Μπαίνει έγγραφο, βγαίνουν ελεγμένα δεδομένα. Τις εξαιρέσεις τις κρίνει άνθρωπος.
Αιτήσεις προς έναν Δήμο, φάκελοι KYC σε μια ΚΕΠΕΥ, τιμολόγια προμηθευτών, απαιτήσεις και επιστολές: φτάνουν σε κάθε μορφή, με ελληνικό ή αγγλικό κείμενο, συχνά και τα δύο στον ίδιο φάκελο. Χτίζουμε ροές παραλαβής που αναγνωρίζουν το είδος κάθε εγγράφου, βγάζουν τα πεδία που μετρούν, τα περνούν από τους κανόνες σας και στέλνουν σε άνθρωπο μόνο ό,τι μένει αβέβαιο. Από πίσω δουλεύει τεχνητή νοημοσύνη· την ευθύνη για τις εξαιρέσεις την κρατά το προσωπικό σας.
Για ΚΕΠΕΥ, εταιρείες εταιρικών υπηρεσιών και δημόσιους φορείς στην Κύπρο που δέχονται έγγραφα σε πολλές γλώσσες, μορφές και από πολλές χώρες, και θέλουν να ξέρουν από πού βγήκε κάθε τιμή.
Τα έγγραφα φτάνουν από διάφορα κανάλια σε ένα σημείο, όπου το σύστημα τα ταξινομεί, βγάζει τα πεδία τους και τα ελέγχει. Αν ένα πεδίο έχει χαμηλή βεβαιότητα ή ένας κανόνας δεν περνά, το έγγραφο περιμένει σε ουρά ελέγχου για άνθρωπο. Ό,τι ελεγχθεί πηγαίνει στο επιχειρησιακό σύστημα, και οι διορθώσεις των ελεγκτών γίνονται νέο υλικό για το σύνολο αξιολόγησης.
Πριν και μετά
Πώς αλλάζει η μέρα στο γραφείο
Σήμερα
Με το σύστημα
Σήμερα
Σήμερα: Αντιγραφή από τα συνημμένα
Κάποιος ανοίγει ένα ένα τα PDF, τις σαρώσεις και τα ηλεκτρονικά έντυπα και ξαναγράφει ονόματα, ποσά και αριθμούς αναφοράς στο σύστημα υποθέσεων ή στο ERP.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Δομημένα δεδομένα από την πρώτη στιγμή
Κάθε πεδίο εξάγεται μαζί με τη θέση του στο πρωτότυπο, ώστε ο ελεγκτής να έχει την τιμή και το τεκμήριο το ένα δίπλα στο άλλο.
Σήμερα
Σήμερα: Λάθη που φαίνονται αργά
Μια σελίδα που λείπει ή ένα ποσό που δεν συμφωνεί βγαίνει στην επιφάνεια μετά από εβδομάδες, όταν αμφισβητηθεί μια απόφαση ή επιστραφεί μια πληρωμή.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Κανόνες κατά την παραλαβή
Πληρότητα, αντιστοίχιση με τα βασικά δεδομένα και επιχειρησιακοί κανόνες ελέγχονται πριν ανοίξει φάκελος, όσο ο αποστολέας είναι ακόμη διαθέσιμος για ερωτήσεις.
Σήμερα
Σήμερα: Ίδιος χρόνος για εύκολα και δύσκολα
Ένα καθαρό, πλήρες τιμολόγιο απαιτεί τον ίδιο κόπο με ένα θολό και ασαφές.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Η προσοχή πάει στις εξαιρέσεις
Τα καθαρά έγγραφα περνούν χωρίς στάση. Το προσωπικό δουλεύει μια ουρά με τα αβέβαια και τα ασυνήθιστα, και για καθένα βλέπει γιατί βρίσκεται εκεί.
Σήμερα
Σήμερα: Κανένα ίχνος για την προέλευση
Όταν ο ελεγκτής ρωτήσει από πού βγήκε μια τιμή, η απάντηση εξαρτάται από το ποιος την πληκτρολόγησε.
Με το σύστημα
Με το σύστημα: Κάθε τιμή έχει ιστορικό
Για κάθε πεδίο μένουν γραμμένα το πρωτότυπο έγγραφο, η εξαγωγή, η βεβαιότητα, τα αποτελέσματα των κανόνων και όποια αλλαγή έκανε ο ελεγκτής.
Ροή εργασιών
Πώς κυλά η ροή εργασιών
Επτά βήματα και μία διαδρομή για εξαιρέσεις. Όρια και κανόνες τα συμφωνούμε με τους υπεύθυνους των διαδικασιών σας και τα ρυθμίζουμε πάνω στα δικά σας έγγραφα, πριν τρέξει οτιδήποτε σε παραγωγή.
Ενδεικτική ροή εργασιών
7 βήματα · 1 σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Υπόμνημα
Σύστημα
Άνθρωπος
Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Διαδρομή εξαίρεσης
Επεξεργασία εγγράφων: ενδεικτική ροή με διαδρομή εξαιρέσεων
Διαβάστε το διάγραμμα ως κείμενο
Στην κύρια διαδρομή, το έγγραφο συλλέγεται, ταξινομείται, τα πεδία του εξάγονται και ελέγχονται, και τα δεδομένα παραδίδονται στο επιχειρησιακό σύστημα· στο τέλος, το σύστημα μαθαίνει από τις διορθώσεις.
Μετά τον έλεγχο, όποιο έγγραφο έχει πεδίο κάτω από το όριο βεβαιότητας ή κανόνα που απέτυχε φεύγει από την κύρια διαδρομή προς την ουρά ελέγχου. Εκεί ένας άνθρωπος επιβεβαιώνει ή διορθώνει τις τιμές, και το έγγραφο ξαναμπαίνει στην κύρια διαδρομή στο βήμα της παράδοσης.
Η ουρά ελέγχου είναι το σημείο ανθρώπινου ελέγχου: αβέβαιη τιμή δεν φτάνει στο επιχειρησιακό σύστημα χωρίς άνθρωπο.
01
Βήμα 1: Συλλογή από κάθε κανάλιΣύστημα
Σαρώσεις, συνημμένα email, αρχεία που ανεβαίνουν στην πύλη και ηλεκτρονικά έντυπα συγκεντρώνονται σε μία ουρά παραλαβής, με αριθμό φακέλου, στοιχεία καναλιού και άθροισμα ελέγχου. Τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια, όπως αυτά κατά το EN 16931 που δέχονται οι αναθέτουσες αρχές βάσει του Ν. 89(Ι)/2019, δεν χρειάζονται εξαγωγή και πηγαίνουν κατευθείαν στον έλεγχο.
02
Βήμα 2: Διαχωρισμός και ταξινόμησηΣύστημα
Μια δέσμη με πολλά έγγραφα χωρίζεται στα μέρη της. Για καθένα αναγνωρίζονται το είδος και η γλώσσα, και αυτά καθορίζουν ποιο σχήμα εξαγωγής και ποιο σύνολο κανόνων θα εφαρμοστεί.
03
Βήμα 3: Εξαγωγή πεδίωνΣύστημα
Ένα OCR που καταλαβαίνει τη διάταξη της σελίδας τη διαβάζει, και ένα γλωσσικό μοντέλο γεμίζει τα συμφωνημένα πεδία σε αυστηρό σχήμα. Δίπλα σε κάθε πεδίο αποθηκεύονται ένας βαθμός βεβαιότητας και το σημείο της σελίδας από όπου προήλθε.
04
Βήμα 4: Έλεγχος με κανόνεςΣύστημα
Οι τιμές συγκρίνονται με τα βασικά δεδομένα (μητρώα πελατών και προμηθευτών, αριθμοί ΦΠΑ, IBAN), με κανόνες που συνδέουν πεδία μεταξύ τους και με ελέγχους για διπλότυπα. Ό,τι ξεπερνά το συμφωνημένο όριο βεβαιότητας και περνά όλους τους κανόνες προχωρεί χωρίς στάση.
05
Βήμα 5: Ουρά ελέγχουΆνθρωπος
Ο ελεγκτής βλέπει το έγγραφο και τις τιμές που εξήχθησαν στην ίδια οθόνη, με τονισμένο τον κανόνα που απέτυχε ή το πεδίο χαμηλής βεβαιότητας, και τις επιβεβαιώνει ή τις διορθώνει.
Διαδρομή εξαίρεσης: Κάτω από το όριο ή κανόνας απέτυχε· Επιστροφή στο βήμα 6
Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
Τιμή για την οποία το σύστημα δεν είναι βέβαιο δεν περνά ποτέ στο επιχειρησιακό σύστημα χωρίς ανθρώπινη ματιά. Αν το έγγραφο δεν είναι αποδεκτό, ο ελεγκτής το απορρίπτει και ζητά νέο από τον αποστολέα.
06
Βήμα 6: Παράδοση στο επιχειρησιακό σύστημαΣύστημα
Τα ελεγμένα δεδομένα ανοίγουν ή ενημερώνουν τον φάκελο στο σύστημα υποθέσεων, στο CRM ή στο ERP μέσω του API του, με το πρωτότυπο συνημμένο και κατηγορία διατήρησης ορισμένη.
07
Βήμα 7: Μάθηση από τις διορθώσειςΣύστημα
Οι διορθώσεις των ελεγκτών γίνονται παραδείγματα με ετικέτα. Μεγαλώνουν το σύνολο αξιολόγησης, και όρια ή οδηγίες προς το μοντέλο αλλάζουν μόνο όταν η νέα έκδοση περάσει αυτή τη δοκιμασία.
Στοιχεία
Τι θα χτίζαμε
01
Παραλαβή και σύνδεση καναλιών
Σύνδεση με θυρίδες email, σαρωτές, πύλες και ηλεκτρονικά έντυπα, ώστε κάθε έγγραφο να καταλήγει σε μία ουρά με τα στοιχεία του και αριθμό φακέλου.
Επιχειρησιακοί κανόνες, αναζητήσεις στα βασικά δεδομένα και έλεγχοι διπλοτύπων, γραμμένα ως κώδικας που δοκιμάζεται και που οι υπεύθυνοι των διαδικασιών μπορούν να διαβάσουν.
Σύνολο επικύρωσης με ετικέτες, πύλες έκδοσης και πίνακες για το ποσοστό που περνά χωρίς στάση, τις αιτίες εξαιρέσεων και τη μεταβολή της ακρίβειας ανά πεδίο.
Τρέχει στο cloud του οργανισμού σας ή σε περιοχή της επιλογής σας, με κρυπτογραφημένα δεδομένα, κατηγορίες διατήρησης και προγραμματισμένες διαγραφές που ακολουθούν την πολιτική αρχείου.
Ο ελεγκτής βλέπει μόνο τα είδη εγγράφων και τους φακέλους που του επιτρέπει ο ρόλος του. Οι υπηρεσίες εξαγωγής δεν έχουν μόνιμη πρόσβαση στο επιχειρησιακό σύστημα· η παράδοση γίνεται με λογαριασμό υπηρεσίας περιορισμένο στη συγκεκριμένη διασύνδεση.
Ανθρώπινη αξιολόγηση
Χαμηλή βεβαιότητα ή κανόνας που αποτυγχάνει στέλνουν το έγγραφο σε άνθρωπο. Τα όρια ορίζονται ανά πεδίο, όχι ανά έγγραφο, και κατεβαίνουν μόνο όταν το σύνολο αξιολόγησης δείξει ότι αυτό είναι ασφαλές. Αποφάσεις επί αιτήσεων τις παίρνουν πάντα οι λειτουργοί.
Ελεγξιμότητα
Ανά πεδίο κρατούμε το σημείο της πηγής, την τιμή που εξήχθη, τη βεβαιότητα, τα αποτελέσματα των κανόνων, τις εκδόσεις μοντέλου και οδηγιών, και κάθε αλλαγή του ελεγκτή με τον κωδικό αιτίας της.
Προστασία δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα περιορίζονται ήδη στην παραλαβή, υπάρχει δυνατότητα απόκρυψης για αιτήματα πρόσβασης, και η διατήρηση και η διαγραφή ακολουθούν το πρόγραμμα αρχειοθέτησής σας. Η επεξεργασία γίνεται στην περιοχή που έχει συμφωνηθεί, με γνώμονα τον Ν. 125(Ι)/2018 και τον GDPR.
Διαφάνεια ΤΝ
Οι εκδόσεις μοντέλου και οδηγιών τεκμηριώνονται μαζί με τα αποτελέσματα αξιολόγησής τους. Όπου το αποτέλεσμα αγγίζει πρόσωπα, η χρήση της ΤΝ γράφεται στο μητρώο συστημάτων ΤΝ του οργανισμού σας και εξηγείται στην ενημέρωση προς τους αιτητές.
Δείκτες
Τι θα μετρούσαμε
Τους δείκτες τους κλείνουμε μαζί σας στη διερεύνηση, αφού πρώτα καταγράψουμε πού βρίσκεται σήμερα η διαδικασία σας.
Τι θα μετρούσαμε
Δείκτης
Γιατί έχει σημασία
Πώς θα το μετρούσαμε
01Ποσοστό χωρίς στάση
Γιατί έχει σημασίαΛέει πόση από τη ρουτίνα δεν χρειάζεται πια άνθρωπο, για κάθε είδος εγγράφου.
Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο των εγγράφων που περνούν κάθε όριο και κάθε κανόνα χωρίς έλεγχο, από τα αρχεία καταγραφής της ροής.
02Εξαιρέσεις και αιτίες τους
Γιατί έχει σημασίαΔείχνει αν οι εξαιρέσεις οφείλονται σε κακές σαρώσεις, σε δεδομένα που λείπουν ή σε κανόνες που χρειάζονται αλλαγή.
Πώς θα το μετρούσαμεΌγκος στην ουρά ελέγχου ανά κωδικό αιτίας, κανάλι και είδος εγγράφου.
03Ακρίβεια ανά πεδίο
Γιατί έχει σημασίαΑυτή μετρά για τις αποφάσεις και τις πληρωμές που ακολουθούν.
Πώς θα το μετρούσαμεPrecision και recall για κάθε πεδίο σε συμφωνημένο σύνολο επικύρωσης με ετικέτες, που ξανατρέχει σε κάθε έκδοση.
04Χρόνος χειρισμού
Γιατί έχει σημασίαΔείχνει πόσος κόπος εξοικονομείται και πόσος μεταφέρεται στον έλεγχο.
Πώς θα το μετρούσαμεΣυνολικός χρόνος μέχρι την παράδοση, και χρόνος που αφιερώνει ο ελεγκτής σε κάθε εξαίρεση, όπως φαίνονται στις χρονοσημάνσεις της ουράς.
Δεν ορίζονται στόχοι πριν υπάρξει αρχική μέτρηση.
Εφαρμογή
Πώς θα το θέταμε σε λειτουργία
Φάση 01
Διερεύνηση και σημείο αναφοράς
Δύο ή τρία είδη εγγράφων, ένα κανάλι, οι σημερινοί όγκοι και τα συνηθισμένα σας λάθη. Από πραγματικά, ανωνυμοποιημένα έγγραφα φτιάχνουμε σύνολο επικύρωσης με ετικέτες.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Πεδία, κανόνες και κριτήρια ποιότητας συμφωνημένα
Σημείο αναφοράς μετρημένο
Η εκτίμηση αντικτύπου για τα δεδομένα έχει ξεκινήσει
Φάση 02
Πιλοτική λειτουργία στο παρασκήνιο
Το σύστημα εξάγει και ελέγχει παράλληλα με τη σημερινή διαδικασία· το προσωπικό συνεχίζει τη δουλειά του και συγκρίνει.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Η ακρίβεια ανά πεδίο ικανοποιεί τα συμφωνημένα κριτήρια
Όρια ορισμένα για κάθε πεδίο
Οι ελεγκτές εκπαιδεύτηκαν στην οθόνη ελέγχου
Φάση 03
Ελεγχόμενη παραγωγή
Η αυτόματη επεξεργασία ενεργοποιείται για τα είδη του πιλότου, με δειγματοληπτικό έλεγχο σε όσα εγκρίθηκαν χωρίς άνθρωπο.
Κριτήρια ολοκλήρωσης
Το δείγμα δεν δείχνει απαράδεκτα λάθη
Εγχειρίδιο λειτουργίας και παρακολούθηση παραδόθηκαν
Η επαναφορά δοκιμάστηκε
Φάση 04
Επέκταση
Νέα είδη εγγράφων, κανάλια και γλώσσες, καθένα αφού περάσει την ίδια πύλη αξιολόγησης πριν μπει σε λειτουργία.
Δελτία αποστολής, πιστοποιητικά συμμόρφωσης και τελωνειακά έγγραφα εισαγωγών, αντιστοιχισμένα με τις παραγγελίες αγοράς ενός παραγωγού τροφίμων ή φαρμάκων.
Ενδεικτικό παράδειγμα
Φάκελοι KYC σε μια ΚΕΠΕΥ με πελάτες από όλη την ΕΕ
Κατάσταση
Μια ΚΕΠΕΥ που εποπτεύει η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς Κύπρου ανοίγει λογαριασμούς για πελάτες από διάφορα κράτη μέλη. Διαβατήρια, αποδεικτικά διεύθυνσης και πιστοποιητικά εταιρειών φτάνουν ως PDF και φωτογραφίες, σε τέσσερις γλώσσες, σε μια κοινή θυρίδα, και η ομάδα ένταξης πελατών τα περνά με το χέρι στο CRM.
Σύστημα
Μία ροή παραλαβής ταξινομεί κάθε έγγραφο, βγάζει τα πεδία του και τα συγκρίνει με τα στοιχεία της αίτησης και με τα βασικά δεδομένα του CRM. Ημερομηνίες λήξης, ονόματα και διευθύνσεις που δεν συμφωνούν σημαδεύονται αυτόματα.
Ανθρώπινος έλεγχος
Φάκελοι με πεδία χαμηλής βεβαιότητας ή με ασυμφωνίες περιμένουν στην ουρά ελέγχου της ομάδας συμμόρφωσης. Την αποδοχή του πελάτη την υπογράφει πάντα ο λειτουργός συμμόρφωσης, μέσα στο CRM.
Τι θα μετρούσαμε
Ποσοστό χωρίς στάση ανά είδος εγγράφου και γλώσσα, αιτίες εξαιρέσεων, και ακρίβεια ανά πεδίο σε σύνολο επικύρωσης με ετικέτες.
Κύπρος
Ένα τιμολόγιο, τρεις μορφές
Μια εταιρεία εταιρικών υπηρεσιών στην Κύπρο, με πελάτες σε όλη την Ευρώπη, παραλαμβάνει το ίδιο είδος εγγράφου σε άλλη γλώσσα, άλλη διάταξη και άλλη νομική μορφή από κάθε χώρα. Στήνουμε ένα επίπεδο παραλαβής και εξαγωγής με σχήματα και σύνολα κανόνων ανά χώρα, έτσι ώστε ένα πιστοποιητικό εταιρείας από τη Γερμανία, ένα τιμολόγιο από τη Γαλλία και ένα κυπριακό έντυπο να ακολουθούν την ίδια ελεγχόμενη διαδρομή.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση κινείται προς δομημένες μορφές με τη δέσμη ViDA της ΕΕ, ενώ οι κυπριακές αναθέτουσες αρχές ήδη παραλαμβάνουν τιμολόγια κατά το EN 16931 βάσει του Ν. 89(Ι)/2019· αυτά δεν χρειάζονται καθόλου εξαγωγή. Όπου τα δεδομένα που εξάγονται τροφοδοτούν αποφάσεις για πρόσωπα, σχεδιάζουμε με βάση τον GDPR και τον Κανονισμό για την τεχνητή νοημοσύνη (AI Act): τεκμηριωμένη επεξεργασία, ανθρώπινος έλεγχος και αρχεία καταγραφής που ο ελεγκτής σας μπορεί να ακολουθήσει.
Αυτό το κρίνουν τα δικά σας έγγραφα, γι’ αυτό το μετρούμε αντί να το υποσχόμαστε. Από ανωνυμοποιημένα δείγματα του οργανισμού σας φτιάχνουμε σύνολο επικύρωσης και σας δίνουμε precision και recall για κάθε πεδίο. Τα μοντέλα εξαγωγής κάνουν λάθη· ακριβώς γι’ αυτό ένα αβέβαιο πεδίο πηγαίνει σε άνθρωπο και όχι κατευθείαν στο επιχειρησιακό σύστημα.
02Διαβάζει χειρόγραφα, κακές σαρώσεις και έγγραφα σε άλλες γλώσσες;
Χειρόγραφα έντυπα και κακές σαρώσεις διαβάζονται, αλλά με χαμηλότερη βεβαιότητα, οπότε περισσότερα καταλήγουν στην ουρά ελέγχου. Στην Κύπρο ένας φάκελος έχει συχνά ελληνικά και αγγλικά έγγραφα μαζί, και ένας πελάτης από άλλο κράτος μέλος μπορεί να στείλει και τρίτη γλώσσα. Η γλώσσα αναγνωρίζεται πρώτη, ώστε κάθε έγγραφο να πάρει το σωστό σχήμα και τους σωστούς κανόνες.
03Έχουμε ήδη OCR ή λογισμικό σάρωσης. Πρέπει να το αντικαταστήσουμε;
Όχι απαραίτητα. Αν το επίπεδο σάρωσης που έχετε δουλεύει, χτίζουμε γύρω του τον έλεγχο, την οθόνη ελέγχου και την παράδοση, και βάζουμε εξαγωγή με μοντέλο μόνο στα είδη εγγράφων όπου κάνει πραγματική διαφορά.
04Αποφασίζει το σύστημα για αιτήσεις ή απαιτήσεις;
Όχι. Ετοιμάζει και ελέγχει δεδομένα. Αποφάσεις με νομικές ή οικονομικές συνέπειες μένουν στους λειτουργούς και στους χειριστές σας, όπως προβλέπει το άρθρο 22 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) και όπως ορίζουν οι δικές σας πολιτικές.
05Πού γίνεται η επεξεργασία και πού φυλάσσονται τα έγγραφα;
Εκεί που αποφασίζετε εσείς: σε περιοχή cloud ή σε κέντρο δεδομένων της επιλογής σας. Κάθε βήμα επεξεργασίας, μαζί με όποια εξωτερική υπηρεσία μοντέλου χρησιμοποιείται, το καταγράφουμε, για να το εξετάσει ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων σας πριν από την έναρξη λειτουργίας.
06Από πού είναι λογικό να ξεκινήσουμε;
Από ένα έγγραφο που έρχεται συχνά και ακολουθεί σαφείς κανόνες, για παράδειγμα τα τιμολόγια προμηθευτών ή ένα έντυπο αίτησης. Με αυτό αποδεικνύονται στην πράξη η ροή, η οθόνη ελέγχου και οι μετρήσεις, και μετά προστίθενται τα επόμενα είδη. Η σελίδα Η προσέγγισή μας εξηγεί πώς προχωρούμε.
Φέρτε μας τις ροές εγγράφων σας
Διαλέξτε δύο ή τρία είδη εγγράφων, π.χ. φακέλους KYC ή αιτήσεις με CY Login, και τα συστήματα όπου καταλήγουν. Θα σας δείξουμε πώς θα έμοιαζε μια πρώτη έκδοση για τις αγορές και τις γλώσσες σας.