Tài liệu vào, dữ liệu đã kiểm tra ra. Con người quyết định các ngoại lệ.
Hồ sơ đề nghị, hóa đơn, chứng từ và công văn đến ở đủ mọi định dạng. Chúng tôi xây dựng luồng tiếp nhận để phân loại từng tài liệu, trích xuất các trường quan trọng, kiểm tra theo quy tắc nghiệp vụ của quý vị và chỉ chuyển các trường hợp chưa chắc chắn cho con người.
Dành cho tổ chức nhận tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ và định dạng, từ đối tác trong nước và nước ngoài, và cần truy vết được từng giá trị.
Hệ thống tiếp nhận tài liệu từ mọi kênh, rồi phân loại, trích xuất và kiểm tra. Trường hợp có độ tin cậy dưới ngưỡng hoặc không đạt một quy tắc được chuyển cho con người trong hàng chờ xem xét. Dữ liệu đã kiểm tra được chuyển sang hệ thống nghiệp vụ, và các chỉnh sửa của người xem xét được bổ sung vào bộ dữ liệu đánh giá.
Trước và sau
Ngày làm việc thay đổi thế nào
Hiện nay
Khi có hệ thống
Hiện nay
Hiện nay: Gõ lại từ tệp đính kèm
Nhân viên mở từng tệp PDF, bản quét hoặc biểu mẫu điện tử và chép tay tên, số tiền, số tham chiếu vào hệ thống hồ sơ hoặc ERP.
Khi có hệ thống
Khi có hệ thống: Dữ liệu đến đã có cấu trúc
Mỗi trường được trích xuất kèm vị trí trong tài liệu gốc, nên người xem xét thấy giá trị và bằng chứng cạnh nhau.
Hiện nay
Hiện nay: Phát hiện lỗi quá muộn
Thiếu trang hay dữ liệu không khớp chỉ lộ ra vài tuần sau, khi một quyết định bị khiếu nại hoặc một khoản thanh toán bị trả lại.
Khi có hệ thống
Khi có hệ thống: Quy tắc chạy ngay khi tiếp nhận
Hệ thống kiểm tra tính đầy đủ, đối chiếu dữ liệu chủ và quy tắc nghiệp vụ trước khi mở hồ sơ, lúc vẫn còn có thể hỏi lại người gửi.
Hiện nay
Hiện nay: Tài liệu nào cũng tốn công như nhau
Một hóa đơn rõ ràng, đầy đủ mất thời gian xử lý ngang với một hóa đơn lộn xộn, mập mờ.
Khi có hệ thống
Khi có hệ thống: Công sức dành cho ngoại lệ
Tài liệu rõ ràng đi thẳng qua. Con người xử lý hàng chờ gồm các trường hợp chưa chắc chắn hoặc bất thường, kèm lý do của từng trường hợp.
Hiện nay
Hiện nay: Không biết dữ liệu được nhập từ đâu
Khi kiểm toán viên hỏi một giá trị lấy từ đâu, câu trả lời tùy vào người đã nhập.
Khi có hệ thống
Khi có hệ thống: Mọi giá trị đều truy vết được
Với từng trường, hệ thống ghi lại tài liệu gốc, kết quả trích xuất, độ tin cậy, kết quả kiểm tra quy tắc và chỉnh sửa của người xem xét.
Quy trình
Quy trình vận hành ra sao
Bảy bước, một luồng ngoại lệ. Ngưỡng và quy tắc được thống nhất với người phụ trách quy trình và hiệu chỉnh trên chính tài liệu của tổ chức trước khi đưa vào vận hành thực tế.
Quy trình minh họa
7 bước · 1 điểm kiểm soát của con người
Chú giải
Hệ thống
Con người
Điểm kiểm soát của con người
Luồng ngoại lệ
Xử lý tài liệu thông minh: quy trình minh họa có luồng ngoại lệ
Đọc sơ đồ dưới dạng văn bản
Luồng chính đi từ tiếp nhận, qua phân loại, trích xuất và kiểm tra, đến bước chuyển dữ liệu sang hệ thống nghiệp vụ, và kết thúc bằng việc học từ các chỉnh sửa.
Sau bước kiểm tra, tài liệu nào có trường dưới ngưỡng tin cậy hoặc không đạt quy tắc nghiệp vụ sẽ rời luồng chính để vào hàng chờ xem xét, nơi một người xác nhận hoặc sửa các giá trị. Tài liệu đã xem xét quay lại luồng chính ở bước chuyển sang hệ thống nghiệp vụ.
Hàng chờ xem xét là điểm kiểm soát của con người: giá trị chưa chắc chắn không bao giờ vào hệ thống nghiệp vụ mà không qua con người.
01
Bước 1: Tiếp nhận từ mọi kênhHệ thống
Bản quét, tệp đính kèm email, tệp tải lên cổng thông tin và biểu mẫu điện tử đi vào một hàng chờ tiếp nhận duy nhất, kèm mã hồ sơ, thông tin về kênh và mã kiểm tra (checksum). Hóa đơn điện tử nhận được dưới dạng dữ liệu có cấu trúc, như hóa đơn Peppol UBL từ nhà cung cấp châu Âu, bỏ qua bước trích xuất và đi thẳng sang bước kiểm tra.
02
Bước 2: Tách và phân loạiHệ thống
Bộ hồ sơ gồm nhiều tài liệu được tách thành từng phần. Mỗi phần được phân loại theo loại tài liệu và ngôn ngữ, từ đó xác định lược đồ trích xuất và bộ quy tắc áp dụng.
03
Bước 3: Trích xuất các trườngHệ thống
OCR có nhận biết bố cục đọc trang tài liệu; một mô hình ngôn ngữ trích xuất các trường đã thống nhất vào một lược đồ chặt chẽ. Mỗi trường có điểm tin cậy và vị trí trong tài liệu gốc.
04
Bước 4: Kiểm tra theo quy tắcHệ thống
Giá trị được đối chiếu với dữ liệu chủ (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mã số thuế và tài khoản ngân hàng), quy tắc liên trường và kiểm tra trùng lặp. Trường có độ tin cậy trên ngưỡng đã thống nhất và đạt mọi quy tắc sẽ đi thẳng qua.
05
Bước 5: Hàng chờ xem xétCon người
Người xem xét thấy tài liệu và các giá trị trích xuất cạnh nhau, trong đó quy tắc không đạt hoặc trường có độ tin cậy thấp được đánh dấu, rồi xác nhận hoặc sửa.
Luồng ngoại lệ: Dưới ngưỡng hoặc không đạt quy tắc· Quay lại bước 6
Điểm kiểm soát của con người
Giá trị chưa chắc chắn không bao giờ vào hệ thống nghiệp vụ mà không qua con người. Người xem xét cũng có thể từ chối tài liệu và yêu cầu người gửi nộp lại.
06
Bước 6: Chuyển sang hệ thống nghiệp vụHệ thống
Dữ liệu đã kiểm tra mở hoặc cập nhật hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ, CRM hoặc ERP qua API của hệ thống đó, kèm tài liệu gốc và phân loại thời hạn lưu trữ.
07
Bước 7: Học từ các chỉnh sửaHệ thống
Chỉnh sửa của người xem xét được lưu thành ví dụ có gán nhãn. Các ví dụ này bổ sung vào bộ dữ liệu đánh giá, và ngưỡng hoặc câu lệnh (prompt) chỉ thay đổi khi phiên bản mới vượt qua bộ đánh giá đó.
Thành phần
Những gì chúng tôi sẽ xây dựng
01
Tiếp nhận và kết nối kênh
Kết nối hộp thư, máy quét, cổng thông tin và biểu mẫu điện tử, đưa mọi tài liệu vào một hàng chờ kèm thông tin mô tả và mã hồ sơ.
OCR nhận biết bố cục cùng trích xuất bằng mô hình theo lược đồ có phiên bản cho từng loại tài liệu, có độ tin cậy cho từng trường và tọa độ trong tài liệu gốc.
Bộ dữ liệu kiểm định có gán nhãn, điểm kiểm soát trước mỗi lần phát hành và bảng theo dõi tỷ lệ xử lý thẳng, lý do ngoại lệ và độ chính xác theo trường.
Danh mục dữ liệu chủ (khách hàng, nhà cung cấp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng)
Hệ thống quản lý danh tính cho vai trò người xem xét
Kiểm soát
Cơ chế kiểm soát được thiết kế sẵn
Giới hạn truy cập
Người xem xét chỉ thấy loại tài liệu và hồ sơ mà vai trò của họ cho phép. Dịch vụ trích xuất không có quyền truy cập thường trực vào hệ thống nghiệp vụ; bước chuyển dữ liệu dùng một tài khoản dịch vụ có phạm vi giới hạn cho từng tích hợp.
Con người xem xét
Ngưỡng tin cậy và quy tắc không đạt sẽ chuyển hồ sơ cho con người. Ngưỡng được đặt theo từng trường, không theo cả tài liệu, và chỉ được hạ khi bộ đánh giá cho thấy việc đó an toàn. Quyết định về hồ sơ đề nghị vẫn thuộc về cán bộ xử lý.
Khả năng truy vết
Với từng trường, chúng tôi ghi lại vị trí trong tài liệu gốc, giá trị trích xuất, độ tin cậy, kết quả kiểm tra quy tắc, phiên bản mô hình và câu lệnh, cùng mọi chỉnh sửa của người xem xét kèm mã lý do.
Bảo vệ dữ liệu
Dữ liệu cá nhân được giảm thiểu ngay khi tiếp nhận, thông tin có thể được che khi tài liệu cần chuyển cho bên khác, và việc lưu trữ, xóa tuân theo lịch lưu trữ hồ sơ. Với dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam, thiết kế lấy Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 làm căn cứ. Việc xử lý diễn ra trong khu vực đã thống nhất.
Minh bạch về AI
Phiên bản mô hình và câu lệnh được lập hồ sơ cùng kết quả đánh giá. Khi kết quả ảnh hưởng đến người khác, việc sử dụng AI được ghi vào danh mục hệ thống AI của tổ chức và được giải thích trong thông báo gửi người nộp hồ sơ.
Chỉ số
Những gì chúng tôi sẽ đo lường
Chúng tôi thống nhất các chỉ số này với quý vị trong giai đoạn khảo sát và ghi nhận số liệu cơ sở từ quy trình hiện tại trước.
Những gì chúng tôi sẽ đo lường
Chỉ số
Vì sao điều này quan trọng
Cách chúng tôi sẽ đo lường
01Tỷ lệ xử lý thẳng
Vì sao điều này quan trọngCho thấy bao nhiêu công việc thường lệ không còn cần con người, theo từng loại tài liệu.
Cách chúng tôi sẽ đo lườngTỷ lệ tài liệu đạt mọi ngưỡng và quy tắc mà không cần xem xét, lấy từ nhật ký quy trình.
02Tỷ lệ ngoại lệ và lý do
Vì sao điều này quan trọngCho biết ngoại lệ đến từ bản quét kém, dữ liệu thiếu hay quy tắc cần sửa.
Cách chúng tôi sẽ đo lườngKhối lượng hàng chờ xem xét theo mã lý do, theo kênh và loại tài liệu.
03Độ chính xác theo trường
Vì sao điều này quan trọngChỉ số chất lượng quan trọng cho các quyết định và khoản thanh toán ở các bước sau.
Cách chúng tôi sẽ đo lườngĐộ chính xác (precision) và độ phủ (recall) cho từng trường trên một bộ dữ liệu kiểm định có gán nhãn đã thống nhất, chạy lại ở mỗi lần phát hành.
04Thời gian xử lý
Vì sao điều này quan trọngCho thấy công sức tiết kiệm được và phần công sức chuyển sang khâu xem xét.
Cách chúng tôi sẽ đo lườngThời gian từ lúc nhận đến lúc chuyển sang hệ thống nghiệp vụ, và thời gian xem xét thực tế cho mỗi ngoại lệ, lấy từ mốc thời gian của hàng chờ.
Chưa đặt mục tiêu khi chưa có số liệu cơ sở.
Triển khai
Chúng tôi sẽ triển khai ra sao
Giai đoạn 01
Khảo sát và số liệu cơ sở
Hai hoặc ba loại tài liệu, một kênh, khối lượng và kiểu lỗi hiện tại. Chúng tôi gán nhãn một bộ dữ liệu kiểm định từ tài liệu thật đã ẩn danh.
Tiêu chí hoàn thành
Đã thống nhất trường, quy tắc và tiêu chí chất lượng
Đã đo số liệu cơ sở
Đã bắt đầu đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
Giai đoạn 02
Thí điểm chạy song song
Hệ thống trích xuất và kiểm tra song song với quy trình hiện tại; nhân viên vẫn làm như cũ và so sánh kết quả.
Tiêu chí hoàn thành
Độ chính xác theo trường đạt tiêu chí đã thống nhất
Đã đặt ngưỡng cho từng trường
Người xem xét đã được hướng dẫn dùng màn hình xem xét
Giai đoạn 03
Vận hành thực tế có kiểm soát
Bật xử lý thẳng cho các loại tài liệu đã thí điểm, kèm kiểm tra mẫu các hồ sơ được tự động chấp nhận.
Tiêu chí hoàn thành
Kiểm tra mẫu không phát hiện lỗi không chấp nhận được
Đã bàn giao sổ tay vận hành và giám sát
Đã thử nghiệm khôi phục phiên bản trước
Giai đoạn 04
Mở rộng
Thêm loại tài liệu, kênh và ngôn ngữ, mỗi loại đều qua cùng điểm đánh giá trước khi đưa vào sử dụng.
Hồ sơ thủ tục hành chính như đề nghị cấp phép, hỗ trợ hoặc trợ cấp cùng giấy tờ kèm theo, với thông tin cá nhân được che khi tài liệu cần chuyển cho bên khác.
Phiếu giao hàng, chứng nhận chất lượng và chứng từ xuất nhập khẩu, đối chiếu với đơn mua hàng.
Ví dụ minh họa
Hóa đơn nhà cung cấp tại một nhà phân phối
Tình huống
Một nhà phân phối linh kiện điện tử mua hàng từ nhà cung cấp trong nước và châu Âu có thể nhận hóa đơn điện tử trong nước, hóa đơn PDF từ nước ngoài và phiếu giao hàng bản quét vào nhiều hộp thư khác nhau của bộ phận kế toán.
Hệ thống
Một luồng tiếp nhận duy nhất sẽ chuyển hóa đơn có cấu trúc thẳng sang bước kiểm tra và trích xuất các tài liệu còn lại. Giá trị được đối chiếu với đơn mua hàng, phiếu nhập kho và dữ liệu nhà cung cấp trong ERP.
Kiểm soát của con người
Hóa đơn có trường độ tin cậy thấp, thông tin tài khoản ngân hàng lạ hoặc giá không khớp sẽ chờ bộ phận kế toán xem xét. Khoản thanh toán chỉ được duyệt trong ERP.
Những gì chúng tôi sẽ đo lường
Tỷ lệ xử lý thẳng theo nhà cung cấp và kênh, lý do ngoại lệ, và độ chính xác theo trường trên một bộ dữ liệu kiểm định có gán nhãn.
Việt Nam
Cùng là hóa đơn, nhiều định dạng
Một doanh nghiệp tại Việt Nam làm việc với châu Âu thường nhận cùng một loại tài liệu ở nhiều dạng: hóa đơn điện tử trong nước theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, thay thế Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài dưới dạng PDF hoặc định dạng có cấu trúc như Peppol UBL, và bản quét bằng tiếng Anh. Chúng tôi thiết kế một lớp tiếp nhận và trích xuất với lược đồ và bộ quy tắc cho từng nguồn, để mọi tài liệu đi theo cùng một luồng có kiểm soát.
Tại châu Âu, các quy định về hóa đơn điện tử đang hội tụ về định dạng có cấu trúc theo gói VAT trong Thời đại số (ViDA) của EU, nên hóa đơn có cấu trúc bỏ qua hoàn toàn bước trích xuất. Khi tài liệu chứa dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam, chúng tôi thiết kế với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 làm căn cứ; khi dữ liệu trích xuất phục vụ quyết định về con người tại EU, với GDPR và Đạo luật AI của EU (EU AI Act): xử lý có hồ sơ, con người xem xét và nhật ký mà kiểm toán viên có thể theo dõi.
Điều đó phụ thuộc vào tài liệu của tổ chức, nên chúng tôi đo lường thay vì hứa hẹn. Chúng tôi gán nhãn một bộ dữ liệu kiểm định từ chính tài liệu đã ẩn danh của tổ chức và báo cáo độ chính xác (precision) và độ phủ (recall) cho từng trường. Mô hình trích xuất có lúc sai, vì vậy trường chưa chắc chắn được chuyển cho con người thay vì đi thẳng vào hệ thống nghiệp vụ.
02Hệ thống có đọc được chữ viết tay, bản quét kém và tài liệu nhiều ngôn ngữ không?
Biểu mẫu viết tay và bản quét kém vẫn đọc được, nhưng với độ tin cậy thấp hơn, nên nhiều tài liệu loại này sẽ vào hàng chờ xem xét. Tài liệu tiếng Việt, tiếng Anh hay ngôn ngữ khác được phân loại theo ngôn ngữ trước, để mỗi tài liệu dùng đúng lược đồ và quy tắc.
03Tổ chức chúng tôi đã có OCR hoặc phần mềm số hóa tài liệu. Có phải thay không?
Không nhất thiết. Nếu lớp số hóa hiện tại đáp ứng tốt, chúng tôi xây dựng phần kiểm tra, xem xét và chuyển dữ liệu xung quanh nó, và chỉ bổ sung trích xuất bằng mô hình cho những loại tài liệu mà cách này thực sự mang lại giá trị.
04Hệ thống có ra quyết định về hồ sơ đề nghị hay yêu cầu bồi thường không?
Không. Hệ thống chuẩn bị và kiểm tra dữ liệu. Quyết định có hệ quả pháp lý hoặc tài chính vẫn thuộc về cán bộ xử lý, theo chính sách của tổ chức; khi dữ liệu thuộc phạm vi GDPR, Điều 22 GDPR cũng đặt ra yêu cầu này.
05Tài liệu được xử lý và lưu trữ ở đâu?
Tại khu vực đám mây hoặc trung tâm dữ liệu mà quý vị chọn. Chúng tôi lập hồ sơ cho từng bước xử lý, kể cả mọi dịch vụ mô hình bên ngoài, để người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân đánh giá trước khi đưa vào vận hành. Nếu dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam được chuyển ra nước ngoài, Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu, trừ các trường hợp được miễn, gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong vòng 60 ngày kể từ ngày đầu tiên chuyển dữ liệu.
06Phạm vi đầu tiên hợp lý là gì?
Một loại tài liệu khối lượng lớn với quy tắc rõ ràng, như hóa đơn nhà cung cấp hoặc một mẫu hồ sơ đề nghị. Phạm vi này chứng minh quy trình, màn hình xem xét và cách đo lường trước khi bổ sung loại khác. Xem thêm tại trang Cách chúng tôi làm việc.
Trao đổi về luồng tài liệu của quý vị
Vui lòng chuẩn bị hai hoặc ba loại tài liệu và các hệ thống mà chúng được đưa vào. Chúng tôi sẽ cho thấy phiên bản đầu tiên có thể trông thế nào với các nguồn và ngôn ngữ của tổ chức.