Κάθε παραγγελία σε μία χρονογραμμή, από τη λήψη έως το εξοφλημένο τιμολόγιο.
Οι διαδικασίες από την παραγγελία στην είσπραξη, από την προμήθεια στην πληρωμή και από το αίτημα εξυπηρέτησης στο τιμολόγιο περνούν από ERP, CRM, ηλεκτρονικό κατάστημα, αποθήκη, μεταφορές και λογιστήριο. Τα συνδέουμε με τεκμηριωμένα API και γεγονότα, δίνουμε σε κάθε παραγγελία μία κατάσταση σε όλα τα συστήματα και στέλνουμε κάθε εξαίρεση σε έναν πράκτορα τεχνητής νοημοσύνης, που προετοιμάζει μια λύση για να την εγκρίνει άνθρωπος.
Για επιχειρήσεις και ομίλους στην Ελλάδα που πουλούν, αγοράζουν και τιμολογούν και σε άλλες χώρες, με τα δικά τους συστήματα, μεταφορείς και κανόνες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Μια παραγγελία πώλησης, μια παραγγελία αγοράς ή ένα αίτημα εξυπηρέτησης καταχωρίζεται μία φορά στο σύστημα αναφοράς της και διανέμεται στα άλλα συστήματα μέσω τεκμηριωμένων API και γεγονότων. Τα γεγονότα κατάστασης σχηματίζουν μία χρονογραμμή ανά παραγγελία. Όταν ένα βήμα αποτυγχάνει ή βγαίνει εκτός ανοχής, ένας πράκτορας συγκεντρώνει τα στοιχεία και προτείνει λύση, την οποία εγκρίνει άνθρωπος πριν εκτελεστεί στο σύστημα αναφοράς. Τα τιμολόγια εκδίδονται και αντιστοιχίζονται ως ηλεκτρονικά τιμολόγια, και οι υπεύθυνοι των διαδικασιών εξετάζουν τη ροή και την υγεία των διασυνδέσεων.
Πριν και μετά
Τι αλλάζει στην καθημερινή λειτουργία
Σήμερα
Με το σύστημα
Σήμερα
Σήμερα: Νέα πληκτρολόγηση σε κάθε πέρασμα
Μια παραγγελία από το ηλεκτρονικό κατάστημα ή από τους πωλητές πληκτρολογείται ξανά στο ERP, και τα στοιχεία αποστολής και τιμολόγησης αντιγράφονται με το χέρι στα συστήματα αποθήκης, μεταφορών και λογιστηρίου.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Καταχωρίζεται μία φορά, χρησιμοποιείται παντού
Κάθε παραγγελία, αποστολή και τιμολόγιο δημιουργείται στο σύστημα που το κατέχει και δημοσιεύεται ως γεγονός. Τα άλλα συστήματα εγγράφονται σε αυτό αντί να το ξαναπληκτρολογούν.
Σήμερα
Σήμερα: Η κατάσταση της χθεσινής μέρας
Οι νυχτερινές διασυνδέσεις με παρτίδες σημαίνουν ότι η εξυπηρέτηση πελατών, ο προγραμματισμός και το λογιστήριο βλέπουν ο καθένας μια διαφορετική, παρωχημένη κατάσταση της ίδιας παραγγελίας. Ένας πελάτης που ρωτά πού βρίσκεται η αποστολή του περιμένει να του τηλεφωνήσουν.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Μία τρέχουσα κατάσταση
Κάθε παραγγελία ή αίτημα έχει μία χρονογραμμή από τα γεγονότα όλων των συστημάτων από τα οποία περνά. Η εξυπηρέτηση πελατών, ο προγραμματισμός και το λογιστήριο βλέπουν τα ίδια στοιχεία, όπως και η λύση Εξυπηρέτηση πελατών και πολιτών όταν απαντά σε ερωτήσεις για την κατάσταση μιας παραγγελίας.
Σήμερα
Σήμερα: Εξαιρέσεις μέσα στα email
Ελλείψεις αποθέματος, αποκλίσεις τιμών, αποτυχημένες παραδόσεις και ηλεκτρονικά τιμολόγια που απορρίπτονται λύνονται με email και υπολογιστικά φύλλα, και κανείς δεν μπορεί να πει μετά ποιος αποφάσισε τι.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Οι εξαιρέσεις φτάνουν με πρόταση
Ένας πράκτορας συγκεντρώνει τα δεδομένα πίσω από κάθε εξαίρεση και προτείνει λύση. Ένας άνθρωπος την εγκρίνει, τη διορθώνει ή την απορρίπτει σε ένα ενιαίο γραφείο εξαιρέσεων, και η απόφαση καταγράφεται.
Σήμερα
Σήμερα: Βασικά δεδομένα που διαφωνούν
Ο ίδιος πελάτης, προμηθευτής, κωδικός ή τιμή υπάρχει σε πολλά συστήματα με διαφορετικές τιμές, και κανείς δεν είναι υπεύθυνος για το ποια είναι η σωστή.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Ένας υπεύθυνος ανά αντικείμενο δεδομένων
Πελάτες, προμηθευτές, κωδικοί και τιμές έχουν το καθένα συμφωνημένο σύστημα αναφοράς και επώνυμο υπεύθυνο. Οι διπλές εγγραφές και οι συγκρούσεις αναφέρονται σε αυτόν, αντί να διορθώνονται σιωπηρά στα επόμενα συστήματα.
Σήμερα
Σήμερα: Κάθε αλλαγή προσθέτει μια διασύνδεση
Ένα νέο κανάλι πωλήσεων, ένα marketplace ή μια νέα θυγατρική σημαίνει άλλη μία απευθείας σύνδεση. Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου από το 2026 και τα τιμολόγια προς το δημόσιο μέσω Peppol προσθέτουν σε κάθε διαδικασία μια δομημένη μορφή και ένα δίκτυο ακόμη.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Οι νέες συνδέσεις στηρίζονται στις ίδιες συμβάσεις
Ένα νέο κανάλι, μια νέα θυγατρική ή ένας νέος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης συνδέεται μία φορά σε τεκμηριωμένα API και γεγονότα, αντί για κάθε σύστημα χωριστά.
Ροή εργασιών
Πώς λειτουργεί η ροή εργασιών
Όταν τα δεδομένα είναι καθαρά, η κύρια διαδρομή δεν χρειάζεται χειροκίνητη δουλειά. Όταν μια παραγγελία, μια αποστολή ή ένα τιμολόγιο αποκλίνει, ο κύκλος εξαιρέσεων το φέρνει σε άνθρωπο με τα στοιχεία και μια πρόταση, και η εγκεκριμένη διόρθωση επιστρέφει μέσα από το ίδιο επίπεδο διασύνδεσης.
Ενδεικτική ροή εργασιών
7 βήματα · 1 σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Υπόμνημα
Σύστημα
Πράκτορας ΤΝ
Άνθρωπος
Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Διαδρομή εξαίρεσης
Διασυνδεδεμένες διεργασίες: ενδεικτική ροή εργασιών με κύκλο εξαιρέσεων
Διαβάστε το διάγραμμα ως κείμενο
Η κύρια διαδρομή ξεκινά από την καταχώριση ενός επιχειρησιακού γεγονότος μία φορά στο σύστημα αναφοράς του, περνά από τη διανομή του στα άλλα συστήματα μέσω API και γεγονότων και από τη δημιουργία μίας χρονογραμμής ανά παραγγελία, και φτάνει στην τιμολόγηση, την αντιστοίχιση και την εξόφληση. Τελειώνει με την εξέταση της ροής από τους υπεύθυνους των διαδικασιών και τη διόρθωση των αιτιών των εξαιρέσεων.
Όταν ένα βήμα αποτυγχάνει, καθυστερεί ή βγαίνει εκτός ανοχής, η εξαίρεση φεύγει από την κύρια διαδρομή μετά το βήμα της χρονογραμμής. Ένας πράκτορας συγκεντρώνει τα στοιχεία και προτείνει λύση, και ένας άνθρωπος την εγκρίνει, τη διορθώνει ή την απορρίπτει. Η εγκεκριμένη ενέργεια εκτελείται στο σύστημα αναφοράς και επιστρέφει στο βήμα της διανομής ως νέο γεγονός.
Το βήμα της έγκρισης είναι το σημείο ανθρώπινου ελέγχου: καμία λογιστική εγγραφή, αλλαγή τιμής ή πιστωτικού ορίου και καμία δέσμευση απέναντι σε πελάτη δεν γίνεται χωρίς άνθρωπο.
01
Βήμα 1: Καταχώριση του γεγονότος μία φοράΣύστημα
Μια παραγγελία πώλησης από το ηλεκτρονικό κατάστημα, ένα marketplace, EDI ή τους πωλητές, μια παραγγελία αγοράς ή ένα αίτημα εξυπηρέτησης δημιουργείται στο σύστημα που την κατέχει. Αυτό το σύστημα δημοσιεύει ένα επιχειρησιακό γεγονός σε φάκελο CloudEvents, περιγραμμένο σε σύμβαση AsyncAPI. Οι παραγγελίες σε χαρτί ή PDF και τα τιμολόγια προμηθευτών από το εξωτερικό περνούν πρώτα από τη ροή Επεξεργασία εγγράφων.
02
Βήμα 2: Διανομή μέσω API και γεγονότωνΣύστημα
Το επίπεδο διασύνδεσης παραδίδει το γεγονός στα συστήματα αποθήκης, μεταφορών, λογιστηρίου και CRM μέσω των τεκμηριωμένων API τους (OpenAPI). Οι αποδέκτες χειρίζονται τα μηνύματα ταυτοδύναμα (idempotent), ώστε ένα επαναλαμβανόμενο μήνυμα να μη δημιουργεί ποτέ δεύτερη αποστολή ή δεύτερο τιμολόγιο, και τα μηνύματα που δεν παραδίδονται περιμένουν σε ουρά σφαλμάτων για επανεκτέλεση.
03
Βήμα 3: Μία χρονογραμμή ανά παραγγελίαΣύστημα
Τα γεγονότα κατάστασης από κάθε σύστημα (επιβεβαιώθηκε, συλλέχθηκε, στάλθηκε, παραδόθηκε, τιμολογήθηκε, εξοφλήθηκε) συσχετίζονται με τον επιχειρησιακό αριθμό αναφοράς σε μία χρονογραμμή. Κανόνες ορόσημων και ανοχών δημιουργούν μια εξαίρεση όταν ένα βήμα αποτυγχάνει, καθυστερεί ή δεν ταιριάζει: έλλειψη αποθέματος, τιμή εκτός της συμφωνημένης ανοχής, αποτυχημένη παράδοση, ηλεκτρονικό τιμολόγιο που απορρίφθηκε.
04
Βήμα 4: Συγκέντρωση στοιχείων και πρότασηΠράκτορας ΤΝ
Για κάθε εξαίρεση, ένας πράκτορας διαβάζει ό,τι χρειάζεται από τα εμπλεκόμενα συστήματα: την παραγγελία, τα αποθέματα, τη συμφωνία τιμών, την κατάσταση του μεταφορέα και τους όρους του πελάτη. Προτείνει μια λύση με το σκεπτικό της και τα δεδομένα που χρησιμοποίησε, όπως ένα υποκατάστατο είδος, μια διορθωμένη τιμή, μια νέα ημερομηνία παράδοσης ή ένα διορθωτικό παραστατικό.
Διαδρομή εξαίρεσης: Αποτυχία βήματος ή εκτός ανοχής
05
Βήμα 5: Έγκριση εντός ορίωνΆνθρωπος
Ένας υπάλληλος της εξυπηρέτησης πελατών, των logistics ή του λογιστηρίου βλέπει στο γραφείο εξαιρέσεων την εξαίρεση, τα στοιχεία και την πρόταση, και την εγκρίνει, τη διορθώνει ή την απορρίπτει. Η εγκεκριμένη ενέργεια εκτελείται μέσω του API του συστήματος αναφοράς, το οποίο δημοσιεύει την αλλαγή ως νέο γεγονός.
Διαδρομή εξαίρεσης: Αποτυχία βήματος ή εκτός ανοχής· Επιστροφή στο βήμα 2
Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Οι πράκτορες δεν καταχωρίζουν ποτέ λογιστικές εγγραφές, δεν αλλάζουν τιμές ή πιστωτικά όρια και δεν δεσμεύονται απέναντι σε πελάτη χωρίς έγκριση. Όρια ανά τύπο ενέργειας καθορίζουν ποιος εγκρίνει, και κάθε πρόταση και απόφαση καταγράφεται.
06
Βήμα 6: Τιμολόγηση, αντιστοίχιση και εξόφλησηΣύστημα
Τα τιμολόγια πώλησης φεύγουν από το ERP ως ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και τα δεδομένα τους διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ. Τα τιμολόγια προς αναθέτουσες αρχές ακολουθούν το πρότυπο EN 16931 και περνούν στο δίκτυο Peppol μετά την επικύρωσή τους από το myDATA. Τα εισερχόμενα τιμολόγια προμηθευτών αντιστοιχίζονται με παραγγελίες αγοράς και παραλαβές, και η κατάσταση πληρωμής από την τράπεζα ή τον πάροχο πληρωμών κλείνει τη χρονογραμμή.
07
Βήμα 7: Εξέταση της ροής και διόρθωση αιτιώνΆνθρωπος
Οι υπεύθυνοι των διαδικασιών και η ομάδα διασυνδέσεων εξετάζουν σε σταθερό ρυθμό τις εξαιρέσεις ανά λόγο, τις αποτυχίες διασυνδέσεων και τις συγκρούσεις βασικών δεδομένων. Διορθώνουν την αιτία εκεί όπου βρίσκεται, σε μια εγγραφή βασικών δεδομένων, σε έναν κανόνα ανοχής ή σε μια αντιστοίχιση, αντί να λύνουν ξανά την ίδια εξαίρεση.
Στοιχεία
Τι θα αναπτύσσαμε
01
Επίπεδο διασύνδεσης με γεγονότα
API και γεγονότα που ξεκινούν από τη σύμβαση, ανάμεσα σε ERP, CRM, ηλεκτρονικό κατάστημα, αποθήκη, μεταφορές και λογιστήριο, περιγραμμένα σε OpenAPI και AsyncAPI με φακέλους CloudEvents, στην πλατφόρμα διασύνδεσης που ήδη έχετε ή ως λύση εγγενής στο cloud.
Συμφωνημένο σύστημα αναφοράς και υπεύθυνος για κάθε αντικείμενο δεδομένων, κανόνες αντιστοίχισης για πελάτες, προμηθευτές και κωδικούς, και αναφορές για διπλές εγγραφές και συγκρούσεις προς τους υπευθύνους τους.
Υπηρεσία που συσχετίζει τα γεγονότα σε μία χρονογραμμή ανά παραγγελία ή αίτημα, εφαρμόζει κανόνες ορόσημων και ανοχών και δείχνει τη ροή και τις εξαιρέσεις στους υπευθύνους των διαδικασιών.
Ουρά εξαιρέσεων με τα στοιχεία που συγκεντρώθηκαν και την πρόταση του πράκτορα, με ενέργειες έγκρισης, διόρθωσης και απόρριψης, και όρια έγκρισης ανά τύπο ενέργειας που επιβάλλονται στο σημείο όπου εκτελείται η ενέργεια.
Σύνδεση του ERP με τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων, τιμολόγια EN 16931 προς αναθέτουσες αρχές μέσω Peppol, έλεγχος πριν από την αποστολή και δρομολόγηση των τιμολογίων που απορρίπτονται στο γραφείο εξαιρέσεων.
Παρακολούθηση της υγείας και ειδοποιήσεις ανά διασύνδεση, εγχειρίδια για την ομάδα λειτουργίας και ελεγχόμενη επανεκτέλεση αποτυχημένων μηνυμάτων, με εγκατάσταση ως κώδικας υποδομής στο δικό σας περιβάλλον cloud.
Παραγγελίες από ηλεκτρονικό κατάστημα και marketplaces
Μηνύματα EDI και άλλες παραγγελίες μεταξύ επιχειρήσεων
Παραγγελίες αγοράς και επιβεβαιώσεις προμηθευτών
Αιτήματα εξυπηρέτησης και αναφορές τεχνικών πεδίου
Γεγονότα παρακολούθησης και παράδοσης από μεταφορείς
Ηλεκτρονικά τιμολόγια από τον πάροχο και απαντήσεις Peppol
Κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών και ειδοποιήσεις πληρωμών
Πυρήνας της λύσης
Διασυνδεδεμένες διεργασίες
Συστήματα με τα οποία συνεργάζεται
SAP S/4HANA: πωλήσεις, προμήθειες και οικονομικάΠλατφόρμαSAP
Salesforce: Sales, Service και Commerce CloudΠλατφόρμαSalesforce
Odoo: πωλήσεις, αποθήκη, αγορές και λογιστικήΠλατφόρμαOdoo
Ηλεκτρονικά καταστήματα, marketplaces και API μεταφορέων
Συστήματα διαχείρισης αποθήκης και μεταφορών
Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, myDATA, τράπεζες και πάροχοι πληρωμών
Διαχείριση πληροφοριών προϊόντων και πλατφόρμα δεδομένων
Μηχανισμοί ελέγχου
Ενσωματωμένοι μηχανισμοί ελέγχου
Όρια πρόσβασης
Κάθε διασύνδεση και ο πράκτορας λειτουργούν με δική τους ταυτότητα υπηρεσίας ανά σύστημα, περιορισμένη στις λειτουργίες API που χρειάζονται. Ο πράκτορας μπορεί να διαβάζει από πολλά συστήματα για να συγκεντρώσει στοιχεία, αλλά γράφει μόνο μέσω μιας σύντομης λίστας εγκεκριμένων ενεργειών, που εκτελούνται από το API του συστήματος αναφοράς και ποτέ με απευθείας πρόσβαση στη βάση δεδομένων.
Ανθρώπινη αξιολόγηση
Τα όρια έγκρισης ορίζονται ανά τύπο ενέργειας με τον υπεύθυνο της διαδικασίας: τι μπορεί ο πράκτορας μόνο να προτείνει, τι εγκρίνει ένα μέλος της ομάδας και τι χρειάζεται δεύτερο εγκρίνοντα. Οι λογιστικές εγγραφές, οι αλλαγές τιμών και πιστωτικών ορίων και οι δεσμεύσεις απέναντι σε πελάτες περιμένουν πάντα άνθρωπο. Ενέργειες χαμηλού αντικτύπου που αναιρούνται, όπως η επανεκτέλεση ενός αποτυχημένου μηνύματος, μπορούν να τρέχουν χωρίς έγκριση όπου συμφωνεί ο υπεύθυνος.
Ελεγξιμότητα
Κάθε γεγονός, πρόταση, έγκριση, απόρριψη και εκτελεσμένη ενέργεια καταγράφεται με τον αριθμό της παραγγελίας ή του αιτήματος, μαζί με τα δεδομένα που χρησιμοποίησε ο πράκτορας, την έκδοση του μοντέλου και των οδηγιών του και τον εγκρίνοντα. Ένα αμφισβητούμενο τιμολόγιο ή μια καταγγελία πελάτη μπορεί να ανιχνευθεί βήμα προς βήμα.
Προστασία δεδομένων
Τα στοιχεία επικοινωνίας πελατών και προμηθευτών ρέουν μόνο προς τα συστήματα που τα χρειάζονται. Η χρονογραμμή αποθηκεύει αριθμούς αναφοράς και καταστάσεις αντί για πλήρεις εγγραφές, και τα αρχεία καταγραφής ακολουθούν τη διατήρηση που ορίζετε. Η επεξεργασία μένει στην περιοχή που συμφωνήθηκε.
Διαφάνεια ΤΝ
Οι προτάσεις του πράκτορα επισημαίνονται ως τέτοιες στο γραφείο εξαιρέσεων, με τα στοιχεία και το σκεπτικό δίπλα τους. Τα συστήματα αναφοράς παραμένουν η έγκυρη πηγή: η χρονογραμμή δείχνει ό,τι αναφέρουν και δεν υπερισχύει ποτέ έναντι αυτών.
Δείκτες
Τι θα μετρούσαμε
Συμφωνούμε τους δείκτες μαζί σας στη διερεύνηση και παίρνουμε την αρχική μέτρηση από τα σημερινά αρχεία καταγραφής των συστημάτων και των διασυνδέσεων πριν αλλάξει οτιδήποτε.
Τι θα μετρούσαμε
Δείκτης
Γιατί έχει σημασία
Πώς θα το μετρούσαμε
01Χρόνος κύκλου παραγγελίας
Γιατί έχει σημασίαΟ δείκτης που αντιλαμβάνονται πρώτοι οι πελάτες, και αυτός που δείχνει πού περιμένουν οι παραγγελίες.
Πώς θα το μετρούσαμεΧρόνος από τη λήψη της παραγγελίας έως την παράδοση και έως την πληρωμή, ανά κανάλι και εταιρεία του ομίλου, από τα γεγονότα της χρονογραμμής.
02Παραγγελίες χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση
Γιατί έχει σημασίαΔείχνει πόση από τη ροή τρέχει με καθαρά δεδομένα και συμφωνημένους κανόνες.
Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο παραγγελιών και αιτημάτων που φτάνουν στην εξόφληση χωρίς χειροκίνητο βήμα ή εξαίρεση, από τη χρονογραμμή.
03Εξαιρέσεις ανά λόγο και χρόνος επίλυσης
Γιατί έχει σημασίαΔείχνει ποιες αιτίες πρέπει να διορθωθούν πρώτα και αν το γραφείο εξαιρέσεων προλαβαίνει.
Πώς θα το μετρούσαμεΌγκος εξαιρέσεων ανά κωδικό λόγου και χρόνος από τον εντοπισμό έως την εκτελεσμένη λύση, από τα αρχεία του γραφείου εξαιρέσεων.
04Ποσοστό απορριφθέντων ηλεκτρονικών τιμολογίων
Γιατί έχει σημασίαΤα τιμολόγια που απορρίπτονται καθυστερούν την πληρωμή και συνήθως δείχνουν λάθη σε βασικά δεδομένα ή σε αντιστοιχίσεις.
Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο εκδιδόμενων και εισερχόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων που απορρίφθηκαν, ανά λόγο, από τις απαντήσεις του παρόχου και του δικτύου Peppol.
05Αποτυχίες διασυνδέσεων και χρόνος αποκατάστασης
Γιατί έχει σημασίαΔείχνει αν το επίπεδο διασύνδεσης είναι αξιόπιστο και αν οι αποτυχίες εντοπίζονται και διορθώνονται γρήγορα.
Πώς θα το μετρούσαμεΑποτυχημένα μηνύματα ανά διασύνδεση και χρόνος από την αποτυχία έως την επιτυχή επανεκτέλεση, από την παρακολούθηση των διασυνδέσεων.
06Διπλές εγγραφές και συγκρούσεις βασικών δεδομένων
Γιατί έχει σημασίαΟι περισσότερες εξαιρέσεις οφείλονται σε δεδομένα που διαφέρουν μεταξύ συστημάτων.
Πώς θα το μετρούσαμεΑνοιχτές διπλές εγγραφές και αντικρουόμενες τιμές ανά αντικείμενο δεδομένων και σύστημα, από τις αναφορές αντιστοίχισης.
Δεν ορίζονται στόχοι πριν υπάρξει αρχική μέτρηση.
Εφαρμογή
Πώς θα το εφαρμόζαμε
Φάση 01
Διερεύνηση και χάρτης διαδικασίας
Μία διαδικασία, όπως η πορεία από την παραγγελία στην είσπραξη για ένα κανάλι πωλήσεων, και ένας τύπος εξαίρεσης. Χαρτογραφούμε τα συστήματα, τις διασυνδέσεις, τους υπευθύνους των δεδομένων και τον τρόπο που χειρίζεστε σήμερα τις εξαιρέσεις.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Διαδικασία, συστήματα και υπεύθυνοι δεδομένων χαρτογραφημένοι
Πρώτος τύπος εξαίρεσης και όρια έγκρισης συμφωνημένα
Αρχική μέτρηση από τα σημερινά αρχεία καταγραφής
Φάση 02
Διασύνδεση και χρονογραμμή
Τεκμηριωμένα API και γεγονότα για τα συστήματα του εύρους, και η χρονογραμμή σε λειτουργία δίπλα στις υπάρχουσες διασυνδέσεις χωρίς να τις αλλάζει.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Συμβάσεις γεγονότων δημοσιευμένες και με εκδόσεις
Η χρονογραμμή συμφωνεί με τα συστήματα αναφοράς σε δείγμα παραγγελιών
Επανεκτέλεση και εγχειρίδια δοκιμασμένα
Φάση 03
Πιλοτικό γραφείου εξαιρέσεων
Ο πράκτορας προτείνει λύσεις για τον επιλεγμένο τύπο εξαίρεσης και άνθρωποι εγκρίνουν κάθε πρόταση. Συγκρίνουμε τις προτάσεις με όσα θα έκανε το προσωπικό.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Η ποιότητα των προτάσεων καλύπτει τα συμφωνημένα κριτήρια
Όρια και εγκρίνοντες ορισμένοι ανά τύπο ενέργειας
Το ίχνος ελέγχου εξετάστηκε από το λογιστήριο και τον εσωτερικό έλεγχο
Φάση 04
Επέκταση και απόσυρση
Περισσότεροι τύποι εξαιρέσεων, κανάλια, εταιρείες του ομίλου και διαδικασίες, όπως η πορεία από την προμήθεια στην πληρωμή, όλα στις ίδιες συμβάσεις. Οι παλιές απευθείας συνδέσεις απενεργοποιούνται μία μία.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Κάθε νέα ροή στις ίδιες συμβάσεις και με την ίδια παρακολούθηση
Παραγγελίες διανομέων και αλυσίδων σουπερμάρκετ από το ERP ενός παραγωγού ελαιολάδου ή γαλακτοκομικών προς την αποθήκη και τους μεταφορείς, με επιβεβαιώσεις προμηθευτών και ηλεκτρονικά τιμολόγια αντιστοιχισμένα με τις παραγγελίες αγοράς.
Αιτήματα εγκατάστασης φωτοβολταϊκών σε πελάτες ενός προμηθευτή ηλεκτρικής ενέργειας, από την εντολή εργασίας και την επίσκεψη του τεχνικού έως το τιμολόγιο, και υλικά που αγοράζονται με βάση μακροχρόνιες συμφωνίες με προμηθευτές.
Εντολές συντήρησης στόλου, παραγγελίες αγοράς προς συνεργεία και τα τιμολόγιά τους, από το αίτημα έως την πληρωμή, σε εταιρεία logistics ή υπεραστικών λεωφορείων.
Από την προμήθεια στην πληρωμή σε μια Περιφέρεια ή έναν δήμο, με ηλεκτρονικά τιμολόγια EN 16931 που φτάνουν μέσω Peppol και αντιστοιχίζονται με παραγγελίες και παραλαβές πριν από την πληρωμή.
Ενδεικτικό παράδειγμα
Ένας εξαγωγέας τροφίμων με πωλήσεις σε τρεις χώρες
Κατάσταση
Ένας παραγωγός και εξαγωγέας τροφίμων πουλά μέσω ηλεκτρονικού καταστήματος, δύο marketplaces και πωλητών προς αλυσίδες σουπερμάρκετ στην Ελλάδα και σε δύο ακόμη χώρες, από δύο αποθήκες. Οι παραγγελίες πληκτρολογούνται ξανά στο ERP, οι μεταφορείς αναφέρουν προβλήματα παράδοσης με email, και τα τιμολόγια προς πελάτες στην Ελλάδα εκδίδονται πλέον ηλεκτρονικά μέσω παρόχου.
Σύστημα
Παραγγελίες, αποθέματα, αποστολές και τιμολόγια ρέουν ως γεγονότα ανάμεσα στο ηλεκτρονικό κατάστημα, το ERP, το σύστημα αποθήκης και τους μεταφορείς, και κάθε παραγγελία έχει μία χρονογραμμή. Στην Ελλάδα τα τιμολόγια φεύγουν μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης με τα δεδομένα τους στο myDATA, και στις άλλες δύο χώρες στη μορφή και στο δίκτυο που απαιτεί η καθεμία.
Ανθρώπινος έλεγχος
Οι ελλείψεις αποθέματος και οι αποτυχημένες παραδόσεις καταλήγουν σε ένα γραφείο εξαιρέσεων, όπου ένας πράκτορας προτείνει υποκατάστατο είδος ή νέα ημερομηνία παράδοσης. Η εξυπηρέτηση πελατών εγκρίνει κάθε πρόταση, ενώ οι αλλαγές τιμών και τα πιστωτικά τιμολόγια χρειάζονται έγκριση από το λογιστήριο.
Τι θα μετρούσαμε
Μερίδιο παραγγελιών χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση ανά χώρα και κανάλι, εξαιρέσεις ανά λόγο και χρόνος επίλυσης, και ποσοστό απορριφθέντων ηλεκτρονικών τιμολογίων ανά χώρα.
Ελλάδα
Μία διαδικασία, το myDATA και άλλες χώρες
Αρκετοί ελληνικοί όμιλοι τρέχουν τις ίδιες διαδικασίες πωλήσεων και αγορών με διαφορετικά ERP στην Ελλάδα και στις θυγατρικές στη Νοτιοανατολική Ευρώπη. Στην Ελλάδα τα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων εκδίδονται από το 2026 ηλεκτρονικά μέσω παρόχου, με τα δεδομένα τους στο myDATA, και όσα απευθύνονται σε αναθέτουσες αρχές περνούν στο δίκτυο Peppol μετά την επικύρωση από το myDATA. Στο επίπεδο διασύνδεσης που σχεδιάζουμε, η μορφή και το δίκτυο κάθε χώρας βρίσκονται πίσω από τα ίδια γεγονότα: μια νέα υποχρέωση σημαίνει μια νέα σύνδεση, όχι νέα διαδικασία.
Ο Κανονισμός για τα δεδομένα (Data Act) εφαρμόζεται από τις 12 Σεπτεμβρίου 2025 και θέτει κανόνες για την αλλαγή παρόχου υπηρεσιών επεξεργασίας δεδομένων, γι’ αυτό οι συμβάσεις γεγονότων και οι εξαγωγές μένουν φορητές. Οι πράκτορες σχεδιάζονται με βάση τον Κανονισμό για την τεχνητή νοημοσύνη, και οι διασυνδέσεις έχουν καταγεγραμμένη πρόσβαση και τεκμηρίωση για πελάτες που αποδεικνύουν την ασφάλεια της εφοδιαστικής τους αλυσίδας κατά τον ν. 5160/2024.
Όχι. Το ERP, το CRM, το ηλεκτρονικό κατάστημα και το σύστημα αποθήκης κάνουν το καθένα τη δική του δουλειά. Διασυνδέουμε γύρω από αυτά τα συστήματα αναφοράς, συμφωνούμε ποιο σύστημα κατέχει ποια δεδομένα και δίνουμε στη διαδικασία μία χρονογραμμή που τα διατρέχει. Όπου ένα παλιό σύστημα παραγγελιών ή ένα ERP εμποδίζει την αλλαγή, η λύση Εκσυγχρονισμός παλαιών συστημάτων το τοποθετεί πρώτα πίσω από API.
02Αντικαθιστάτε το λογισμικό διασύνδεσης που έχουμε;
Όχι, αν κάνει τη δουλειά του. Αναπτύσσουμε πάνω στην πλατφόρμα διασύνδεσης ή στον διαμεσολαβητή μηνυμάτων που ήδη λειτουργείτε, και προσθέτουμε συμβάσεις, παρακολούθηση και επανεκτέλεση όπου λείπουν. Όπου δεν υπάρχει τίποτα, αναπτύσσουμε λύση εγγενή στο cloud. Περισσότερα στη σελίδα Διασυνδέσεις και API.
03Μπορούν οι πράκτορες να ενεργούν μόνοι τους;
Μόνο μέσα σε όρια που συμφωνείτε ανά τύπο ενέργειας, και μόνο για ενέργειες χαμηλού αντικτύπου που αναιρούνται, όπως η επανεκτέλεση ενός αποτυχημένου μηνύματος. Οι λογιστικές εγγραφές, οι τιμές, τα πιστωτικά όρια και οι δεσμεύσεις απέναντι σε πελάτες χρειάζονται πάντα άνθρωπο. Διαβάστε την ανάλυση Πού χρειάζονται ανθρώπινη έγκριση οι πράκτορες ΤΝ.
04Πώς ταιριάζει η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Στην Ελλάδα τα τιμολόγια μεταξύ επιχειρήσεων εκδίδονται ηλεκτρονικά μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή της εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ, από τις 2 Μαρτίου 2026 για τις οντότητες με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ το 2023 και από την 1η Οκτωβρίου 2026 για όλες τις άλλες, που μπορούν να χρησιμοποιούν παράλληλα τους προηγούμενους τρόπους έκδοσης έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026. Ο παραλήπτης πρέπει να αποδέχεται το ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Οι θυγατρικές σε άλλες χώρες έχουν τις δικές τους ημερομηνίες, και η δέσμη της ΕΕ για τον ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή (ViDA) κάνει τη δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση τον κανόνα για τις ενδοκοινοτικές συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων από την 1η Ιουλίου 2030. Αντιμετωπίζουμε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο ως ένα ακόμη γεγονός της διαδικασίας: εκδίδεται από το ERP, αποστέλλεται μέσω του παρόχου ή του Peppol και φτάνει στο γραφείο εξαιρέσεων όταν απορρίπτεται. Δείτε την ανάλυση Ηλεκτρονική τιμολόγηση και Peppol στην Ελλάδα.
05Πώς αποφεύγετε ένα ακόμη εύθραυστο πλέγμα απευθείας συνδέσεων;
Τα συστήματα δημοσιεύουν και καταναλώνουν τεκμηριωμένα γεγονότα και API μέσα από ένα επίπεδο, όχι μέσω απευθείας συνδέσεων μεταξύ τους. Οι συμβάσεις έχουν εκδόσεις, οι αποδέκτες χειρίζονται τα μηνύματα ταυτοδύναμα, τα αποτυχημένα μηνύματα μπορούν να επανεκτελεστούν και κάθε ροή έχει επώνυμο υπεύθυνο. Ένα νέο κανάλι εγγράφεται σε υπάρχοντα γεγονότα αντί να προσθέτει σύνδεση με κάθε σύστημα.
06Πώς μοιάζει ένα πρώτο εύρος;
Μία διαδικασία και ένας τύπος εξαίρεσης, για παράδειγμα η πορεία από την παραγγελία στην είσπραξη για ένα κανάλι πωλήσεων, με πρώτη εξαίρεση τις ελλείψεις αποθέματος. Αποδεικνύει τα γεγονότα, τη χρονογραμμή και τη ροή έγκρισης πριν προστεθούν άλλα. Περισσότερα στη σελίδα Η προσέγγισή μας.
Συζητήστε τις ροές παραγγελιών και τιμολογίων σας
Επιλέξτε μία διαδικασία και τις χώρες όπου τρέχει. Θα χαρτογραφήσουμε μαζί τα συστήματα, τις διασυνδέσεις και τις εξαιρέσεις και θα προτείνουμε μια πρώτη έκδοση που λειτουργεί σε όλες τις εταιρείες του ομίλου σας.