Documentos à entrada, dados validados à saída. As exceções ficam com as pessoas.
Requerimentos, faturas, participações de sinistro e cartas chegam em todos os formatos. Construímos fluxos de receção que classificam cada documento, extraem os campos relevantes, verificam-nos contra as suas regras e enviam a uma pessoa apenas os casos duvidosos.
Para entidades públicas e empresas que recebem documentos em vários formatos, línguas e países, e precisam de saber de onde vem cada valor.
Os documentos são recebidos por todos os canais, classificados, extraídos e validados pelo sistema. Os casos abaixo do limiar de confiança ou que falham uma regra seguem para uma fila de revisão, onde uma pessoa os analisa. Os dados validados passam para o sistema de gestão, e as correções de quem revê alimentam o conjunto de avaliação.
Antes e depois
O que muda no dia a dia
Hoje
Com o sistema
Hoje
Hoje: Copiar à mão a partir dos anexos
Quem trabalha nos serviços abre cada PDF, digitalização ou formulário eletrónico e copia nomes, montantes e referências para o sistema de gestão processual ou para o ERP.
Com o sistema
Com o sistema: Os dados chegam estruturados
Os campos são extraídos com a sua posição no documento de origem, para que quem revê veja o valor e a evidência lado a lado.
Hoje
Hoje: Erros descobertos tarde
Páginas em falta e dados incoerentes só aparecem semanas depois, quando uma decisão é contestada ou um pagamento é devolvido.
Com o sistema
Com o sistema: As regras correm à entrada
A completude, a correspondência com os dados mestre e as regras de negócio são verificadas antes de o processo ser aberto, enquanto ainda é possível pedir elementos ao remetente.
Hoje
Hoje: Todos os documentos recebem a mesma atenção
Uma fatura limpa e completa demora tanto a tratar como uma fatura confusa e ambígua.
Com o sistema
Com o sistema: A atenção vai para as exceções
Os documentos limpos seguem diretamente. As pessoas tratam uma fila de casos duvidosos e invulgares, com o motivo de cada um estar ali.
Hoje
Hoje: Nenhum registo de como os dados foram recolhidos
Quando um auditor pergunta de onde veio um valor, a resposta depende de quem o introduziu.
Com o sistema
Com o sistema: Cada valor é rastreável
Para cada campo ficam registados o documento de origem, a extração, a confiança, o resultado das regras e as alterações feitas por quem revê.
Fluxo de trabalho
Como funciona o fluxo de trabalho
Sete passos, uma via de exceção. Os limiares e as regras são acordados com os responsáveis pelos processos e afinados com os seus próprios documentos antes de qualquer coisa entrar em produção.
Fluxo de trabalho ilustrativo
7 passos · 1 ponto de controlo humano
Legenda
Sistema
Pessoa
Ponto de controlo humano
Via de exceção
Processamento de documentos: fluxo ilustrativo com via de exceção
Ler o diagrama em texto
O percurso principal vai da receção à classificação, extração e validação, segue para a passagem ao sistema de gestão e termina com a aprendizagem a partir das correções.
Depois da validação, qualquer documento com um campo abaixo do limiar de confiança ou com uma regra de negócio falhada sai do percurso principal e vai para a fila de revisão, onde uma pessoa confirma ou corrige os valores. Os documentos revistos regressam depois ao percurso principal no passo de passagem ao sistema de gestão.
A fila de revisão é o ponto de controlo humano: nenhum valor duvidoso chega ao sistema de gestão sem passar por uma pessoa.
01
Passo 1: Receção por todos os canaisSistema
Digitalizações, anexos de e-mail, carregamentos no portal e formulários eletrónicos chegam a uma única fila de receção, com referência do processo, metadados do canal e uma soma de verificação. As faturas eletrónicas estruturadas (Peppol UBL, CIUS-PT) dispensam a extração e seguem diretamente para validação.
02
Passo 2: Separar e classificarSistema
Os conjuntos com vários documentos são separados nas suas partes. Cada parte é classificada por tipo de documento e por língua, o que determina o esquema de extração e o conjunto de regras aplicáveis.
03
Passo 3: Extrair os camposSistema
Um OCR que reconhece a estrutura da página lê o documento; um modelo de linguagem extrai os campos acordados para um esquema rigoroso. Cada campo tem uma pontuação de confiança e a sua localização na origem.
04
Passo 4: Validar contra as regrasSistema
Os valores são verificados contra os dados mestre (registos de clientes, fornecedores, números de IVA e IBAN), regras entre campos e duplicados. Os campos acima do limiar de confiança acordado que passam todas as regras seguem diretamente.
05
Passo 5: Fila de revisãoPessoa
Quem revê vê o documento e os valores extraídos lado a lado, com a regra falhada ou o campo de baixa confiança assinalado, e confirma ou corrige.
Via de exceção: Abaixo do limiar ou regra falhada· Regressa ao passo 6
Ponto de controlo humano
Nenhum valor duvidoso chega ao sistema de gestão sem passar por uma pessoa. Quem revê pode também rejeitar um documento e pedir um novo ao remetente.
06
Passo 6: Passagem ao sistema de gestãoSistema
Os dados validados abrem ou atualizam o processo no sistema de gestão processual, no CRM ou no ERP através da respetiva API, com o documento de origem anexado e uma classe de conservação definida.
07
Passo 7: Aprender com as correçõesSistema
As correções de quem revê são guardadas como exemplos anotados. Alargam o conjunto de avaliação, e os limiares ou os prompts só mudam depois de a nova versão o passar.
Componentes
O que construiríamos
01
Receção e conectores de canal
Conectores para caixas de correio, digitalizadores, portais e formulários eletrónicos que entregam cada documento numa única fila, com metadados e referência do processo.
OCR que reconhece a estrutura da página e extração por modelo para esquemas versionados por tipo de documento, com confiança por campo e coordenadas na origem.
Um conjunto de validação anotado, critérios de passagem por versão e painéis com a taxa de processamento direto, os motivos de exceção e a evolução da exatidão por campo.
Implementação no seu ambiente de cloud ou na região escolhida, cifragem, classes de conservação e rotinas de eliminação alinhadas com a sua política de arquivo.
Dados mestre (clientes, fornecedores, números de IVA, IBAN)
Fornecedor de identidade para os perfis de revisão
Controlos
Controlos previstos desde o desenho
Limites de acesso
Quem revê só vê os tipos de documento e os processos que o seu perfil permite. Os serviços de extração funcionam sem acesso permanente ao sistema de gestão; a passagem usa uma conta de serviço com âmbito limitado para cada integração.
Revisão humana
Os limiares de confiança e as regras falhadas encaminham os casos para uma pessoa. Os limiares são definidos por campo, não por documento, e só baixam quando o conjunto de avaliação mostra que é seguro. As decisões sobre requerimentos ficam com quem instrui os processos.
Auditabilidade
Para cada campo registamos a localização na origem, o valor extraído, a confiança, o resultado das regras, a versão do modelo e do prompt e qualquer alteração feita por quem revê, com o código de motivo.
Proteção de dados
Os dados pessoais são minimizados à entrada, é possível ocultar dados em pedidos de acesso a documentos, e a conservação e a eliminação seguem o seu plano de conservação. O tratamento fica na região acordada.
Transparência da IA
As versões do modelo e do prompt ficam documentadas com os respetivos resultados de avaliação. Quando os resultados afetam pessoas, a utilização de IA fica inscrita no seu registo de sistemas de IA e é explicada na informação prestada aos requerentes.
Indicadores
O que mediríamos
Acordamos estes indicadores consigo na fase de descoberta e registamos primeiro uma linha de base do processo atual.
O que mediríamos
Indicador
Porque é importante
Como o mediríamos
01Taxa de processamento direto
Porque é importanteMostra quanto trabalho de rotina deixou de precisar de uma pessoa, por tipo de documento.
Como o mediríamosPercentagem de documentos que passam todos os limiares e regras sem revisão, a partir dos registos do fluxo.
02Taxa e motivos de exceção
Porque é importanteIndica se as exceções vêm de más digitalizações, de dados em falta ou de regras que precisam de ser alteradas.
Como o mediríamosVolume da fila de revisão por código de motivo, por canal e por tipo de documento.
03Exatidão por campo
Porque é importanteA medida de qualidade que conta para as decisões e os pagamentos que se seguem.
Como o mediríamosPrecisão e cobertura (recall) por campo num conjunto de validação anotado e acordado, repetidas a cada nova versão.
04Tempo de tratamento
Porque é importanteMostra o esforço poupado e o esforço que passou para a revisão.
Como o mediríamosTempo entre a receção e a passagem ao sistema, e tempo ativo de revisão por exceção, a partir dos registos temporais da fila.
Não fixamos metas antes de existir uma linha de base.
Implementação
Como o poríamos em produção
Fase 01
Descoberta e linha de base
Dois ou três tipos de documento, um canal, os seus volumes atuais e os padrões de erro. Anotamos um conjunto de validação a partir de documentos reais anonimizados.
Critérios de saída
Campos, regras e critérios de qualidade acordados
Linha de base medida
Avaliação de impacto sobre a proteção de dados iniciada
Fase 02
Piloto em modo sombra
O sistema extrai e valida em paralelo com o processo atual; as pessoas continuam a fazer o trabalho e comparam os resultados.
Critérios de saída
A exatidão por campo cumpre os critérios acordados
Limiares definidos por campo
Quem revê tem formação no posto de revisão
Fase 03
Produção controlada
O processamento direto é ativado para os tipos de documento do piloto, com amostragem dos casos aprovados automaticamente.
Critérios de saída
A amostragem não revela erros inaceitáveis
Manual de operação e monitorização entregues
Reversão testada
Fase 04
Alargamento
Mais tipos de documento, canais e línguas, cada um a passar o mesmo critério de avaliação antes de entrar em produção.
Requerimentos de licenciamento, de apoios e de prestações com os respetivos anexos; pedidos de acesso a documentos administrativos em que é preciso ocultar dados antes da divulgação.
Guias de remessa, certificados de conformidade e documentos aduaneiros associados às notas de encomenda.
Exemplo ilustrativo
Requerimentos de licenciamento numa câmara municipal
Situação
Uma câmara municipal recebe requerimentos de licenciamento de obras particulares e de atividades económicas, com plantas, certidões e outros anexos, ao balcão, por e-mail e pelo portal. Os serviços copiam os dados à mão para o sistema de gestão processual.
Sistema
Uma receção única separa e classifica cada anexo, extrai os dados do requerente e do pedido e verifica se o processo está completo antes de o abrir no sistema de gestão processual.
Controlo humano
Requerimentos incompletos ou com campos de baixa confiança ficam numa fila de revisão para o técnico ou a técnica que instrui o processo, que pode pedir elementos em falta ao requerente. A decisão sobre o licenciamento fica sempre com os serviços municipais.
O que mediríamos
Taxa de processamento direto por tipo de requerimento e por canal, motivos de exceção e exatidão por campo num conjunto de validação anotado.
Portugal
A mesma fatura, três formatos
Uma empresa portuguesa que também opera em Espanha ou noutros Estados-Membros recebe o mesmo tipo de documento em línguas, formatos e enquadramentos legais diferentes. Desenhamos uma única camada de receção e extração, com esquemas e regras por país, para que uma fatura portuguesa, uma guia de remessa espanhola e um formulário francês sigam o mesmo percurso controlado.
Nos contratos públicos, os fornecedores emitem faturas eletrónicas (artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos), e um PDF enviado por e-mail não é uma fatura eletrónica. As grandes empresas fazem-no desde 1 de janeiro de 2021; as PME e as microempresas a partir de 1 de janeiro de 2027. A eSPap emite os requisitos técnicos e funcionais, e o formato é o CIUS-PT, conforme com a norma europeia EN 16931. Do lado da entidade pública, estas faturas estruturadas dispensam a extração por completo.
Na UE, as obrigações de faturação eletrónica convergem para formatos estruturados com o pacote IVA na era digital (ViDA). Quando os dados extraídos alimentam decisões sobre pessoas, desenhamos a pensar no RGPD e no Regulamento da IA: tratamento documentado, revisão humana e registos que os seus auditores conseguem seguir.
Depende dos seus documentos, por isso medimo-la em vez de a prometer. Anotamos um conjunto de validação a partir dos seus próprios documentos anonimizados e reportamos a precisão e a cobertura por campo. Os modelos de extração cometem erros, e é por isso que os campos duvidosos vão para uma pessoa em vez de seguirem diretamente para o sistema de gestão.
02Lida com manuscritos, más digitalizações e várias línguas?
Os formulários manuscritos e as más digitalizações podem ser lidos, com menor confiança, pelo que mais casos vão parar à fila de revisão. Os documentos em português, espanhol, francês e inglês são primeiro classificados pela língua, para que cada um receba o esquema e as regras certos.
03Já temos OCR ou um produto de captura. Temos de o substituir?
Não necessariamente. Se a sua camada de captura funciona, construímos a validação, a revisão e a passagem ao sistema à volta dela, e acrescentamos a extração por modelo apenas nos tipos de documento em que traz valor.
04O sistema decide sobre requerimentos ou sinistros?
Não. Prepara e verifica os dados. As decisões com efeitos jurídicos ou financeiros ficam com quem instrui os processos, em linha com o artigo 22.º do RGPD e com as suas próprias políticas.
05Onde são tratados e guardados os documentos?
Na região de cloud ou no centro de dados que escolher. Documentamos cada passo do tratamento, incluindo qualquer serviço de modelo externo, para que o seu encarregado da proteção de dados o possa avaliar antes da entrada em produção.
06Qual é um primeiro âmbito sensato?
Um tipo de documento com muito volume e regras claras, como as faturas de fornecedores ou um único formulário de requerimento. Serve para provar o fluxo, o ecrã de revisão e as medições antes de juntar outros tipos. Saiba mais sobre a nossa forma de trabalhar.
Fale-nos dos seus fluxos de documentos
Traga dois ou três tipos de documento e os sistemas onde vão parar. Mostramos-lhe como poderia ser uma primeira versão, nos seus mercados e nas suas línguas.