e-Rechnung an den Bund über USP oder Peppol, und der Weg bis 2030

01Österreich: e-Rechnung an den Bund seit 2014

Österreich war früh dran. Seit 1. Jänner 2014 müssen Unternehmen, die Bundesdienststellen beliefern, ihre Rechnungen strukturiert und elektronisch übermitteln; Papierrechnungen nimmt der Bund nicht mehr an. Zwei Einbringungswege stehen offen: das Unternehmensserviceportal (USP) (öffnet externe Website) und das Peppol-Netz, beide über e-Rechnung.gv.at. Seit August 2026 ist die ID Austria mit dem USP verbunden, sodass sich Berechtigte auch im Namen eines Unternehmens damit anmelden können.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Lieferanten ohne Sitz in Österreich sind nur im Rahmen ihrer technischen Möglichkeiten verpflichtet, von ihnen wird weiterhin auch Papier angenommen. Und die Pflicht betrifft den Bund: Länder und Gemeinden können dieselbe Infrastruktur verwenden, für ihre Lieferanten besteht derzeit aber keine Pflicht. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt die Regelung nicht.

Laut dem Länderprofil von OpenPeppol ist das Bundesrechenzentrum (BRZ) die Kontaktstelle für Österreich, aber keine Peppol Authority; als Rechtsgrundlage für die Vorgabe des Bundes nennt das Profil das IKT-Konsolidierungsgesetz.

02Was als e-Rechnung gilt

Gemeint ist eine strukturierte Rechnung: eine Datei, die Software ohne menschliche Deutung verarbeiten kann und die auf dem semantischen Datenmodell der europäischen Norm EN 16931 aufbaut. Ein PDF, ein eingescannter Beleg oder ein Word-Dokument sind keine e-Rechnung, auch wenn sie elektronisch ankommen. Ein PDF darf als lesbare Beilage mitreisen; entscheidend sind die strukturierten Daten.

Über Peppol wird die Rechnung im Format Peppol BIS Billing 3.0 übertragen, der Peppol-Ausprägung von EN 16931 in UBL-Syntax. Über das USP lassen sich strukturierte Rechnungen ebenfalls hochladen. Wer regelmäßig an mehrere Bundesdienststellen fakturiert, fährt mit einer direkten Anbindung aus dem ERP meist besser als mit händischem Hochladen.

03So funktioniert das Peppol-Netz

Peppol ist ein internationales Netz samt Spezifikationen für den Austausch von Geschäftsdokumenten, getragen vom gemeinnützigen Verein OpenPeppol mit Sitz in Brüssel. Es folgt einem Vier-Ecken-Modell: Ihr ERP (erste Ecke) übergibt die Rechnung an Ihren Access Point (zweite Ecke), dieser stellt sie dem Access Point des Empfängers zu (dritte Ecke), und von dort gelangt sie in dessen System (vierte Ecke). Vor dem Versand fragt der Access Point das Adressverzeichnis des Netzes ab, den Service Metadata Locator, der auf einen Service Metadata Publisher verweist. So sieht er, ob der Empfänger registriert ist und welche Dokumente er annimmt.

Daraus folgt der eigentliche Vorteil: ein Vertrag mit einem Access-Point-Anbieter genügt, um alle Teilnehmer im Netz zu erreichen, egal bei welchem Anbieter diese sind. Viele ERP- und Buchhaltungsprogramme bringen einen Access-Point-Dienst mit; spezialisierte Anbieter decken größere Mengen und weitere Dokumentarten wie Bestellungen und Gutschriften ab.

• Registrierung: Ihr Unternehmen steht mit seiner Kennung und den Dokumentarten, die es empfangen kann, im Verzeichnis. Fehlt der Eintrag oder ist er falsch, kommen Rechnungen oft gar nicht an.
• Prüfung: Access Points validieren jede Rechnung gegen die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0. Fällt sie durch, wird sie abgewiesen, bevor sie den Empfänger erreicht.
• Zustellnachweis: Das Netz bestätigt die technische Zustellung. Fachliche Rückmeldungen wie angenommen, beanstandet oder bezahlt sind eigene Nachrichten und hängen davon ab, was beide Seiten unterstützen.

04Wer betroffen ist und was in der EU folgt

In Österreich betrifft die Pflicht Rechnungen an Bundesdienststellen. Viele österreichische Unternehmen haben aber auch Kunden in Nachbarländern, deren Regeln anders aussehen: Wer an öffentliche Auftraggeber in Deutschland liefert, kennt dort die XRechnung; belgische Geschäftspartner tauschen untereinander seit 2026 verpflichtend e-Rechnungen über Peppol aus (Einzelheiten auf der belgischen Website zur e-Rechnung (öffnet externe Website)). Ein Unternehmen, das in mehreren Ländern fakturiert, braucht deshalb einen Aufbau, der mehrere Formate und Kanäle bedient.

05Der europäische Rahmen

Zwei EU-Rechtsakte geben den Rahmen vor. Nach der Richtlinie 2014/55/EU (öffnet externe Website) müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen nach EN 16931 annehmen; deshalb wurde die Rechnung an die Verwaltung in den meisten Ländern zuerst digital. Das Paket „MwSt im digitalen Zeitalter“ (ViDA) mit der Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates (öffnet externe Website) ist seit 14. April 2025 in Kraft. Seither brauchen Mitgliedstaaten für eine inländische e-Rechnungspflicht keine Ausnahmegenehmigung mehr. Ab 1. Juli 2030 sind e-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen Pflicht, und bis 1. Jänner 2035 müssen nationale Echtzeit-Meldesysteme an das EU-Modell angepasst sein.

Bis dahin geht jedes Land seinen eigenen Weg, mit eigener Architektur: Peppol, eine nationale Plattform, die jede Rechnung freigibt, oder eine Mischung. Für eine Gruppe mit Gesellschaften in Österreich, Deutschland und weiteren Ländern heißt das: ein Integrationsdesign, mehrere Ausgänge.

06ERP-Anbindung: woran Projekte gelingen oder hängen bleiben

Die erste Rechnung über Peppol ist oft an einem Nachmittag verschickt. Die gesamte Fakturierung ohne Handarbeit darüber abzuwickeln, braucht dagegen ein Konzept. Der Aufwand steckt in Stammdaten, Prüfung, Eingangsverarbeitung und Archivierung, nicht im Netz selbst.

• Zuerst die Stammdaten. Jeder Kunde braucht eine korrekte Kennung, UID-Nummer und Anschrift, jeder Artikel eine Mengeneinheit und eine Steuerkategorie, die zu den Codes der Norm passen. Prüfen Sie vor dem ersten Versand, ob der Empfänger im Netz registriert ist, und wiederholen Sie die Prüfung laufend, denn Unternehmen wechseln ihren Anbieter.
• Prüfen, bevor Sie senden. Wenden Sie die Regeln des Access Points schon in Ihrem eigenen Ablauf an. Dann fällt eine fehlerhafte Rechnung im ERP auf und wird dort korrigiert, statt Wochen später bei einem Kunden, der sie nie bekommen hat.
• Den Eingang gestalten. Strukturierte Eingangsrechnungen lassen sich automatisch Lieferant, Bestellung und Wareneingang zuordnen und nur bei Abweichungen zur Freigabe vorlegen. Dort liegt der größte Effizienzgewinn. Rechnungen, die weiter auf Papier oder als PDF kommen, etwa von Lieferanten im Ausland, führen Sie über eine Dokumentenerfassung in denselben Ablauf.
• Das Original aufbewahren. Die strukturierte Datei, die Sie gesendet oder empfangen haben, ist die Rechnung. Archivieren Sie sie unverändert mit dem Zustellnachweis für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer und sorgen Sie dafür, dass sie bei einer Prüfung auffindbar und lesbar ist.
• Den Fluss überwachen. Gescheiterte Zustellungen, Ablehnungen und offene Freigaben gehören auf ein Dashboard mit klarer Zuständigkeit, nicht in ein Postfach.

Bei Odoo klären wir zuerst, welche Peppol-Funktionen die eingesetzte Version und Lokalisierung abdeckt; danach geht es vor allem um Konfiguration, Stammdaten und Freigaben. In SAP-Landschaften fällt die Wahl meist zwischen den SAP-eigenen Werkzeugen für elektronische Belege und einer Anbindung an einen externen Access Point; beide verlangen dieselbe Sorgfalt bei Stammdaten und Fehlerbehandlung. Fakturieren mehrere ERP-Systeme, ein Webshop und ein Konzernsystem, hält eine gemeinsame Integrationsschicht Formate, Prüfregeln und Überwachung an einem Ort zusammen.

07Ein Plan in sieben Schritten

1. 01Alle Rechnungsflüsse erfassen. Welche Systeme stellen Rechnungen und Gutschriften aus oder empfangen sie, in welchen Ländern und über welche Kanäle, einschließlich Webshop, Abo-Fakturierung und konzerninterner Verrechnung.
2. 02Das Access-Point-Modell wählen. Der im ERP eingebaute Dienst, ein spezialisierter Anbieter oder eine gemeinsame Integrationsschicht für mehrere Systeme. Entscheidend sind Mengen, weitere Dokumentarten und die Länder, die Sie bedienen.
3. 03Stammdaten bereinigen. Kennungen, UID-Nummern, Einheiten und Steuerkategorien für Kunden, Lieferanten und Artikel.
4. 04Mit echten Partnern testen. Tauschen Sie vor der Umstellung Rechnungen mit Ihren größten Kunden und Lieferanten aus, bei öffentlichen Kunden auch mit einer Bundesdienststelle, und prüfen Sie, wie deren Systeme Ihre Rechnungen verarbeiten.
5. 05Den Eingang automatisieren. Zuordnung, Freigabe und Buchung, Ausnahmen gehen an Menschen.
6. 06Archivieren und überwachen. Strukturierte Originale und Zustellnachweise aufbewahren, gescheiterte Nachrichten einer Person zuordnen.
7. 07Die Meldung mitdenken. Gestalten Sie die Datenflüsse so, dass Rechnungsdaten später auch an Finanzverwaltungen gehen können, spätestens mit ViDA ab 2030 und in allen Ländern, in denen Sie tätig sind.

08Was Sie im Blick behalten sollten

• Die österreichische Umsetzung von ViDA und allfällige Schritte über die Rechnung an den Bund hinaus; maßgeblich sind die Veröffentlichungen der Finanzverwaltung und des USP.
• Ob Länder und Gemeinden die e-Rechnung für ihre Lieferanten vorschreiben.
• Das Ende der Übergangsfristen in Deutschland 2027 und 2028, wenn Sie dort Kunden haben, sowie die Einführung in Frankreich und Spanien.
• Neue Versionen von Peppol BIS Billing 3.0 und der Prüfregeln Ihres Access Points.

Die Regeln zur e-Rechnung ändern sich in fast allen Ländern, in denen wir arbeiten. Versehen Sie interne Notizen dazu mit einem Datum und sehen Sie vor jeder Designentscheidung in den amtlichen Quellen nach.