dosya kendi dosya türü altında açılır, yasal süre başvuru tarihinden itibaren başlatılır ve o dosya türü için gerekli belgeler kontrol edilir.
02
Adım 2: Eksikleri istemeSistem
Başvuru sahibi, kullandığı kanaldan, hangi belgelerin ya da verilerin eksik olduğunu ve ne zamana kadar sunulması gerektiğini belirten tek bir talep alır. Gelen belgeler aynı listeye göre kontrol edilir ve sürenin nasıl etkilendiği usulün öngördüğü şekilde kaydedilir.
İstisna yolu: Başvuru eksik· Dönüş: adım 3
03
Adım 3: Kayıtlardan veri çekmeSistem
Başvuru sahibinin kimliğine ve usulün hukuki dayanağına göre veriler, asıl kaynaklardan ve temel kayıtlardan API’leri üzerinden alınır. Tek Dijital Geçit kapsamındaki sınır ötesi usullerde, başvuru sahibinin talebiyle başka bir üye devletten kanıt Bir Kez Yeterli Teknik Sistemi (OOTS) üzerinden alınabilir. Her sorgu amacıyla birlikte kaydedilir.
04
Adım 4: Sürümlü kuralları uygulamaSistem
Uygunluk ve hesaplama kuralları, her biri uyguladığı mevzuat ya da politika hükmüne bağlı sürümlü karar modelleri (DMN ya da kod olarak kurallar) şeklinde çalışır. Sonuç her ölçütü karşılandı, karşılanmadı ya da değerlendirmeye açık olarak listeler; olgular ve kullanılan kural sürümüyle birlikte.
05
Adım 5: Kaynaklı dosya özeti hazırlamaYapay zekâ ajanı
Bir model başvuruyu, ekleri ve kayıt çıktılarını görevli için özetler: olgular, tarihler, tutarlar, açık noktalar ve kaynaklar arasındaki çelişkiler. Her ifade, geldiği belge sayfasına ya da kayıt çıktısına bağlanır. Özet uygunluğu değerlendirmez ve bir sonuç önermez.
06
Adım 6: Değerlendirme ve kararKişi
Görevli kural sonuçlarını, özeti ve dayanak kanıtları tek ekranda inceler, kuralların açık bıraktığı noktaları değerlendirir, kararı verir ve gerekçeyi yazar. Bir kural sonucu, nedeni kaydedilerek bir kenara bırakılabilir.
İnsan kontrol noktası
Kararı her zaman görevli verir. Hukuki sonuç doğuran hiçbir karar yalnızca otomatik işlemeye dayanmaz; dosya türüne, tutara ya da sonuca göre dört göz incelemesi istenebilir.
07
Adım 7: Kararı hazırlama ve bildirmeSistem
Yazı, dosya türü ve sonuç için onaylı şablondan, görevlinin gerekçesi ve hukuki dayanaklarla hazırlanır. Onaylandıktan sonra imzalanır, gönderilir ve dosyaya kaydedilir. Bir itiraz ya da yargı yoluna başvuru, özgün dosyayı, kural sürümünü ve gerekçeyi taşıyan bağlantılı bir dosya açar.
İnsan kontrol noktası
Görevli son metni onaylamadan hiçbir yazı gönderilmez.
Bileşenler
Neler kuracağız
01
Alım ve eksiksizlik hizmeti
Portallardan, e-formlardan ve akıllı belge işlemeden gelen başvuruları alır, dosya türü başına bir kontrol listesi uygular ve eksik belge taleplerini başvuru sahibinin kanalından gönderir.
Asıl kaynaklar, temel kayıtlar ve ulusal veri paylaşım platformları için, kapsamdaki usullerde de Bir Kez Yeterli Teknik Sistemi için API istemcileri; her biri amaç kaydıyla.
DMN’de ya da kod olarak yazılmış uygunluk ve hesaplama kuralları; başlangıç tarihleriyle sürümlenir, hukuki kaynağına bağlanır ve hukuk uzmanlarınızın okuyabileceği test vakalarıyla kapsanır.
Her ifade için kaynak bağlantısı içeren model tabanlı özetler ve geçmiş dosyalardan oluşturulan bir değerlendirme seti; uygunluk değerlendirmesinde hiçbir rolü yoktur.
Kanıtlar, kural sonuçları, özet, karar ve gerekçe için tek ekran; mümkün olduğunda mevcut dosya sisteminin içine kurulur, yazı şablonlarının sahibi hukuk ekibinizdir.
Bildirim kanalları: portal gelen kutusu, e-posta ve elektronik kayıtlı teslimat
Kontroller
Tasarıma yerleştirilen kontroller
Erişim sınırları
Görevliler yalnızca rollerinin izin verdiği dosya türlerini ve birimleri görür. Kayıt sorguları usulün hukuki dayanağı altında ve yalnızca dosya türünün gerektirdiği alanlar için çalışır; her biri dosya referansı ve amacıyla kaydedilir. Özet hizmeti dosyayı okur ama dosya verilerini, kural sonuçlarını ya da kararları değiştiremez.
İnsan incelemesi
Her kararı, kural sonuçlarını, özeti ve bunların arkasındaki kanıtları gören bir görevli verir. Başvuru sahibi hakkında hukuki sonuç doğuran ya da onu benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen kararlar asla yalnızca otomatik işlemeye dayanmaz (Genel Veri Koruma Tüzüğü, GDPR, madde 22). Bir kural sonucundan ayrılmak mümkündür ve nedeniyle kaydedilir; böylece değerlendirme gerçek bir değerlendirmedir.
Denetlenebilirlik
Her dosya için alınan verileri, her kayıt sorgusunu ve sonucunu, kural sürümünü ve ölçüt başına sonucu, kaynakları ve model sürümüyle özeti, kararı ve gerekçeyi ve gönderildiği hâliyleyazıyı kaydediyoruz. Bir itiraz ya da denetim, karar günü hangi kuralların ve olguların uygulandığını yeniden kurabilir.
Veri koruma
Yalnızca kuralların ihtiyaç duyduğu kayıt alanları çekilir. Saklama ve imha, dosya türü başına kayıt takviminize uyar; işleme kararlaştırılan bölgede kalır ve dosya verileri haricî modelleri eğitmek için kullanılmaz.
Yapay zekâ şeffaflığı
Karar yazıları olguları, uygulanan kuralları, gerekçeyi ve itiraz ya da yargı yolunun nasıl kullanılacağını belirtir. Bir model dosyaların hazırlanmasına yardım ettiğinde rolü belgelenir, yapay zekâ envanterinize kaydedilir ve hukuk düzeniniz kamuya açık bir algoritma sicili öngörüyorsa orada da yayımlanır.
Ölçütler
Neleri ölçeceğiz
Ölçütler dosya türü başına belirlenir; başlangıç değeri, hiçbir şey değişmeden önce mevcut dosya verilerinizden alınır.
Neleri ölçeceğiz
Ölçüt
Neden önemli
Nasıl ölçeriz
01Dosya türü başına sonuçlanma süresi
Neden önemliBaşvuru sahiplerinin fark ettiği ölçüt; hızlı bir usulün yavaş bir usulü gizlememesi için dosya türüne göre ayrılır.
Nasıl ölçerizBaşvurudan karar bildirimine ve eksiksiz dosyadan karar bildirimine kadar geçen süre; dosya zaman damgalarından.
02Alımda eksiksiz başvuru payı
Neden önemliFormların, önceden doldurulmuş verilerin ve kontrol listelerinin gidip gelmeyi önleyip önlemediğini gösterir.
Nasıl ölçerizİlk sunuşta eksiksizlik kontrolünden geçen dosyalar; kanal ve dosya türüne göre.
03Dosya başına bilgi talebi
Neden önemliHer talep başvuru sahibine zaman kaybettirir, görevliye de bir takip işi çıkarır.
Nasıl ölçerizDosya başına eksik belge ya da açıklama talepleri; nedenine göre, dosya kaydından.
04Yasal süresini aşan dosyalar
Neden önemliZamanında işlemenin yasal alt sınırı ve büyüyen bir iş yükünün erken işareti.
Nasıl ölçerizSüreyi aşan açık ve kapalı dosyalar ile uyarı aralığındaki dosyalar; ekip ve dosya türüne göre.
05Örneklem incelemesinde karar tutarlılığı
Neden önemliBenzer dosyalar, kim incelerse incelesin aynı sonucu almalıdır.
Nasıl ölçerizRastgele bir örneklemde, özgün kararla ikinci bir görevlinin aynı dosya için yaptığı değerlendirme arasındaki uyum.
06Kabul edilen itirazların payı
Neden önemliBaşarılı itirazlar, dikkat gerektiren kurallara, kanıtlara ya da gerekçelere işaret eder.
Nasıl ölçerizTamamen ya da kısmen kabul edilen itirazlar ve yargı yolu başvuruları; gerekçeye ve uygulanan kural sürümüne göre.
Başlangıç değeri belirlenmeden hedef konmaz.
Devreye alma
Nasıl devreye alırız
Aşama 01
Keşif ve kural analizi
Tek bir dosya türü ve hukuki dayanağı. Dosyaların bugün nasıl işlendiğini haritalıyor, ölçütleri hukuk uzmanlarınızla birlikte bir karar modeli olarak yazıyor ve anonimleştirilmiş geçmiş dosyaları test vakası olarak derliyoruz.
Çıkış kriterleri
Kural seti hukuk uzmanlarınca incelendi
Beklenen sonuçlarıyla test vakaları kararlaştırıldı
Her ölçüt için başlangıç değeri kaydedildi
Veri koruma etki değerlendirmesi ve Yapay Zekâ Yasası sınıflandırması başladı
Aşama 02
Geliştirme ve yeniden oynatma
Seçilen dosya türü için alım, kayıt bağlayıcıları, kurallar ve görevli çalışma alanı. Geçmiş dosyalar kurallardan ve özet hizmetinden yeniden geçirilir ve verilmiş kararlarla karşılaştırılır.
Çıkış kriterleri
Kural sonuçları test vakalarıyla örtüşüyor ya da her fark açıklandı
Örneklenen özetlerde kaynak bağlantıları kontrol edildi
Kayıt erişimi veri sahiplerince onaylandı
Aşama 03
Kontrollü canlı kullanım
Seçilen türdeki yeni dosyalar sistemden geçer. Görevliler eskisi gibi karar verir; kararlardan bir örneklem ikinci bir görevlice incelenir.
Çıkış kriterleri
Örneklem incelemesi tutarlı kararlar gösteriyor
Süre izleme ekip liderlerince kullanılıyor
Çalıştırma kılavuzu, izleme ve geri alma yerinde
Aşama 04
Daha fazla dosya türü
Diğer dosya türleri alımı, bağlayıcıları ve çalışma alanını yeniden kullanır; her birinin kendi kural seti, test vakaları ve hukuki incelemesi vardır.
Sigortacılarda hasar ve şikâyet işlemleri; teminat kuralları poliçe metnine göre sürümlenir, kararı hasar uzmanları verir ve şikâyet yanıt süreleri görünür kalır.
Özel hastanelerde ve sağlık sigortacılarında geri ödeme ve ön onay talepleri; her planın kuralları sürümlenir, tıbbi değerlendirme yetkin personelde kalır.
Elektrik tedarikçilerinde ve yenilenebilir enerji üreticilerinde abonelik ve kurulum başvuruları; teknik veriler alım anında eksiksizlik açısından kontrol edilir ve her başvuru süresine göre izlenir.
Araç kiralama ve filo şirketlerinde hasar dosyaları; araç, sözleşme ve sürücü verileri, görevli karar vermeden önce diğer kayıtlarla karşılaştırılır.
Açıklayıcı örnek
Bir belediyede yerel hibe başvuruları
Durum
Bir belediye, yerel dernekler ve küçük işletmeler için bir hibe programı yürütüyor. Başvurular portal üzerinden geliyor, şirket ve dernek belgeleri PDF olarak ekleniyor ve görevliler eksik ekleri e-postayla takip ediyor.
Sistem
Alım, eksiksizliği programın kontrol listesine göre kontrol eder. Başvuru sahipleri CY Login ile giriş yapar; kuruluş bilgileri, arayüzü bulunan kayıtlardan alınır, diğerleri akıllı belge işlemeyle eklerden çıkarılır. Uygunluk ve eş finansman kuralları sürümlü bir karar modeli olarak çalışır; bir model her başvuruyu kaynak sayfalara bağlantılarla özetler.
İnsan denetimi
Her başvuruyu hibe görevlileri değerlendirir ve karara bağlar; kararı insan verir ve ikinci bir görevli bir örneklemi inceler. Yazılar onaylı şablonlardan hazırlanır; ödemeler ancak karar imzalandıktan sonra finans sisteminden yapılır.
Neyi ölçeriz
Eksiksiz başvuru payı, dosya başına bilgi talebi, örneklem incelemesinde karar tutarlılığı ve çağrı başına sonuçlanma süresi.
Kıbrıs
Sınırları aşan dosyalar
Kıbrıs Cumhuriyeti’nin kamu kurumları ve birden fazla AB üye devletinden başvuru alan kuruluşlar; ulusal kayıtlar, ulusal usul kuralları ve farklı dillerdeki kanıtlarla çalışır. Ülke başına kural setleri ve kayıt bağlayıcılarıyla tek bir dosya akışı tasarlıyoruz; böylece her başvuru, nereden gelirse gelsin, aynı kontrollü yolu izler. Kamu hizmetlerinde başvuru sahiplerinin kimliği CY Login ve ulusal elektronik kimlik (eID) ile doğrulanabilir.
12 Aralık 2023’ten bu yana, Tek Dijital Geçit Tüzüğü’nde listelenen usulleri kullananlar, kanıtların yetkili makamlar arasında Bir Kez Yeterli Teknik Sistemi üzerinden doğrudan paylaşılmasını isteyebilir. Kararlar, Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün (GDPR) yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlara tabi olmama hakkına uygun olarak görevlilerde kalır; kamu makamları tarafından ya da onlar adına temel kamu yardımlarına ve hizmetlerine uygunluğu değerlendirmek için kullanılan yapay zekâ sistemleri ise AB Yapay Zekâ Yasası uyarınca yüksek risklidir.
Hayır. Sistem dosyayı açar, veri çeker, kuralları çalıştırır, kaynaklı bir özet yazar ve yazının taslağını hazırlar. Görevli dosyayı değerlendirir, karar verir ve yazıyı onaylar. Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün (GDPR) 22. maddesine göre kişiler, kendileri hakkında hukuki sonuç doğuran ya da kendilerini benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, yalnızca otomatik işlemeye dayalı bir karara tabi olmama hakkına sahiptir. İş akışı, her dosyada bir kişinin bir onay tıklaması değil, gerçek bir değerlendirme yapacağı şekilde tasarlanır.
02AB Yapay Zekâ Yasası nasıl uygulanır?
Bu, modelin oynadığı role bağlıdır. Kamu makamları tarafından ya da onlar adına, kişilerin temel kamu yardımlarına ve hizmetlerine uygunluğunu değerlendirmek ya da bunları vermek, azaltmak, geri almak veya geri istemek için kullanılması amaçlanan yapay zekâ sistemleri, Ek III’ün 5(a) bendi uyarınca yüksek risklidir. Gerçek kişilerin kredi değerliliğini değerlendirmek için kullanılan yapay zekâ, dolandırıcılık tespiti hariç, 5(b) bendi uyarınca yüksek risklidir. 2026’da yapılan değişiklikten sonraki hâliyleTüzük uyarınca bu yükümlülükler 2 Aralık 2027’den itibaren uygulanır.
Bir model uygunluk değerlendirmesinde rol alacaksa, en baştan yüksek risk yükümlülüklerine göre tasarlıyoruz. Varsayılan yaklaşımımız modeli bunun dışında tutar: ölçütleri sürümlü kurallar değerlendirir, kararı görevli verir, model yalnızca özetler ve taslak hazırlar. Bir bileşenin yüksek risk kategorisinin dışında kalıp kalmadığı, hukuk ekibinizin belgelediği bir sınıflandırmadır; bunun için gereken teknik tanımı biz sağlarız. Kıbrıs Cumhuriyeti’nde Yapay Zekâ Yasası kapsamındaki ulusal görevlendirmeler henüz kesinleşmedi (2026 sonbaharı itibarıyla). Kamu kurumları için Yapay Zekâ Yasası rehberimizi okuyun.
03Dosya yönetim sistemimizi değiştirmemiz gerekiyor mu?
Hayır. Alım, kural, özet ve yazı hizmetleri mevcut dosya sisteminize API’leri üzerinden bağlanır ya da platform izin verdiğinde, örneğin Salesforce üzerinde, onun içine kurulur. Dosya sistemini değiştirmek ayrı bir karardır ve ancak darboğaz sistemin kendisiyse alınmaya değer; bunun adım adım nasıl yapılacağını Eski sistemlerin modernizasyonu sayfası anlatır.
04Kurallar değişen mevzuatla nasıl uyumlu kalır?
Her kural seti, uyguladığı maddeye ya da politika hükmüne bağlı, beklenen sonucu belirten test vakalarına sahip sürümlü bir karar modelidir. Mevzuat değiştiğinde hukuk uzmanlarınız yeni sürümü inceler, test vakaları güncellenip çalıştırılır ve sürüme bir başlangıç tarihi verilir. Her dosya kendisine uygulanan sürüme göre değerlendirilir ve dosya kaydı bunun hangisi olduğunu saklar.
05Başvuru sahipleri dosyalarının nasıl işlendiği konusunda nasıl bilgilendirilir?
Karar yazısı olguları, uygulanan kuralları ve gerekçeyi belirtir ve itiraz ya da yargı yolunun nasıl kullanılacağını açıklar. Portal hangi verinin hangi kayıttan çekildiğini gösterebilir. Bir model dosyaların hazırlanmasına yardım ettiğinde bu kullanım belgelenir ve kamuya açık bir algoritma sicili varsa oraya da kaydedilir. Durum soruları aynı dosya verilerinden Müşteri ve vatandaş hizmetleri üzerinden yanıtlanabilir; bir yapay zekâ sistemiyle doğrudan etkileşime giren kişilere, Yapay Zekâ Yasası’nın 50. maddesinin 2 Ağustos 2026’dan bu yana gerektirdiği gibi, bu durum bildirilir.
06İlk kapsam nasıl olmalı?
Hukuki dayanağı net, ölçmeye yetecek hacmi olan tek bir dosya türü ve tek bir kural seti. Bu, başka dosya türleri eklenmeden önce alımı, kayıt bağlantılarını, kuralları, özeti ve yazıyı gerçek dosyalarda kanıtlar. Keşif ve teslim aşamalarını Yaklaşımımız sayfası anlatır.
Dosya türlerinizi konuşalım
Bir dosya türünü, dayandığı kayıtları ve başvuru sahiplerinin geldiği ülkeleri söyleyin. O kural seti etrafında bir ilk sürümün taslağını çıkaralım.