Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
FromNine
Μενού

Επεξεργασία εγγράφων

Έγγραφα στην είσοδο, ελεγμένα δεδομένα στην έξοδο. Τις εξαιρέσεις τις κρίνει άνθρωπος.

Αιτήσεις, τιμολόγια, φάκελοι αποζημιώσεων και αλληλογραφία του πρωτοκόλλου φτάνουν σε κάθε μορφή. Αναπτύσσουμε ροές παραλαβής που ταξινομούν κάθε έγγραφο, εξάγουν τα πεδία που μετρούν, τα ελέγχουν με βάση τους κανόνες σας και στέλνουν σε άνθρωπο μόνο τις αβέβαιες περιπτώσεις.

Για δημόσιους φορείς και επιχειρήσεις στην Ελλάδα που παραλαμβάνουν έγγραφα σε κάθε μορφή, από την αλληλογραφία του πρωτοκόλλου έως τα τιμολόγια, και θέλουν κάθε τιμή να είναι ανιχνεύσιμη.

Τυπικοί χρήστες
  • Χειριστές υποθέσεων
  • Υπάλληλοι πρωτοκόλλου
  • Ομάδες λογιστηρίου
  • Υπεύθυνοι αρχείου
Ενδεικτική ροή εργασιών
  1. 01Συλλογή από κάθε κανάλιΣύστημα
  2. 02Διαχωρισμός και ταξινόμησηΣύστημα
  3. 03Εξαγωγή πεδίωνΣύστημα
  4. 04Έλεγχος με κανόνεςΣύστημα
  5. 05Ουρά ελέγχουΆνθρωπος
  6. 06Παράδοση στο πληροφοριακό σύστημαΣύστημα
  7. 07Μάθηση από τις διορθώσειςΣύστημα
Τα έγγραφα συλλέγονται από κάθε κανάλι και το σύστημα τα ταξινομεί, εξάγει τα στοιχεία τους και τα ελέγχει. Όσα βρίσκονται κάτω από το όριο βεβαιότητας ή αποτυγχάνουν σε κάποιον κανόνα πηγαίνουν σε ουρά ελέγχου, όπου τα εξετάζει άνθρωπος. Τα ελεγμένα δεδομένα περνούν στο πληροφοριακό σύστημα, και οι διορθώσεις των ελεγκτών εμπλουτίζουν το σύνολο αξιολόγησης.

Πριν και μετά

Τι αλλάζει στην καθημερινή δουλειά

  1. Σήμερα

    Σήμερα: Ξαναπληκτρο­λόγηση από συνημμένα

    Οι υπάλληλοι ανοίγουν κάθε PDF, σάρωση ή ηλεκτρονική φόρμα και αντιγράφουν με το χέρι ονόματα, ποσά και αριθμούς πρωτοκόλλου στο σύστημα υποθέσεων ή στο ERP.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Τα στοιχεία φτάνουν δομημένα

    Κάθε πεδίο εξάγεται μαζί με τη θέση του στο αρχικό έγγραφο, ώστε ο ελεγκτής να βλέπει δίπλα δίπλα την τιμή και την τεκμηρίωσή της.

  2. Σήμερα

    Σήμερα: Λάθη που φαίνονται αργά

    Σελίδες που λείπουν και ασυνέπειες στα στοιχεία εμφανίζονται εβδομάδες αργότερα, όταν μια απόφαση αμφισβητείται ή μια πληρωμή επιστρέφεται.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Οι κανόνες τρέχουν στην παραλαβή

    Η πληρότητα, η αντιστοίχιση με τα βασικά δεδομένα και οι επιχειρησιακοί κανόνες ελέγχονται πριν ανοίξει η υπόθεση, όσο ο αποστολέας μπορεί ακόμη να ερωτηθεί.

  3. Σήμερα

    Σήμερα: Ίδια προσοχή σε κάθε έγγραφο

    Ένα καθαρό και πλήρες έγγραφο θέλει τον ίδιο χρόνο με ένα πρόχειρο και ασαφές.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Η προσοχή πηγαίνει στις εξαιρέσεις

    Τα καθαρά έγγραφα περνούν κατευθείαν. Οι άνθρωποι δουλεύουν μια ουρά με τις αβέβαιες και τις ασυνήθιστες περιπτώσεις, και βλέπουν γιατί βρίσκεται εκεί η καθεμία.

  4. Σήμερα

    Σήμερα: Κανένα ίχνος για την προέλευση των στοιχείων

    Όταν ο ελεγκτής ρωτά από πού προήλθε μια τιμή, η απάντηση εξαρτάται από το ποιος την πληκτρολόγησε.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Κάθε τιμή είναι ανιχνεύσιμη

    Για κάθε πεδίο καταγράφονται το αρχικό έγγραφο, η εξαγωγή, η βεβαιότητα, τα αποτελέσματα των κανόνων και οι αλλαγές του ελεγκτή.

Ροή εργασιών

Πώς λειτουργεί η ροή εργασιών

Επτά βήματα, μία διαδρομή εξαίρεσης. Τα όρια και οι κανόνες συμφωνούνται με τους υπεύθυνους των διαδικασιών σας και ρυθμίζονται πάνω στα δικά σας έγγραφα πριν τρέξει οτιδήποτε σε παραγωγή.

Ενδεικτική ροή εργασιών

7 βήματα · 1 σημείο ανθρώπινου ελέγχου

ΚΆΤΩ ΑΠΌ ΤΟ ΌΡΙΟ Ή ΑΠΟΤΥΧΊΑ ΚΑΝΌΝΑ01ΣΎΣΤΗΜΑΣυλλογή από κάθε κανάλι02ΣΎΣΤΗΜΑΔιαχωρισμός και ταξινόμηση03ΣΎΣΤΗΜΑΕξαγωγή πεδίων04ΣΎΣΤΗΜΑΈλεγχος με κανόνες05ΆΝΘΡΩΠΟΣΟυρά ελέγχουΣΗΜΕΊΟ ΑΝΘΡΏΠΙΝΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ06ΣΎΣΤΗΜΑΠαράδοση στο πληροφοριακό σύστημα07ΣΎΣΤΗΜΑΜάθηση από τις διορθώσεις

Υπόμνημα

  • Σύστημα
  • Άνθρωπος
  • Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
  • Διαδρομή εξαίρεσης

Επεξεργασία εγγράφων: ενδεικτική ροή εργασιών με διαδρομή εξαίρεσης

Διαβάστε το διάγραμμα ως κείμενο

Η κύρια διαδρομή ξεκινά από τη συλλογή και περνά από την ταξινόμηση, την εξαγωγή και τον έλεγχο με κανόνες στην παράδοση προς το πληροφοριακό σύστημα, για να τελειώσει με τη μάθηση από τις διορθώσεις.

Μετά τον έλεγχο, κάθε έγγραφο με πεδίο κάτω από το όριο βεβαιότητας ή με κανόνα που απέτυχε φεύγει από την κύρια διαδρομή και πηγαίνει στην ουρά ελέγχου, όπου ένας άνθρωπος επιβεβαιώνει ή διορθώνει τις τιμές. Τα έγγραφα που ελέγχθηκαν επιστρέφουν στην κύρια διαδρομή στο βήμα της παράδοσης.

Η ουρά ελέγχου είναι το σημείο ανθρώπινου ελέγχου: αβέβαιες τιμές δεν φτάνουν ποτέ στο πληροφοριακό σύστημα χωρίς άνθρωπο.

  1. Βήμα 1: Συλλογή από κάθε κανάλιΣύστημα

    Σαρώσεις, συνημμένα email, αρχεία που ανεβαίνουν σε πύλες και ηλεκτρονικές φόρμες καταλήγουν σε μία ουρά παραλαβής, με αριθμό υπόθεσης ή πρωτοκόλλου, στοιχεία καναλιού και άθροισμα ελέγχου. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που φτάνουν μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή του δικτύου Peppol είναι ήδη δομημένα: παρακάμπτουν την εξαγωγή και πηγαίνουν κατευθείαν στον έλεγχο.

  2. Βήμα 2: Διαχωρισμός και ταξινόμησηΣύστημα

    Οι φάκελοι με πολλά έγγραφα χωρίζονται στα μέρη τους. Κάθε μέρος ταξινομείται ανά τύπο εγγράφου και γλώσσα, και έτσι επιλέγονται το σχήμα εξαγωγής και οι κανόνες που ισχύουν.

  3. Βήμα 3: Εξαγωγή πεδίωνΣύστημα

    Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), που λαμβάνει υπόψη τη διάταξη της σελίδας, διαβάζει το κείμενο και ένα γλωσσικό μοντέλο εξάγει τα συμφωνημένα πεδία σε αυστηρό σχήμα. Κάθε πεδίο έχει βαθμό βεβαιότητας και τη θέση του στο αρχικό έγγραφο.

  4. Βήμα 4: Έλεγχος με κανόνεςΣύστημα

    Οι τιμές ελέγχονται με τα βασικά δεδομένα (μητρώα πελατών και προμηθευτών, αριθμοί ΦΠΑ, IBAN), με κανόνες μεταξύ πεδίων και για διπλές καταχωρίσεις. Τα πεδία που ξεπερνούν το συμφωνημένο όριο βεβαιότητας και περνούν όλους τους κανόνες προχωρούν χωρίς παρέμβαση.

  5. Βήμα 5: Ουρά ελέγχουΆνθρωπος

    Ο ελεγκτής βλέπει δίπλα δίπλα το έγγραφο και τις τιμές που εξήχθησαν, με επισημασμένο τον κανόνα που απέτυχε ή το πεδίο με χαμηλή βεβαιότητα, και τις επιβεβαιώνει ή τις διορθώνει.

    Διαδρομή εξαίρεσης: Κάτω από το όριο ή αποτυχία κανόνα· Επιστροφή στο βήμα 6

    Σημείο ανθρώπινου ελέγχου

    Αβέβαιες τιμές δεν φτάνουν ποτέ στο πληροφοριακό σύστημα χωρίς άνθρωπο. Ο ελεγκτής μπορεί επίσης να απορρίψει ένα έγγραφο και να ζητήσει νέο από τον αποστολέα.

  6. Βήμα 6: Παράδοση στο πληροφοριακό σύστημαΣύστημα

    Τα ελεγμένα δεδομένα ανοίγουν ή ενημερώνουν την υπόθεση στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων, στο CRM ή στο ERP μέσω του API του, με το αρχικό έγγραφο συνημμένο και την κατηγορία διατήρησης ορισμένη.

  7. Βήμα 7: Μάθηση από τις διορθώσειςΣύστημα

    Οι διορθώσεις των ελεγκτών καταγράφονται ως επισημασμένα παραδείγματα. Εμπλουτίζουν το σύνολο αξιολόγησης, και τα όρια ή οι οδηγίες προς το μοντέλο αλλάζουν μόνο αφού η νέα έκδοση περάσει τον έλεγχο.

Στοιχεία

Τι θα αναπτύσσαμε

  1. Συνδέσεις παραλαβής και καναλιών

    Συνδέσεις με θυρίδες email, σαρωτές, πύλες και ηλεκτρονικές φόρμες, που φέρνουν κάθε έγγραφο σε μία ουρά με μεταδεδομένα και αριθμό υπόθεσης.

    Παρέχεται απόΔιασυνδέσεις και API

  2. Υπηρεσία ταξινόμησης και εξαγωγής

    OCR που λαμβάνει υπόψη τη διάταξη και εξαγωγή με μοντέλο σε σχήματα με εκδόσεις ανά τύπο εγγράφου, με βεβαιότητα και θέση στην πηγή για κάθε πεδίο.

    Παρέχεται απόΑνάπτυξη λύσεων ΤΝ

  3. Μηχανή κανόνων και ελέγχων

    Επιχειρησιακοί κανόνες, αναζητήσεις στα βασικά δεδομένα και έλεγχοι για διπλές καταχωρίσεις, γραμμένοι ως κώδικας με δοκιμές που διαβάζουν και οι υπεύθυνοι των διαδικασιών σας.

    Παρέχεται απόΕπιχειρησιακό λογισμικό και SaaS

  4. Περιβάλλον ελέγχου

    Ουρά και οθόνη ελέγχου με το έγγραφο και τις τιμές δίπλα δίπλα, με διόρθωση από το πληκτρολόγιο, κωδικούς αιτιολογίας και δυνατότητα ελέγχου από δεύτερο πρόσωπο.

    Παρέχεται απόΕπιχειρησιακό λογισμικό και SaaS

  5. Αξιολόγηση και παρακολούθηση

    Επισημασμένο σύνολο επικύρωσης, έλεγχοι πριν από κάθε νέα έκδοση και πίνακες για το ποσοστό αυτόματης διεκπεραίωσης, τους λόγους εξαιρέσεων και τις μεταβολές στην ακρίβεια των πεδίων.

    Παρέχεται απόΔεδομένα και αναλυτική

  6. Φιλοξενία και έλεγχοι αρχείου

    Εγκατάσταση στο δικό σας περιβάλλον cloud ή στην περιοχή που επιλέγετε, κρυπτογράφηση, κατηγορίες διατήρησης και εργασίες διαγραφής σύμφωνα με την πολιτική αρχείου σας.

    Παρέχεται απόCloud και μηχανική πλατφορμών

Διασυνδέσεις

Δεδομένα εισόδου και διασυνδέσεις

Δεδομένα εισόδου και κανάλια

  • Κοινόχρηστες θυρίδες email και συνημμένα
  • Σταθμοί σάρωσης και παρτίδες του πρωτοκόλλου
  • Αρχεία που ανεβαίνουν σε πύλες πολιτών ή πελατών
  • Ηλεκτρονικές φόρμες και δομημένες υποβολές
  • Ηλεκτρονικά τιμολόγια από πάροχο ή μέσω Peppol
  • Συστήματα διαχείρισης εγγράφων και αρχείου

Πυρήνας της λύσης

Επεξεργασία εγγράφων

Συστήματα με τα οποία συνεργάζεται

  • Salesforce: διαχείριση υποθέσεων και Public Sector SolutionsΠλατφόρμαSalesforce
  • SAP S/4HANA: οικονομικά και προμήθειεςΠλατφόρμαSAP
  • Odoo: λογιστική και αγορέςΠλατφόρμαOdoo
  • Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και σύστημα αρχείου
  • Βασικά δεδομένα (πελάτες, προμηθευτές, ΦΠΑ, IBAN)
  • Πάροχος ταυτότητας για τους ρόλους των ελεγκτών

Μηχανισμοί ελέγχου

Ενσωματωμένοι μηχανισμοί ελέγχου

Όρια πρόσβασης

Οι ελεγκτές βλέπουν μόνο τους τύπους εγγράφων και τις υποθέσεις που επιτρέπει ο ρόλος τους. Οι υπηρεσίες εξαγωγής δεν έχουν μόνιμη πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα: η παράδοση γίνεται με λογαριασμό υπηρεσίας περιορισμένου εύρους για κάθε διασύνδεση.

Ανθρώπινη αξιολόγηση

Τα όρια βεβαιότητας και οι αποτυχίες κανόνων στέλνουν τις περιπτώσεις σε άνθρωπο. Τα όρια ορίζονται ανά πεδίο, όχι ανά έγγραφο, και χαμηλώνουν μόνο όταν το σύνολο αξιολόγησης δείξει ότι είναι ασφαλές. Οι αποφάσεις για αιτήσεις μένουν στους χειριστές των υποθέσεων.

Ελεγξιμότητα

Για κάθε πεδίο καταγράφουμε τη θέση στην πηγή, την τιμή που εξήχθη, τη βεβαιότητα, τα αποτελέσματα των κανόνων, την έκδοση του μοντέλου και των οδηγιών του, καθώς και κάθε αλλαγή του ελεγκτή με κωδικό αιτιολογίας.

Προστασία δεδομένων

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιορίζονται στα απαραίτητα ήδη από την παραλαβή, η απόκρυψη στοιχείων είναι διαθέσιμη για αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα, και η διατήρηση και η διαγραφή ακολουθούν το σχέδιο αρχείου σας, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και τον ν. 4624/2019. Η επεξεργασία μένει στην περιοχή που συμφωνήθηκε.

Διαφάνεια ΤΝ

Οι εκδόσεις του μοντέλου και των οδηγιών του τεκμηριώνονται μαζί με τα αποτελέσματα αξιολόγησης. Όπου τα αποτελέσματα επηρεάζουν ανθρώπους, η χρήση τεχνητής νοημοσύνης καταγράφεται στο μητρώο συστημάτων ΤΝ του οργανισμού σας και εξηγείται στην ενημέρωση προς τους αιτούντες. Ένας δημόσιος φορέας δηλώνει επίσης το σύστημα στο μητρώο της Ειδικής Γραμματείας Τεχνητής Νοημοσύνης και Διακυβέρνησης Δεδομένων πριν από τη θέση του σε λειτουργία (ν. 5321/2026).

Δείκτες

Τι θα μετρούσαμε

Συμφωνούμε τους δείκτες μαζί σας στη διερεύνηση και καταγράφουμε πρώτα την αρχική μέτρηση της σημερινής διαδικασίας.

Τι θα μετρούσαμε
ΔείκτηςΓιατί έχει σημασίαΠώς θα το μετρούσαμε
Ποσοστό αυτόματης διεκπεραίωσηςΓιατί έχει σημασίαΔείχνει πόση από τη ρουτίνα δεν χρειάζεται πια άνθρωπο, ανά τύπο εγγράφου.Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο των εγγράφων που περνούν όλα τα όρια και όλους τους κανόνες χωρίς έλεγχο, από τα αρχεία καταγραφής της ροής.
Ποσοστό και λόγοι εξαιρέσεωνΓιατί έχει σημασίαΔείχνει αν οι εξαιρέσεις οφείλονται σε κακές σαρώσεις, σε ελλιπή στοιχεία ή σε κανόνες που πρέπει να αλλάξουν.Πώς θα το μετρούσαμεΌγκος της ουράς ελέγχου ανά κωδικό αιτιολογίας, κανάλι και τύπο εγγράφου.
Ακρίβεια ανά πεδίοΓιατί έχει σημασίαΤο μέτρο ποιότητας που μετρά για τις αποφάσεις και τις πληρωμές που ακολουθούν.Πώς θα το μετρούσαμεΑκρίβεια (precision) και ανάκληση (recall) ανά πεδίο σε συμφωνημένο, επισημασμένο σύνολο επικύρωσης, σε κάθε νέα έκδοση.
Χρόνος διεκπεραίωσηςΓιατί έχει σημασίαΔείχνει την εργασία που εξοικονομείται και την εργασία που μεταφέρεται στον έλεγχο.Πώς θα το μετρούσαμεΧρόνος από την παραλαβή έως την παράδοση και ενεργός χρόνος ελέγχου ανά εξαίρεση, από τις χρονοσφραγίδες της ουράς.

Δεν ορίζονται στόχοι πριν υπάρξει αρχική μέτρηση.

Εφαρμογή

Πώς θα το εφαρμόζαμε

  1. Φάση 01

    Διερεύνηση και αρχική μέτρηση

    Δύο ή τρεις τύποι εγγράφων, ένα κανάλι, οι σημερινοί όγκοι και τα συνηθισμένα λάθη. Επισημαίνουμε ένα σύνολο επικύρωσης από πραγματικά, ανωνυμοποιημένα έγγραφα.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Πεδία, κανόνες και κριτήρια ποιότητας συμφωνημένα
    • Αρχική μέτρηση ολοκληρωμένη
    • Εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων σε εξέλιξη
  2. Φάση 02

    Πιλοτικό σε σκιώδη λειτουργία

    Το σύστημα εξάγει και ελέγχει παράλληλα με τη σημερινή διαδικασία: οι υπάλληλοι συνεχίζουν τη δουλειά τους και συγκρίνουν.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Η ακρίβεια των πεδίων καλύπτει τα συμφωνημένα κριτήρια
    • Όρια ορισμένα ανά πεδίο
    • Ελεγκτές εκπαιδευμένοι στο περιβάλλον ελέγχου
  3. Φάση 03

    Ελεγχόμενη παραγωγή

    Η αυτόματη διεκπεραίωση ενεργοποιείται για τους τύπους εγγράφων του πιλοτικού, με δειγματοληπτικό έλεγχο των περιπτώσεων που εγκρίθηκαν αυτόματα.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Ο δειγματοληπτικός έλεγχος δεν δείχνει μη αποδεκτά λάθη
    • Εγχειρίδιο λειτουργίας και παρακολούθηση παραδομένα
    • Επαναφορά δοκιμασμένη
  4. Φάση 04

    Επέκταση

    Περισσότεροι τύποι εγγράφων, κανάλια και γλώσσες, το καθένα με τον ίδιο έλεγχο αξιολόγησης πριν μπει σε λειτουργία.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Σύνολο αξιολόγησης για κάθε νέο τύπο
    • Η ευθύνη περνά στην ομάδα σας

Πού εφαρμόζεται

  • Δημόσιος τομέας

    Φάκελοι αδειών δόμησης με σχέδια στην Υπηρεσία Δόμησης ενός δήμου, αιτήσεις χρηματοδότησης σε πρόγραμμα μιας Περιφέρειας με τα δικαιολογητικά τους, και αιτήσεις πρόσβασης σε διοικητικά έγγραφα όπου πρέπει να αποκρύπτονται στοιχεία πριν από τη χορήγηση.

  • Χρηματοοικο­νομικές υπηρεσίες

    Φάκελοι KYC, δικαιολογητικά αποζημιώσεων σε ασφαλιστική εταιρεία και τιμολόγια προμηθευτών, με έλεγχο από δεύτερο πρόσωπο στις υποθέσεις μεγάλης αξίας.

  • Υγεία και επιστήμες ζωής

    Παραπεμπτικά, έντυπα ασφαλιστικών εταιρειών και πιστοποιητικά προμηθευτών σε ιδιωτική κλινική ή διαγνωστικό κέντρο, με αυστηρή πρόσβαση ανά ρόλο.

  • Μεταποίηση και βιομηχανία

    Δελτία αποστολής, πιστοποιητικά συμμόρφωσης και τελωνειακά έγγραφα ενός εξαγωγέα τροφίμων, αντιστοιχισμένα με τις παραγγελίες αγοράς.

Ενδεικτικό παράδειγμα

Εισερχόμενη αλληλογραφία στο πρωτόκολλο μιας γενικής γραμματείας

Κατάσταση
Μια γενική γραμματεία υπουργείου παραλαμβάνει καθημερινά έγγραφα από δήμους, Περιφέρειες, επιχειρήσεις και πολίτες: σαρώσεις, PDF μέσω email και υποβολές από ηλεκτρονικές φόρμες. Οι υπάλληλοι του πρωτοκόλλου καταχωρίζουν με το χέρι αποστολέα, θέμα και σχετικά έγγραφα, και χρεώνουν κάθε έγγραφο στη διεύθυνση που θεωρούν αρμόδια.
Σύστημα
Μία ουρά παραλαβής ταξινομεί κάθε έγγραφο, εξάγει αποστολέα, θέμα, ημερομηνίες και παραπομπές σε προηγούμενα έγγραφα ή σε ΦΕΚ, και προτείνει την αρμόδια διεύθυνση με βάση τους κανόνες χρέωσης.
Ανθρώπινος έλεγχος
Οι υπάλληλοι του πρωτοκόλλου επιβεβαιώνουν κάθε πρόταση χρέωσης με χαμηλή βεβαιότητα και κάθε έγγραφο από άγνωστο αποστολέα. Τον αριθμό πρωτοκόλλου τον αποδίδει μόνο το σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.
Τι θα μετρούσαμε
Ποσοστό αυτόματης διεκπεραίωσης ανά κανάλι, λόγοι εξαιρέσεων, ακρίβεια πεδίων σε επισημασμένο σύνολο επικύρωσης και χρόνος από την παραλαβή έως τη χρέωση.

Ελλάδα

Ηλεκτρονικά τιμολόγια, πρωτόκολλο και όλα τα υπόλοιπα

Από τις 2 Μαρτίου 2026 οι οντότητες με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ το 2023, και από την 1η Οκτωβρίου 2026 όλες οι υπόλοιπες, εκδίδουν τα τιμολόγια προς άλλες επιχειρήσεις ηλεκτρονικά, μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ. Αυτά τα τιμολόγια φτάνουν δομημένα και παρακάμπτουν την εξαγωγή. Μένουν όμως τα τιμολόγια από το εξωτερικό, οι αιτήσεις με τα δικαιολογητικά τους, η αλληλογραφία του πρωτοκόλλου και τα έγγραφα θυγατρικών σε άλλες χώρες. Για αυτά σχεδιάζουμε ένα επίπεδο παραλαβής με σχήματα και κανόνες ανά τύπο εγγράφου και χώρα.

Όπου τα δεδομένα που εξάγονται τροφοδοτούν αποφάσεις για ανθρώπους, σχεδιάζουμε με βάση τον ΓΚΠΔ, τον ν. 4624/2019 και τον Κανονισμό για την τεχνητή νοημοσύνη (AI Act): τεκμηριωμένη επεξεργασία, έλεγχο από άνθρωπο και αρχεία καταγραφής για τους ελεγκτές σας. Ο ν. 5321/2026 ορίζει την ΑΠΔΠΧ ως αρχή εποπτείας της αγοράς για τα συστήματα υψηλού κινδύνου του Παραρτήματος III.

Ερωτήσεις για την επεξεργασία εγγράφων

Πόσο ακριβής είναι η εξαγωγή;

Εξαρτάται από τα έγγραφά σας, γι’ αυτό τη μετράμε αντί να την υποσχόμαστε. Επισημαίνουμε ένα σύνολο επικύρωσης από τα δικά σας ανωνυμοποιημένα έγγραφα και αναφέρουμε ακρίβεια και ανάκληση ανά πεδίο. Τα μοντέλα εξαγωγής κάνουν λάθη, και γι’ αυτό τα αβέβαια πεδία πηγαίνουν σε άνθρωπο αντί να περνούν κατευθείαν στο πληροφοριακό σύστημα.

Διαβάζει χειρόγραφα, κακές σαρώσεις και έγγραφα σε άλλες γλώσσες;

Χειρόγραφα έντυπα και κακές σαρώσεις διαβάζονται με χαμηλότερη βεβαιότητα, οπότε περισσότερα από αυτά καταλήγουν στην ουρά ελέγχου. Έγγραφα στα ελληνικά, στα αγγλικά ή στις γλώσσες θυγατρικών σε άλλες χώρες της Νοτιοανατολικής Ευρώπης ταξινομούνται πρώτα κατά γλώσσα, ώστε το καθένα να παίρνει το σωστό σχήμα και τους σωστούς κανόνες.

Έχουμε ήδη OCR ή λογισμικό σάρωσης. Πρέπει να το αντικαταστήσουμε;

Όχι απαραίτητα. Αν το επίπεδο σάρωσης λειτουργεί, αναπτύσσουμε γύρω του τον έλεγχο με κανόνες, την ουρά ελέγχου και την παράδοση, και προσθέτουμε εξαγωγή με μοντέλο μόνο στους τύπους εγγράφων όπου προσφέρει κάτι επιπλέον.

Παίρνει το σύστημα αποφάσεις για αιτήσεις ή αποζημιώσεις;

Όχι. Προετοιμάζει και ελέγχει δεδομένα. Οι αποφάσεις με έννομα ή οικονομικά αποτελέσματα μένουν στους χειριστές των υποθέσεων, σύμφωνα με το άρθρο 22 του ΓΚΠΔ και τις δικές σας πολιτικές.

Πού γίνεται η επεξεργασία και πού αποθηκεύονται τα έγγραφα;

Στην περιοχή cloud ή στο κέντρο δεδομένων που επιλέγετε. Τεκμηριώνουμε κάθε βήμα επεξεργασίας, μαζί με κάθε εξωτερική υπηρεσία μοντέλου, ώστε ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων σας να το αξιολογήσει πριν από την έναρξη λειτουργίας.

Ποιο είναι ένα λογικό πρώτο εύρος;

Ένας τύπος εγγράφου με μεγάλο όγκο και σαφείς κανόνες, όπως τα τιμολόγια προμηθευτών από το εξωτερικό ή ένα συγκεκριμένο έντυπο αίτησης. Αποδεικνύει τη ροή, την οθόνη ελέγχου και τις μετρήσεις πριν προστεθούν άλλοι τύποι. Περισσότερα στη σελίδα Η προσέγγισή μας.

Συζητήστε τις ροές των εγγράφων σας

Φέρτε δύο ή τρεις τύπους εγγράφων και τα συστήματα όπου καταλήγουν. Θα σας δείξουμε πώς θα μπορούσε να είναι μια πρώτη έκδοση, από το πρωτόκολλο έως το ERP.