Faturação eletrónica nos contratos públicos: Portugal, a rede Peppol e a UE

01Onde Portugal está no outono de 2026

Em Portugal, a faturação eletrónica obrigatória começou pelos contratos públicos. Os fornecedores das entidades públicas, os cocontratantes, sejam privados ou públicos, têm de emitir faturas eletrónicas na execução dos contratos públicos (artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos, CCP). As entidades adjudicantes recebem e processam faturas eletrónicas desde 18 de abril de 2019 (18 de abril de 2020 para algumas), e as grandes empresas emitem-nas nos contratos públicos desde 1 de janeiro de 2021.

O passo seguinte é o que abrange mais empresas: as PME, as microempresas e as entidades públicas que atuam como cocontratantes ficam obrigadas a partir de 1 de janeiro de 2027, na redação dada pela Lei do Orçamento do Estado para 2026. A eSPap publica as respostas às dúvidas mais comuns nas suas perguntas frequentes sobre faturação eletrónica (abre um site externo).

O enquadramento está no Decreto-Lei n.º 123/2018 (abre um site externo), de 28 de dezembro: a eSPap coordena a implementação da faturação eletrónica, emite os requisitos técnicos e funcionais e disponibiliza uma solução para receber, processar, transmitir e emitir documentos de faturação nos contratos públicos.

02O que conta como fatura eletrónica

Uma fatura eletrónica é uma fatura estruturada: um ficheiro que o software consegue ler sem interpretação humana, construído sobre o modelo semântico da norma europeia EN 16931. Nos contratos públicos em Portugal, o formato é o CIUS-PT, conforme com a EN 16931. Um PDF enviado por e-mail não é uma fatura eletrónica, e também não o são um documento Word, uma imagem, um ficheiro HTML, uma fatura digitalizada com OCR ou um fax. Uma fatura estruturada pode levar um PDF em anexo para leitura humana; o que conta são os dados estruturados.

Há uma fonte frequente de confusão. Para efeitos fiscais, a Lei do Orçamento do Estado para 2026 aceita as faturas em PDF até 31 de dezembro de 2026 e considera-as faturas eletrónicas. Essa regra não transforma um PDF numa fatura eletrónica nos contratos públicos, onde o que conta continua a ser o formato estruturado.

03Como funciona a rede Peppol

A Peppol é uma rede internacional e um conjunto de especificações para a troca de documentos comerciais, gerida pela OpenPeppol, uma associação sem fins lucrativos sediada em Bruxelas. Segue um modelo de quatro cantos. O ERP do fornecedor (canto um) entrega a fatura ao seu ponto de acesso (canto dois), que a envia ao ponto de acesso do cliente (canto três), que a passa ao sistema do cliente (canto quatro). Antes do envio, o ponto de acesso consulta a lista de endereços da rede, o Service Metadata Locator, que remete para um Service Metadata Publisher, para saber se o destinatário está registado e que documentos pode receber.

Segundo a lista de autoridades Peppol (abre um site externo) da OpenPeppol, a eSPap é a autoridade Peppol para Portugal. A rede liga o ERP do fornecedor às entidades públicas, segundo os requisitos técnicos definidos pela eSPap. A consequência é simples: com um contrato com um fornecedor de ponto de acesso chega-se a todos os participantes da rede, seja qual for o fornecedor que usam. Muitos pacotes de ERP e de contabilidade incluem um serviço de ponto de acesso, e há fornecedores especializados para volumes maiores e para outros tipos de documento, como encomendas e notas de crédito.

• Registo: a empresa fica registada na rede com o seu identificador e os tipos de documento que pode receber. Um registo em falta ou errado é uma razão frequente para as faturas não chegarem.
• Validação: os pontos de acesso verificam as faturas face às regras da Peppol BIS Billing 3.0. Uma fatura que falha é rejeitada antes de chegar ao cliente.
• Estado de entrega: a rede confirma a entrega técnica. As respostas de negócio, como aceite, contestada ou paga, são mensagens separadas e dependem do que ambas as partes suportam.

04Quem está abrangido, e o que vem a seguir

A obrigação abrange os cocontratantes na execução de contratos públicos e, segundo a eSPap, também os contratos excluídos ao abrigo do artigo 5.º-B do CCP. É uma regra dos contratos públicos: não trata da faturação entre empresas. Para um fornecedor que vende ao Estado e a clientes privados, isso significa fluxos diferentes no mesmo ERP, e é aí que uma arquitetura única compensa.

05O quadro europeu

Dois textos europeus enquadram as regras nacionais. A Diretiva 2014/55/UE (abre um site externo) obriga as autoridades adjudicantes a aceitar faturas eletrónicas conformes com a EN 16931, razão pela qual, na maioria dos países, a faturação ao Estado foi a primeira a passar ao formato eletrónico. O pacote IVA na era digital (ViDA), com a Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho (abre um site externo), foi adotado em 11 de março de 2025 e entrou em vigor em 14 de abril de 2025. Desde então, os Estados-Membros podem impor a faturação eletrónica nacional sem pedir previamente uma derrogação à UE. A partir de 1 de julho de 2030, a faturação eletrónica e a comunicação digital de dados passam a ser obrigatórias nas entregas B2B intracomunitárias e, até 1 de janeiro de 2035, os sistemas nacionais de comunicação em tempo real têm de se alinhar com o modelo europeu.

Até lá, cada país avança ao seu ritmo e com a sua arquitetura. Uns usam a Peppol, outros uma plataforma nacional que valida cada fatura, outros uma combinação. Para uma empresa portuguesa que exporta para Espanha e para o resto da UE, isso significa um desenho de integração com várias saídas. A Bélgica, por exemplo, tornou obrigatória a faturação eletrónica B2B nacional a 1 de janeiro de 2026, com a Peppol como regra; o site federal sobre faturação eletrónica (abre um site externo) publica as orientações práticas.

06Ligar o ERP: onde os projetos avançam ou param

Enviar uma primeira fatura pela Peppol pode levar uma tarde. Faturar tudo por essa via sem trabalho manual exige conceção. O esforço está nos dados mestre, na validação, no tratamento das faturas recebidas e no arquivo, não na rede.

• Primeiro os dados mestre. Cada cliente precisa de um identificador, de um número de IVA e de uma morada corretos, e cada artigo de uma unidade de medida e de uma categoria de IVA que correspondam aos códigos que a norma espera. Nos contratos públicos, confirme com cada entidade adjudicante os dados de referência que a fatura deve trazer. Verifique o registo dos clientes na rede antes do primeiro envio e mantenha a verificação ativa, porque as organizações mudam de fornecedor.
• Validar antes de enviar. Aplique no seu próprio processo as mesmas regras de negócio que o ponto de acesso aplica, para que uma fatura rejeitada seja detetada e corrigida no ERP, e não descoberta semanas depois por um cliente que nunca a recebeu.
• Conceber o fluxo de entrada. As faturas estruturadas podem ser associadas automaticamente ao fornecedor, à nota de encomenda e à receção da mercadoria, e encaminhadas para aprovação apenas quando algo não bate certo. É aí que está a maior parte do ganho de eficiência. As faturas que ainda chegam em papel ou em PDF, por exemplo de fornecedores no estrangeiro, podem passar pela captura de documentos e entrar no mesmo fluxo.
• Guardar o original. O ficheiro estruturado enviado ou recebido é a fatura. Arquive-o sem alterações, com a prova de entrega, durante o prazo legal de conservação, e garanta que continua a ser possível encontrá-lo e lê-lo numa auditoria.
• Monitorizar o fluxo. Entregas falhadas, rejeições e faturas à espera de aprovação pertencem a um painel com um responsável, não a uma caixa de correio.

No Odoo, o trabalho é sobretudo de configuração, dados mestre e fluxos de aprovação, depois de confirmar que a versão e a localização usadas suportam o envio pela Peppol no formato exigido. Em ambientes SAP, a escolha costuma ser entre as ferramentas de conformidade da própria SAP para documentos eletrónicos e a integração com um ponto de acesso externo; ambas exigem a mesma atenção aos dados mestre e ao tratamento de erros. Quando vários ERP, uma loja online e um sistema central do grupo faturam, uma camada de integração partilhada mantém formatos, validação e monitorização num só lugar, em vez de em cada sistema. Para grupos com entidades em Portugal e em Espanha, é também aí que convivem as regras dos dois países.

07Um plano prático

1. 01Inventariar todos os fluxos de faturação. Que sistemas emitem e recebem faturas e notas de crédito, para que clientes públicos e privados, em que países e por que canais, incluindo lojas online, faturação de subscrições e fluxos entre empresas do grupo.
2. 02Escolher o modelo de ponto de acesso. O incluído no ERP, um fornecedor especializado ou uma camada de integração partilhada por vários sistemas. Decida em função dos volumes, dos tipos de documento além das faturas e dos países de que precisa.
3. 03Limpar os dados mestre. Identificadores, números de IVA, unidades e categorias de IVA de clientes, fornecedores e artigos.
4. 04Testar com parceiros reais. Troque faturas com os maiores clientes, incluindo uma entidade pública, e com os maiores fornecedores antes da mudança, e verifique como os sistemas deles processam as suas.
5. 05Automatizar o tratamento das faturas recebidas. Associação, aprovação e lançamento, com as exceções encaminhadas para pessoas.
6. 06Arquivar e monitorizar. Guarde os originais estruturados e as provas de entrega, e atribua um responsável às mensagens falhadas.
7. 07Preparar a comunicação de dados. Desenhe desde já os fluxos para que os dados das faturas possam seguir também para as administrações fiscais quando a comunicação digital chegar, nos termos do ViDA e nos países onde a empresa vende.

08O que acompanhar

• A aplicação da obrigação às PME e às microempresas a 1 de janeiro de 2027 e as orientações da eSPap.
• A transposição do ViDA nos Estados-Membros, incluindo os países que estendem a obrigação de 2030 às transações nacionais.
• A entrada em vigor em Espanha e em França, o fim dos períodos de transição alemães em 2027 e 2028 e a comunicação de dados prevista na Bélgica para 2028.
• Novas versões da Peppol BIS Billing 3.0, do CIUS-PT e das regras de validação aplicadas pelo seu ponto de acesso.

As regras de faturação eletrónica estão a mudar em quase todos os países onde trabalhamos. Indique a data em todas as notas internas que escrever sobre elas e confirme as fontes oficiais antes de cada decisão de conceção.