E-rēķini un Peppol Latvijā: budžeta iestādes jau tagad, B2B no 2028. gada

01Kur Latvija ir 2026. gada rudenī

Latvijā e-rēķinu pienākumu nosaka Grāmatvedības likums (atver ārēju tīmekļvietni). Ar 2024. gada 31. oktobra grozījumiem, kas stājās spēkā 2025. gada 1. janvārī, likuma 11. panta četrpadsmitā daļa paredz, ka rēķins, ko uzņēmums izraksta citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, ir strukturēts elektroniskais rēķins. Pārejas noteikumi šo prasību ievieš pakāpeniski: vispirms rēķiniem budžeta iestādēm, pēc tam rēķiniem starp uzņēmumiem. Ar 2025. gada 5. jūnija grozījumiem vispārējā B2B pienākuma termiņš tika pārcelts no 2026. uz 2028. gadu.

Brīvprātīgo B2B e-rēķinu iesniegšanu VID kopš 2026. gada 1. janvāra paredz Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 (atver ārēju tīmekļvietni) (18. punkts). Tā ir iespēja izmēģināt datu plūsmu uz VID krietni pirms 2028. gada, kad tā kļūst obligāta.

02Kas ir e-rēķins

E-rēķins šī pienākuma izpratnē ir strukturēts rēķins: datne, ko programmatūra var nolasīt bez cilvēka interpretācijas un kas veidota pēc Eiropas standarta EN 16931 semantiskā datu modeļa. PDF, ieskenēts papīra rēķins vai Word dokuments nav e-rēķins, pat ja tas pienāk pa e-pastu. Strukturētam rēķinam var pievienot PDF cilvēkiem lasīšanai; nozīme ir strukturētajiem datiem.

Publiskajos iepirkumos Latvijā piemēro standartu LVS EN 16931-1:2017, un Latvijā reģistrētu vai rezidējošu piegādātāju rēķiniem jāatbilst arī Peppol BIS Billing 3.0, kas ir EN 16931 Peppol specifikācija UBL sintaksē (Ministru kabineta 2019. gada 9. aprīļa noteikumi Nr. 154 (atver ārēju tīmekļvietni)). VID e-rēķinu iesniegšanas risinājums pieņem XML datnes atbilstoši UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0.

03Kā e-rēķins nonāk pie adresāta

Pasūtītāji e-rēķinus pieņem e-adresē, savā tīmekļvietnē publicētā e-pasta adresē vai citā līgumā noteiktā kanālā. Tiešās pārvaldes iestādes e-rēķinus saņem e-adresē, bet ārvalstīs reģistrēti piegādātāji e-rēķinus tām iesniedz, izmantojot Peppol. Starp uzņēmumiem noteikumi Nr. 749 paredz e-adresi, operatora (pakalpojumu sniedzēja) kanālu vai citu kanālu.

Grupai ar uzņēmumiem Latvijā, citās Baltijas valstīs un Ziemeļvalstīs Peppol bieži ir praktiskākais kopsaucējs: viens savienojums aptver visus tīkla dalībniekus neatkarīgi no valsts. Kanāla izvēle tomēr ir jāsaskaņo ar katra klienta un VID prasībām.

04Kā darbojas Peppol tīkls

Peppol ir starptautisks tīkls un specifikāciju kopums biznesa dokumentu apmaiņai, ko pārvalda OpenPeppol, bezpeļņas asociācija ar mītni Briselē. Tas darbojas pēc četru stūru modeļa. Jūsu ERP (pirmais stūris) nodod rēķinu Jūsu piekļuves punktam (otrais stūris), kas to piegādā klienta piekļuves punktam (trešais stūris), un tas savukārt nodod rēķinu klienta sistēmai (ceturtais stūris). Pirms sūtīšanas piekļuves punkts pārbauda tīkla adrešu grāmatu, Service Metadata Locator, kas norāda uz Service Metadata Publisher, lai noskaidrotu, vai saņēmējs ir reģistrēts un kādus dokumentus tas var saņemt.

Sekas ir vienkāršas un spēcīgas: Jūs noslēdzat vienu līgumu ar vienu piekļuves punkta nodrošinātāju un sasniedzat katru tīkla dalībnieku neatkarīgi no tā, kuru nodrošinātāju tas izmanto. Daudzās ERP un grāmatvedības programmās piekļuves punkta pakalpojums ir iekļauts, un specializēti nodrošinātāji to piedāvā lielākiem apjomiem un citiem dokumentu veidiem, piemēram, pasūtījumiem un kredītrēķiniem.

• Reģistrācija: Jūsu uzņēmums tīklā ir reģistrēts ar savu identifikatoru un dokumentu veidiem, ko tas var saņemt. Trūkstoša vai kļūdaina reģistrācija ir biežs iemesls, kāpēc rēķini nepienāk.
• Validācija: piekļuves punkti pārbauda rēķinus pēc Peppol BIS Billing 3.0 noteikumiem. Rēķinu, kas pārbaudi neiztur, noraida, pirms tas sasniedz klientu.
• Piegādes statuss: tīkls apstiprina tehnisko piegādi. Biznesa atbildes, piemēram, pieņemts, apstrīdēts vai apmaksāts, ir atsevišķas ziņas un atkarīgas no tā, ko atbalsta abas puses.

05Salīdzinājumam: Beļģijas B2B pienākums

Beļģijā vispārējs B2B pienākums jau darbojas: kopš 2026. gada 1. janvāra PVN reģistrēti uzņēmumi, kas veic uzņēmējdarbību Beļģijā, savstarpējos iekšzemes darījumos sūta un saņem strukturētus e-rēķinus, pēc noklusējuma caur Peppol. Federālās valdības e-rēķinu vietne (atver ārēju tīmekļvietni) publicē praktiskus norādījumus. Pirmajos trīs 2026. gada mēnešos Beļģijas nodokļu administrācija sodus nepiemēroja uzņēmumiem, kas bija spēruši saprātīgus un savlaicīgus soļus; kopš 2026. gada 1. aprīļa par atkārtotiem pārkāpumiem var piemērot fiksētus sodus 1500, 3000 un 5000 euro apmērā. No 2028. gada Beļģija plāno arī rēķinu datu e-ziņošanu nodokļu administrācijai.

Tas ir Beļģijas, nevis Latvijas regulējums. Latvijas uzņēmumam tas ir svarīgs tikai tad, ja tam ir uzņēmējdarbības vieta Beļģijā vai klienti, kas sagaida Peppol rēķinus. Beļģijas pieredze tomēr rāda, kas sagaidāms Latvijā 2028. gadā: pirmās problēmas rada reģistrācija tīklā un pamatdati, nevis pats tīkls.

06Plašākā ES aina

Valstu noteikumus ietvaro divi ES akti. Direktīva 2014/55/ES (atver ārēju tīmekļvietni) prasa, lai publiskie pasūtītāji pieņemtu elektroniskos rēķinus, kas atbilst EN 16931; tāpēc lielākajā daļā valstu, arī Latvijā, vispirms elektroniski kļuva rēķini valsts iestādēm. ViDA pakete (PVN noteikumi digitālajā laikmetā) ar Padomes Direktīvu (ES) 2025/516 (atver ārēju tīmekļvietni) tika pieņemta 2025. gada 11. martā un stājās spēkā 2025. gada 14. aprīlī. Kopš tā laika dalībvalstis var noteikt iekšzemes e-rēķinu pienākumu, iepriekš neprasot ES atkāpi. No 2030. gada 1. jūlija e-rēķini un digitālā ziņošana kļūst obligāti ES iekšienes B2B piegādēm, un līdz 2035. gada 1. janvārim valstu reāllaika ziņošanas sistēmām jāpielāgojas ES modelim.

Līdz tam katra valsts virzās savā tempā un ar savu arhitektūru. Dažas izmanto Peppol, dažas valsts platformu, kas apstiprina katru rēķinu, dažas abu kombināciju. Grupai, kas izraksta rēķinus vairākās valstīs, tas nozīmē vienu integrācijas dizainu ar vairākām izejām. Latvijas 2028. gada termiņš pienāk agrāk nekā ES 2030. gada termiņš, tāpēc Latvijas risinājumu ir vērts projektēt kā pirmo soli Eiropas risinājumā.

07ERP pieslēgšana: kur projekti izdodas vai iestrēgst

Pirmo rēķinu caur Peppol var nosūtīt vienā pēcpusdienā. Lai visi rēķini plūstu bez roku darba, vajadzīgs dizains. Pūles prasa pamatdati, validācija, ienākošo rēķinu apstrāde un arhivēšana, nevis tīkls.

• Vispirms pamatdati. Katram klientam vajadzīgs pareizs identifikators, PVN numurs un adrese, katrai precei mērvienība un PVN kategorija, kas atbilst standarta kodiem. Pirms pirmās sūtīšanas pārbaudiet klientu reģistrāciju tīklā un turpiniet to pārbaudīt, jo uzņēmumi maina nodrošinātājus.
• Validējiet pirms sūtīšanas. Savā procesā izpildiet tos pašus biznesa noteikumus, ko piemēro piekļuves punkts, lai noraidītu rēķinu pamanītu un izlabotu ERP, nevis pēc nedēļām no klienta, kurš to nekad nesaņēma.
• Projektējiet ienākošo plūsmu. Strukturētus rēķinus var automātiski sasaistīt ar piegādātāju, pasūtījumu un preču pieņemšanu un nodot apstiprināšanai tikai tad, ja kaut kas nesakrīt. Tur ir lielākais efektivitātes ieguvums. Rēķinus, kas joprojām pienāk uz papīra vai kā PDF, piemēram, no ārvalstu piegādātājiem, var ievadīt tajā pašā plūsmā ar dokumentu atpazīšanu.
• Saglabājiet oriģinālu. Nosūtītā vai saņemtā strukturētā datne ir rēķins. Arhivējiet to nemainītu kopā ar piegādes apliecinājumu visu noteikto glabāšanas laiku un pārliecinieties, ka revīzijas laikā to var atrast un izlasīt.
• Uzraugiet plūsmu. Neizdevušās piegādes, noraidījumi un rēķini, kas gaida apstiprinājumu, pieder informācijas panelim ar atbildīgo, nevis pastkastei.

Platformā Odoo darbs parasti ir konfigurācija, pamatdati un apstiprināšanas plūsmas; pirms projekta pārbaudiet, ko Jūsu versijā un Latvijas lokalizācijā sedz e-rēķinu un Peppol funkcijas. Vidēs ar SAP parasti izvēlas starp paša SAP atbilstības rīkiem elektroniskajiem dokumentiem un integrāciju ar ārēju piekļuves punktu; abos gadījumos vienlīdz svarīgi ir pamatdati un kļūdu apstrāde. Grupām ar uzņēmumiem visās Baltijas valstīs tas bieži nozīmē vienu SAP sistēmu ar vairākām valstu izejām. Ja rēķinus izraksta vairākas ERP sistēmas, e-veikals un grupas kodols, kopīgs integrācijas slānis formātus, validāciju un uzraudzību tur vienuviet, nevis katrā sistēmā.

08Praktisks plāns līdz 2028. gadam

1. 01Apzinieties katru rēķinu plūsmu. Kuras sistēmas izraksta un saņem rēķinus un kredītrēķinus, kurās valstīs un pa kādiem kanāliem, ieskaitot e-veikalus, abonementu rēķinus un grupas iekšējās plūsmas.
2. 02Izvēlieties piekļuves punkta modeli. ERP iebūvēto, specializētu nodrošinātāju vai kopīgu integrācijas slāni vairākām sistēmām. Lemiet pēc apjomiem, dokumentu veidiem papildus rēķiniem un valstīm, kurās strādājat.
3. 03Sakārtojiet pamatdatus. Identifikatori, PVN numuri, mērvienības un PVN kategorijas klientiem, piegādātājiem un precēm.
4. 04Testējiet ar reāliem partneriem. Pirms pārejas apmainieties ar rēķiniem ar lielākajiem klientiem un piegādātājiem un pārbaudiet, kā to sistēmas apstrādā Jūsējos.
5. 05Automatizējiet ienākošo apstrādi. Sasaiste, apstiprināšana un grāmatošana, izņēmumus nododot cilvēkiem.
6. 06Arhivējiet un uzraugiet. Glabājiet strukturētos oriģinālus un piegādes apliecinājumus un nosakiet atbildīgo par neizdevušos ziņojumu apstrādi.
7. 07Plānojiet datu nodošanu VID. Projektējiet datu plūsmas jau tagad, lai no 2028. gada 1. janvāra rēķinu dati nonāktu arī VID, un ņemiet vērā ziņošanas prasības citās valstīs, kur strādājat. Brīvprātīgā iesniegšana kopš 2026. gada ļauj to izmēģināt agrāk.

09Kam sekot

• VID tehniskās prasības un skaidrojumi par B2B e-rēķinu datu nodošanu no 2028. gada 1. janvāra.
• ViDA ieviešana dalībvalstīs, tostarp tas, kuras valstis 2030. gada pienākumu attiecina arī uz iekšzemes darījumiem.
• Ieviešana Francijā un Spānijā, Vācijas pārejas periodu beigas 2027. un 2028. gadā un Beļģijas e-ziņošana no 2028. gada.
• Jaunas Peppol BIS Billing 3.0 versijas un validācijas noteikumi, ko piemēro Jūsu piekļuves punkts.

E-rēķinu noteikumi mainās gandrīz katrā valstī, kurā strādājam. Katrai iekšējai piezīmei par tiem norādiet datumu un pirms katra dizaina lēmuma pārbaudiet oficiālos avotus: Latvijā tie ir likumi.lv un VID tīmekļvietne.