Aus Schriftstücken werden geprüfte Daten. Über Ausnahmen entscheiden Menschen.
Ein Antrag als Scan, eine Rechnung als PDF, ein Schreiben auf Französisch, das nächste auf Deutsch oder Englisch: In Luxemburg ist das Alltag. Wir bauen einen Posteingang, der jedes Dokument erkennt, die benötigten Angaben herausliest, sie mit Ihren Regeln abgleicht und einer Person nur das vorlegt, was unsicher bleibt.
Für Organisationen in Luxemburg, deren Post auf Französisch, Deutsch und Englisch und aus mehreren Ländern eingeht und bei denen jeder Wert nachvollziehbar sein muss.
Dokumente aus allen Kanälen werden erfasst, nach Typ erkannt, ausgelesen und kontrolliert. Bleibt ein Feld unter der vereinbarten Sicherheit oder fällt eine Regel durch, geht das Dokument zu einer Person auf die Prüfliste. Bestätigte Daten wandern in die Fachsoftware, und was Mitarbeitende korrigieren, ergänzt den Testbestand.
Vorher und nachher
Was sich im Arbeitsalltag ändert
Heute
Mit dem System
Heute
Heute: Abschreiben aus Anhängen
Für jede PDF-Datei, jeden Scan und jedes Onlineformular überträgt jemand Namen, Beträge und Aktenzeichen von Hand in die Fachsoftware oder das ERP.
Mit dem System
Mit dem System: Daten kommen strukturiert an
Zu jedem ausgelesenen Feld wird die Fundstelle im Original gespeichert. Wer prüft, sieht Wert und Beleg nebeneinander.
Heute
Heute: Fehler fallen spät auf
Dass eine Seite fehlt oder Angaben nicht zusammenpassen, merkt oft erst Wochen später jemand, etwa bei einem Widerspruch oder einer geplatzten Überweisung.
Mit dem System
Mit dem System: Prüfung schon beim Eingang
Vollständigkeit, Abgleich mit Stammdaten und fachliche Regeln laufen, bevor ein Dossier angelegt wird, also solange man beim Absender noch nachfragen kann.
Heute
Heute: Gleicher Aufwand für jedes Dokument
Eine saubere, vollständige Rechnung kostet so viel Zeit wie eine unleserliche mit offenen Fragen.
Mit dem System
Mit dem System: Zeit für die Sonderfälle
Einwandfreie Dokumente laufen ohne Halt durch. Die Mitarbeitenden bearbeiten eine Liste der unklaren und ungewöhnlichen Fälle, jeweils mit dem Grund, warum der Fall dort steht.
Heute
Heute: Herkunft der Daten unklar
Fragt die Revision nach der Quelle eines Betrags, kennt die Antwort nur, wer ihn damals erfasst hat.
Mit dem System
Mit dem System: Jeder Wert ist belegbar
Pro Feld werden Quelldokument, Auslesung, Vertrauenswert, Regelergebnisse und Änderungen der Prüfenden protokolliert.
Workflow
So läuft der Ablauf
Sieben Schritte, ein Ausnahmeweg. Die Fachverantwortlichen legen Schwellen und Regeln mit uns fest, eingestellt werden sie an Ihren echten Dokumenten, lange vor dem Produktivstart.
Beispielhafter Ablauf
7 Schritte · 1 menschliche Prüfung
Legende
System
Person
Menschliche Prüfung
Ausnahmepfad
Dokumentenverarbeitung: Beispielablauf mit Ausnahmepfad
Diagramm als Text lesen
Der Hauptpfad führt vom Eingang über Einordnen, Auslesen und Prüfen zur Übergabe an die Fachsoftware und endet mit dem Lernen aus Korrekturen.
Scheitert ein Dokument an einer Regel oder bleibt ein Feld zu unsicher, zweigt es nach der Regelprüfung auf die Prüfliste ab. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bestätigt oder ändert die Angaben, anschließend geht es an der Übergabe wieder in den regulären Weg.
Die Prüfliste ist der menschliche Kontrollpunkt: Kein unsicherer Wert gelangt ohne Bestätigung durch eine Person in die Fachsoftware.
01
Schritt 1: Eingang aus allen KanälenSystem
Ob Papier aus der Poststelle, Mail, Portal-Upload oder Onlineformular: Alles läuft in eine einzige Warteschlange und bekommt dort Aktenzeichen, Herkunftskanal und Prüfsumme. Kommt eine Rechnung bereits strukturiert über Peppol (UBL), entfällt das Auslesen; sie springt sofort zur Regelprüfung.
02
Schritt 2: Trennen und einordnenSystem
Sammelsendungen werden in einzelne Dokumente zerlegt. Jedes Dokument wird nach Typ und Sprache erkannt; davon hängen das Ausleseschema und die geltenden Regeln ab.
03
Schritt 3: Felder auslesenSystem
Zuerst erfasst eine Texterkennung (OCR) Text und Seitenaufbau. Anschließend füllt ein Sprachmodell die abgestimmten Felder in ein streng definiertes Schema. Jedes Feld trägt seinen Vertrauenswert und verweist auf die Stelle im Original, an der es gefunden wurde.
04
Schritt 4: Gegen Regeln prüfenSystem
Abgleich mit den Stammdaten (Kunden, Lieferanten, MwSt.-Identifikationsnummer, IBAN), Plausibilitätsregeln über mehrere Felder und Suche nach Doppeleingängen. Ist ein Feld sicher genug und hält jede Regel, geht es ohne Zwischenstopp weiter.
05
Schritt 5: PrüflistePerson
Links das Original, rechts die Angaben: Hervorgehoben ist, welches Feld unsicher ist oder welche Regel nicht erfüllt wurde. Wer prüft, übernimmt den Wert oder trägt den richtigen ein.
Ausnahmepfad: Unter Schwelle oder Regel verletzt· Zurück zu Schritt 6
Menschliche Prüfung
Unsichere Angaben gelangen nur mit menschlicher Bestätigung in die Fachsoftware. Wer prüft, darf ein Dokument außerdem ablehnen und Ersatz beim Einsender anfordern.
06
Schritt 6: Übergabe an die FachsoftwareSystem
Über die Schnittstelle des Zielsystems legen die geprüften Daten ein Dossier im Fallmanagement, im CRM oder im ERP an oder ergänzen es; das Originaldokument hängt an, die Aufbewahrungsklasse ist gesetzt.
07
Schritt 7: Aus Korrekturen lernenSystem
Korrigierte Werte werden als Beispiele mit Sollwert abgelegt und vergrößern den Testbestand. Eine Änderung an Schwellen oder Prompts geht erst live, wenn sie an diesem Bestand nicht schlechter abschneidet.
Komponenten
Was wir bauen würden
01
Eingangskonnektoren
Verbindungen zu Postfach, Scanner, Portal und Onlineformular; jedes Dokument kommt mit Metadaten und Aktenzeichen in derselben Warteschlange an.
Layoutbewusste OCR und modellgestützte Auslesung in versionierte Schemata je Dokumenttyp, mit Vertrauenswert und Koordinaten der Fundstelle für jedes Feld.
Eine Arbeitsliste für Sonderfälle, eine geteilte Ansicht von Original und Angaben, schnelle Korrektur über die Tastatur, Begründungscodes und auf Wunsch eine Zweitfreigabe.
Ein gekennzeichneter Testdatensatz, Freigabekriterien je Version und Dashboards für Durchlaufquote, Ausnahmegründe und Abweichungen der Feldgenauigkeit.
Welche Dossiers und Dokumentarten jemand öffnen darf, regelt seine Rolle. Die Ausleseschicht selbst kommt nicht dauerhaft an die Fachsoftware heran; geschrieben wird nur über ein eigenes Dienstkonto je Schnittstelle, das genau die nötigen Rechte hat.
Menschliche Prüfung
Eine Person bekommt jeden Fall, bei dem ein Feld zu unsicher ist oder eine Regel anschlägt. Die Schwelle wird für jedes einzelne Feld gesetzt und erst dann gelockert, wenn die Testergebnisse das tragen. Die Entscheidung über einen Antrag liegt unverändert bei der Sachbearbeitung.
Nachvollziehbarkeit
Für jedes Feld protokollieren wir Fundstelle, ausgelesenen Wert, Vertrauenswert, Regelergebnisse, Modell- und Promptversion sowie jede Änderung durch Prüfende mit Begründungscode.
Datenschutz
Personenbezogene Daten werden schon beim Eingang auf das Nötige beschränkt, für Auskunftsersuchen lassen sich Passagen schwärzen, und Aufbewahrung wie Löschung folgen Ihrem Aufbewahrungsplan. Verarbeitet wird in der vereinbarten Region.
KI-Transparenz
Modell- und Promptversionen sind mit ihren Testergebnissen dokumentiert. Wirken sich Ergebnisse auf Personen aus, steht der KI-Einsatz in Ihrem KI-Register und wird in den Informationen für Antragstellende erläutert.
Kennzahlen
Woran wir den Erfolg messen würden
Die Kennzahlen legen wir in der Analysephase gemeinsam fest und erfassen zuerst eine Ausgangsbasis aus Ihrem heutigen Prozess.
Woran wir den Erfolg messen würden
Kennzahl
Warum sie zählt
Wie wir sie messen würden
01Durchlaufquote ohne Eingriff
Warum sie zähltMacht pro Dokumentart sichtbar, welcher Anteil der Routine ohne Handarbeit läuft.
Wie wir sie messen würdenWie viele Dokumente laut Protokoll jede Schwelle und Regel ohne menschliche Prüfung passieren.
02Ausnahmequote und Gründe
Warum sie zähltZeigt, ob Sonderfälle auf unscharfe Scans, Lücken im Dokument oder überholte Regeln zurückgehen.
Wie wir sie messen würdenUmfang der Prüfliste nach Begründungscode, je Kanal und Dokumenttyp.
03Genauigkeit pro Feld
Warum sie zähltEntscheidend dafür, ob spätere Bescheide und Überweisungen auf richtigen Daten beruhen.
Wie wir sie messen würdenPrecision und Recall pro Feld auf einem vereinbarten, gekennzeichneten Testdatensatz, bei jeder neuen Version erneut gemessen.
04Bearbeitungszeit
Warum sie zähltHält fest, wie viel Arbeit wegfällt und wie viel sich in die Prüfliste verlagert.
Wie wir sie messen würdenDauer zwischen Eingang und Übergabe sowie tatsächliche Bearbeitungsminuten pro Sonderfall, abgeleitet aus den Zeitstempeln.
Ziele werden erst nach einer Ausgangsmessung festgelegt.
Einführung
So würden wir einführen
Phase 01
Analyse und Ausgangsbasis
Wir beschränken uns auf zwei oder drei Dokumentarten und einen Kanal, erfassen Mengen und häufige Fehlerbilder und bauen aus anonymisierten Originalen einen Testbestand, auf Wunsch in jeder Sprache, in der Ihre Post eintrifft.
Abschlusskriterien
Felder, Regeln und Qualitätskriterien vereinbart
Ausgangsbasis gemessen
Datenschutz-Folgenabschätzung begonnen
Phase 02
Pilot im Schattenbetrieb
Das System liest aus und prüft parallel zum heutigen Prozess; die Mitarbeitenden arbeiten wie bisher und vergleichen.
Abschlusskriterien
Feldgenauigkeit erfüllt die vereinbarten Kriterien
Schwellen pro Feld festgelegt
Prüfende am Prüfarbeitsplatz geschult
Phase 03
Kontrollierter Betrieb
Für die pilotierten Dokumenttypen läuft die Verarbeitung ohne Eingriff, automatisch freigegebene Fälle werden stichprobenartig kontrolliert.
Abschlusskriterien
Stichproben zeigen keine unvertretbaren Fehler
Betriebshandbuch und Monitoring übergeben
Rückfallweg getestet
Phase 04
Ausbau
Weitere Dokumenttypen, Kanäle und Sprachen, jeweils erst nach bestandener Prüfung am selben Testmaßstab.
Anträge von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit Anlagen auf Französisch, Deutsch oder Englisch, ob über MyGuichet.lu oder auf Papier eingereicht, für eine Verwaltung oder eine Gemeinde.
KYC-Unterlagen bei Banken, Investorendokumente bei Fondsverwaltern und Schadenunterlagen bei Versicherern, mit Vier-Augen-Prüfung ab einem festgelegten Betrag.
Ärztliche Überweisungen, Abrechnungsformulare und Zertifikate von Lieferanten in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, mit strengem Zugriff nach Rolle.
Lieferscheine, Konformitätserklärungen und Zollpapiere für Lieferungen in die Nachbarländer der Großregion, abgeglichen mit den Bestellungen.
Beispiel zur Veranschaulichung
Investorenunterlagen bei einer Fondsadministration
Ausgangslage
Eine Fondsadministration in Luxemburg erhält Zeichnungsscheine, Ausweiskopien und Nachweise von Investoren als PDF, Scan oder E-Mail-Anhang, auf Französisch, Deutsch und Englisch, in mehreren Postfächern.
System
Ein gemeinsamer Eingang trennt die Sendungen, erkennt Dokumenttyp und Sprache und liest die vereinbarten Felder aus. Die Werte werden mit den Investorenstammdaten und den Vorgaben der jeweiligen Fondsdokumentation abgeglichen.
Menschliche Kontrolle
Unterlagen mit unsicheren Feldern, abweichenden Namen oder fehlenden Nachweisen warten in einer Prüfliste beim Onboarding-Team; über die Annahme eines Investors entscheidet die Compliance-Abteilung.
Was wir messen würden
Durchlaufquote je Dokumenttyp und Kanal, Ausnahmegründe und Feldgenauigkeit auf einem gekennzeichneten Testdatensatz.
Luxemburg
Eine Rechnung, drei Sprachen, vier Länder
Ein Unternehmen in Luxemburg erhält denselben Dokumenttyp oft aus Luxemburg, Deutschland, Frankreich und Belgien, in unterschiedlicher Sprache, Gestaltung und Form. Wir entwerfen eine gemeinsame Eingangs- und Ausleseschicht mit Schemata und Regeln je Land, damit ein französisches Formular, ein deutscher Lieferschein und eine Luxemburger Rechnung denselben kontrollierten Weg nehmen.
Wer an öffentliche Auftraggeber in Luxemburg liefert, schickt Rechnungen seit dem 18. März 2023 strukturiert und nur über Peppol oder MyGuichet.lu, die XRechnung eingeschlossen. Solche Rechnungen brauchen keine Auslesung mehr. Fließen ausgelesene Daten in Entscheidungen über Personen ein, planen wir mit Blick auf DSGVO und KI-Verordnung: dokumentierte Verarbeitung, Prüfung durch Menschen und Protokolle, denen Ihre Revision folgen kann.
01Wie zuverlässig liest das System die Felder aus?
Eine Zusage ohne Ihre Dokumente wäre unseriös, also messen wir. Grundlage ist ein Satz anonymisierter Originale aus Ihrem Haus, für den wir Precision und Recall Feld für Feld ausweisen. Fehler bleiben möglich, auch bei guten Modellen. Genau dafür gibt es die Prüfliste: Ein unsicheres Feld wartet auf eine Person, statt in die Fachsoftware durchzurutschen.
02Kommt es mit Handschrift, schlechten Scans und mehreren Sprachen zurecht?
Handschriftliche Formulare und schwache Scans lassen sich lesen, allerdings mit geringerem Vertrauenswert, sodass mehr davon in der Prüfliste landen. Dokumente auf Französisch, Deutsch und Englisch werden zuerst nach Sprache erkannt und erhalten dann das passende Schema und die passenden Regeln. Ob bei Ihnen auch Schreiben auf Luxemburgisch eingehen und wie gut sie erkannt werden, prüfen wir an Ihren Beispielen, bevor wir etwas zusagen.
03Wir haben bereits OCR oder eine Erfassungslösung. Muss sie ersetzt werden?
Nicht unbedingt. Leistet Ihre heutige Erfassung gute Arbeit, setzen wir Regelprüfung, Prüfliste und Übergabe daran an. Modellgestütztes Auslesen kommt nur für Dokumentarten hinzu, bei denen es einen messbaren Nutzen hat.
04Entscheidet das System über Anträge oder Schadenfälle?
Nein, seine Aufgabe endet bei aufbereiteten, geprüften Daten. Was rechtliche oder finanzielle Folgen hat, entscheiden Mitarbeitende Ihrer Sachbearbeitung, so wie es Art. 22 DSGVO und Ihre Hausregeln verlangen.
05Wo werden die Dokumente verarbeitet und gespeichert?
In der Cloud-Region oder dem Rechenzentrum Ihrer Wahl, auf Wunsch mit Daten in der EU. Jeden Verarbeitungsschritt, auch einen externen Modelldienst, dokumentieren wir so, dass die Datenschutzbeauftragten Ihres Hauses ihn vor dem Start bewerten können.
06Womit fängt man sinnvollerweise an?
Mit einem Dokumenttyp, der in großer Zahl eingeht und klaren Regeln folgt, zum Beispiel Lieferantenrechnungen oder ein einzelnes Antragsformular. Daran bewähren sich Ablauf, Prüfansicht und Messung, bevor weitere Typen dazukommen. Mehr dazu in unserer Arbeitsweise.
Ihre Dokumentenflüsse besprechen
Nennen Sie uns zwei oder drei Dokumentarten und die Zielsysteme. Wir skizzieren, wie eine erste Version für Ihre Sprachen und Länder konkret aussähe.