Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
FromNine
Μενού

Εταιρική γνώση

Η απάντηση, η πηγή της, και τίποτα που δεν σας επιτρέπεται να δείτε.

Εγκύκλιοι, εσωτερικές οδηγίες, διαδικασίες, ιστορικό αιτημάτων και τεκμηρίωση προϊόντων βρίσκονται σκόρπια σε SharePoint, Confluence, κοινόχρηστους φακέλους και επιχειρησιακά συστήματα, σε ένα Τμήμα του Δημοσίου όσο και σε μια εταιρεία εταιρικών υπηρεσιών στην Κύπρο. Χτίζουμε αναζήτηση με τεχνητή νοημοσύνη που σέβεται τα δικαιώματα πρόσβασης κάθε πηγής, απαντά με παραπομπές, και όταν δεν έχει τεκμήρια το λέει καθαρά.

Για Τμήματα και Υφυπουργεία με εγκυκλίους σε πολλά συστήματα, και για ομίλους στην Κύπρο με πολιτικές σε πολλές χώρες και γλώσσες, όπου τα δικαιώματα πρόσβασης πρέπει να τηρούνται.

Τυπικοί χρήστες
  • Νομικοί και λειτουργοί πολιτικής
  • Προσωπικό εξυπηρέτησης
  • Μηχανικοί και τεχνικοί
  • Νέοι συνάδελφοι
Ενδεικτική ροή εργασιών
  1. 01Σύνδεση εγκεκριμένων πηγώνΣύστημα
  2. 02Ευρετήριο με μεταδεδομέναΣύστημα
  3. 03Ερώτηση εκεί που δουλεύετεΆνθρωπος
  4. 04Ανάκτηση με φίλτρο δικαιωμάτωνΣύστημα
  5. 05Προώθηση στον υπεύθυνο περιεχομένουΆνθρωπος
  6. 06Απάντηση με παραπομπέςΣύστημα
  7. 07Σχόλια και αξιολόγησηΣύστημα
Οι υπεύθυνοι εγκρίνουν ποιες πηγές συνδέονται, και αυτές μπαίνουν στο ευρετήριο μαζί με τα δικαιώματά τους και τα μεταδεδομένα τους. Όταν κάποιος ρωτά, το σύστημα ψάχνει μόνο σε ό,τι εκείνος επιτρέπεται να δει. Αν τα τεκμήρια δεν φτάνουν ή διαφωνούν μεταξύ τους, η ερώτηση καταλήγει στον υπεύθυνο του θέματος· αλλιώς ο χρήστης παίρνει απάντηση με παραπομπές. Από τα σχόλια βελτιώνονται οι πηγές και το σύνολο αξιολόγησης.

Πριν και μετά

Πώς αλλάζει η μέρα στο γραφείο

  1. Σήμερα

    Σήμερα: Αναζήτηση που φέρνει τα πάντα

    Μια αναζήτηση με λέξεις κλειδιά επιστρέφει εκατοντάδες αρχεία: προσχέδια, αντίγραφα, και εγκυκλίους που αντικαταστάθηκαν πριν από χρόνια.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Σύντομη απάντηση, ορατή πηγή

    Κάθε απάντηση παραθέτει τα αποσπάσματα στα οποία βασίζεται, οδηγεί σε αυτά με έναν σύνδεσμο και δείχνει πότε ελέγχθηκε τελευταία φορά κάθε πηγή.

  2. Σήμερα

    Σήμερα: Η γνώση μένει σε λίγους

    Για να βρει κανείς γρήγορα απάντηση, ρωτά τον πιο παλιό συνάδελφο. Αυτό δεν αντέχει όταν μεγαλώνει ο όγκος, και η γνώση χάνεται τη μέρα που εκείνος αφυπηρετεί.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Τα δικαιώματα ακολουθούν το περιεχόμενο

    Τη στιγμή της ερώτησης, τα αποτελέσματα φιλτράρονται με τα δικαιώματα του ίδιου του χρήστη, έτσι ένα κοινό ευρετήριο δεν γίνεται ποτέ κοινό μυστικό.

  3. Σήμερα

    Σήμερα: Απαντήσεις χωρίς τεκμήρια

    Ο καθένας επαναλαμβάνει ό,τι θυμάται, και κανείς δεν μπορεί να πει σε ποια έκδοση της οδηγίας στηρίχτηκε η απάντηση.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Σιωπή όταν τα τεκμήρια δεν φτάνουν

    Αν οι πηγές δεν στηρίζουν απάντηση, ο βοηθός το λέει, και προωθεί την ερώτηση στον άνθρωπο που είναι υπεύθυνος για το θέμα.

  4. Σήμερα

    Σήμερα: Η γλώσσα ως εμπόδιο

    Η διαδικασία υπάρχει, αλλά είναι γραμμένη στα αγγλικά από τη μητρική εταιρεία, ενώ η ερώτηση έγινε ελληνικά.

    Με το σύστημα

    Με το σύστημα: Ανάκτηση πέρα από τη γλώσσα

    Μια ερώτηση διατυπωμένη ελληνικά βρίσκει πηγές γραμμένες στα αγγλικά ή σε άλλη γλώσσα της ΕΕ, και η απάντηση δίνεται στη γλώσσα της ερώτησης.

Ροή εργασιών

Πώς κυλά η ροή εργασιών

Η ποιότητα της ανάκτησης κρίνεται από τις πηγές πολύ περισσότερο απ’ ό,τι από το μοντέλο. Γι’ αυτό η ροή αρχίζει με τους υπεύθυνους να ορίζουν τι μπαίνει στο ευρετήριο, και τελειώνει με τα σχόλια να επιστρέφουν σε αυτούς.

Ενδεικτική ροή εργασιών

7 βήματα · 2 σημεία ανθρώπινου ελέγχου

ΤΕΚΜΉΡΙΑ ΕΛΛΙΠΉ Ή ΑΝΤΙΦΑΤΙΚΆ01ΣΎΣΤΗΜΑΣύνδεση εγκεκριμένων πηγώνΣΗΜΕΊΟ ΑΝΘΡΏΠΙΝΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ02ΣΎΣΤΗΜΑΕυρετήριο με μεταδεδομένα03ΆΝΘΡΩΠΟΣΕρώτηση εκεί που δουλεύετε04ΣΎΣΤΗΜΑΑνάκτηση με φίλτρο δικαιωμάτων05ΆΝΘΡΩΠΟΣΠροώθηση στον υπεύθυνοπεριεχομένουΣΗΜΕΊΟ ΑΝΘΡΏΠΙΝΟΥ ΕΛΈΓΧΟΥ06ΣΎΣΤΗΜΑΑπάντηση με παραπομπές07ΣΎΣΤΗΜΑΣχόλια και αξιολόγηση

Υπόμνημα

  • Σύστημα
  • Άνθρωπος
  • Σημείο ανθρώπινου ελέγχου
  • Διαδρομή εξαίρεσης

Εταιρική γνώση: ενδεικτική ροή με διαδρομή αποχής

Διαβάστε το διάγραμμα ως κείμενο

Η κύρια διαδρομή ξεκινά με τη σύνδεση εγκεκριμένων πηγών και το ευρετήριό τους με μεταδεδομένα, συνεχίζει με την ερώτηση ενός χρήστη, την ανάκτηση με φίλτρο δικαιωμάτων και την απάντηση με παραπομπές, και κλείνει με τα σχόλια και την αξιολόγηση.

Κάθε πηγή περνά από την έγκριση του υπεύθυνου περιεχομένου πριν μπει στο ευρετήριο: εκεί βρίσκεται το πρώτο σημείο ανθρώπινου ελέγχου.

Αν η ανάκτηση φέρει ελάχιστα τεκμήρια ή πηγές που συγκρούονται, ο βοηθός σωπαίνει. Η ερώτηση εκτρέπεται προς τον υπεύθυνο του περιεχομένου· εκείνος δίνει την απάντηση και κρίνει αν χρειάζεται αλλαγή σε κάποια πηγή, και μετά η ερώτηση συναντά ξανά την κύρια διαδρομή στα σχόλια και στην αξιολόγηση.

  1. Βήμα 1: Σύνδεση εγκεκριμένων πηγώνΣύστημα

    Οι σύνδεσμοι διαβάζουν ιστότοπους SharePoint, χώρους Confluence, κοινόχρηστους φακέλους, συστήματα αιτημάτων και αποθετήρια εγγράφων του ERP, και μεταφέρουν για κάθε στοιχείο τη λίστα ελέγχου πρόσβασης μαζί με το περιεχόμενο.

    Σημείο ανθρώπινου ελέγχου

    Πριν ευρετηριαστεί οτιδήποτε, ο υπεύθυνος του περιεχομένου εγκρίνει κάθε πηγή και το εύρος της. Μια πηγή που αποσύρεται βγαίνει από το ευρετήριο.

  2. Βήμα 2: Ευρετήριο με μεταδεδομέναΣύστημα

    Κάθε έγγραφο τεμαχίζεται ακολουθώντας τις ενότητές του και παίρνει ετικέτες: υπεύθυνος, γλώσσα, κατάσταση (προσχέδιο, εγκεκριμένο, αντικατεστημένο) και πότε πρέπει να ξαναελεγχθεί. Το ευρετήριο είναι υβριδικό: λέξεις κλειδιά και διανύσματα μαζί.

  3. Βήμα 3: Ερώτηση εκεί που δουλεύετεΆνθρωπος

    Ο χρήστης ρωτά από το εργαλείο όπου ήδη περνά τη μέρα του, είτε είναι το ενδοδίκτυο, το Microsoft Teams, η κονσόλα εξυπηρέτησης ή μια επιχειρησιακή εφαρμογή. Μαζί με την ερώτηση ταξιδεύει και η ταυτότητά του.

  4. Βήμα 4: Ανάκτηση με φίλτρο δικαιωμάτωνΣύστημα

    Η ερώτηση επεκτείνεται σε περισσότερες γλώσσες, τα αποτελέσματα φιλτράρονται με βάση τα δικαιώματα του χρήστη και ξανακατατάσσονται. Ό,τι έχει αντικατασταθεί αποκλείεται, και οι πηγές που λένε άλλα πράγματα εντοπίζονται.

  5. Βήμα 5: Προώθηση στον υπεύθυνο περιεχομένουΆνθρωπος

    Όταν τα τεκμήρια δεν αρκούν ή οι πηγές αντιφάσκουν, η ερώτηση φτάνει στον υπεύθυνο του θέματος μαζί με τα αποσπάσματα που βρέθηκαν.

    Διαδρομή εξαίρεσης: Τεκμήρια ελλιπή ή αντιφατικά· Επιστροφή στο βήμα 7

    Σημείο ανθρώπινου ελέγχου

    Ο βοηθός προτιμά να μην απαντήσει παρά να μαντέψει. Απαντά ένας άνθρωπος, που κρίνει και αν μια πηγή πρέπει να γραφτεί, να ενημερωθεί ή να αποσυρθεί.

  6. Βήμα 6: Απάντηση με παραπομπέςΣύστημα

    Η σύντομη απάντηση συντάσσεται μόνο από τα αποσπάσματα που ανακτήθηκαν. Κάθε δήλωση οδηγεί στην πηγή της, και εμφανίζονται ο υπεύθυνος της πηγής και η ημερομηνία που ελέγχθηκε.

  7. Βήμα 7: Σχόλια και αξιολόγησηΣύστημα

    Βαθμολογίες, διορθώσεις και ερωτήσεις που προωθήθηκαν γίνονται περιπτώσεις ελέγχου. Πριν αλλάξει οτιδήποτε στην ανάκτηση ή στις οδηγίες προς το μοντέλο, ξαναμετρούμε πόσο στηρίζονται οι απαντήσεις στις πηγές και πόσο σωστές είναι οι παραπομπές.

Στοιχεία

Τι θα χτίζαμε

  1. Σύνδεσμοι πηγών με συγχρονισμό δικαιωμάτων

    Σύνδεσμοι που φέρνουν σταδιακά από κάθε σύστημα πηγής τις λίστες ελέγχου πρόσβασης, τις διαγραφές και την κατάσταση έκδοσης στο ευρετήριο.

    Παρέχεται απόΔιασυνδέσεις και API

  2. Υβριδικό ευρετήριο αναζήτησης

    Τεμαχισμός που σέβεται τη δομή του εγγράφου, πολυγλωσσικές ενσωματώσεις (embeddings) και αναζήτηση λέξεων σε ένα ευρετήριο, με φίλτρα μεταδεδομένων για κατάσταση, γλώσσα και επικαιρότητα.

    Παρέχεται απόΔεδομένα και αναλυτική

  3. Υπηρεσία ανάκτησης και απάντησης

    Αναδιατύπωση της ερώτησης, φίλτρο δικαιωμάτων τη στιγμή της ερώτησης, ανακατάταξη, και απάντηση δεμένη στις πηγές, με έλεγχο παραπομπών και δυνατότητα αποχής.

    Παρέχεται απόΑνάπτυξη λύσεων ΤΝ

  4. Περιβάλλοντα χρήσης του βοηθού

    Μέσα στο ενδοδίκτυο, στο Microsoft Teams ή σε κονσόλα CRM, ή ως βοηθός ενσωματωμένος στην πλατφόρμα, ανάλογα με το πού δουλεύουν οι χρήστες.

    Παρέχεται απόΕπιχειρησιακό λογισμικό και SaaS

  5. Πίνακες αξιολόγησης και περιεχομένου

    Σύνολα ελέγχου ανά θεματική περιοχή, βαθμολόγηση της τεκμηρίωσης και των παραπομπών, και αναφορές προς τους υπεύθυνους για ερωτήσεις χωρίς απάντηση και πηγές που πάλιωσαν.

    Παρέχεται απόΔεδομένα και αναλυτική

  6. Φιλοξενία και τόπος δεδομένων

    Λειτουργία στο δικό σας περιβάλλον και στην περιοχή που ορίζετε, με ιδιωτική δικτύωση προς τις πηγές και τα σημεία πρόσβασης των μοντέλων, και καμία εκπαίδευση πάνω στο περιεχόμενό σας.

    Παρέχεται απόCloud και μηχανική πλατφορμών

Διασυνδέσεις

Πηγές δεδομένων και διασυνδέσεις

Δεδομένα εισόδου και κανάλια

  • SharePoint και OneDrive
  • Confluence και wiki
  • Κοινόχρηστοι φάκελοι δικτύου
  • Ιστορικό αιτημάτων και διαχείρισης υπηρεσιών
  • Εγκύκλιοι, πολιτικές και εσωτερικές διαδικασίες
  • Τεκμηρίωση προϊόντων και τεχνικά εγχειρίδια

Πυρήνας της λύσης

Εταιρική γνώση

Συστήματα με τα οποία συνεργάζεται

  • Πάροχος ταυτότητας και κατάλογος ομάδων (Microsoft Entra ID ή αντίστοιχος)
  • Γνωσιακή βάση και κονσόλα του Salesforce Service CloudΠλατφόρμαSalesforce
  • Αποθετήρια εγγράφων και επιχειρησιακά αντικείμενα του SAPΠλατφόρμαSAP
  • Microsoft Teams και το ενδοδίκτυο
  • Πλατφόρμα διαχείρισης υπηρεσιών

Μηχανισμοί ελέγχου

Έλεγχοι που μπαίνουν από την αρχή

Όρια πρόσβασης

Δεν φτιάχνουμε ποτέ ένα ευρετήριο όπου όλοι βλέπουν τα πάντα. Το κάθε στοιχείο κουβαλά τη λίστα ελέγχου πρόσβασης της πηγής του, και κάθε ερώτηση περνά από φίλτρο με την ταυτότητα και τις ομάδες του χρήστη, όπως είναι εκείνη ακριβώς τη στιγμή.

Ευαίσθητοι χώροι, όπως το προσωπικό, η νομική υπηρεσία ή η ασφάλεια, μπορούν να μείνουν εντελώς εκτός ή να ευρετηριαστούν μόνο για το δικό τους κοινό.

Ανθρώπινη αξιολόγηση

Οι υπεύθυνοι περιεχομένου αποφασίζουν τι μπαίνει στο ευρετήριο και ειδοποιούνται για ερωτήσεις που έμειναν αναπάντητες και για πηγές που συγκρούονται. Σε θέματα με μεγάλο αντίκτυπο, οι απαντήσεις μπορούν να περιοριστούν σε αυτούσια αποσπάσματα.

Ελεγξιμότητα

Για κάθε απάντηση φυλάγονται η ερώτηση, τα αποσπάσματα που ανακτήθηκαν, οι πηγές που αναφέρθηκαν, οι εκδόσεις μοντέλου και οδηγιών και το σχόλιο του χρήστη, για όσο διάστημα ορίζετε.

Προστασία δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα μέσα στα έγγραφα μένουν υπό τους κανόνες πρόσβασης της πηγής τους. Τα αρχεία καταγραφής ψευδωνυμοποιούνται όπου γίνεται, με γνώμονα τον Ν. 125(Ι)/2018, και κανένα περιεχόμενο δεν χρησιμοποιείται για εκπαίδευση εξωτερικών μοντέλων.

Διαφάνεια ΤΝ

Η οθόνη λέει ότι οι απαντήσεις παράγονται από σύστημα ΤΝ, δείχνει τις πηγές κάθε απάντησης και κάνει εύκολη την αναφορά μιας λανθασμένης.

Δείκτες

Τι θα μετρούσαμε

Τους δείκτες τους ορίζουμε μαζί σας στη διερεύνηση, πάνω σε πραγματικές ερωτήσεις που μαζεύουμε από τις ομάδες που θα χρησιμοποιήσουν τον βοηθό.

Τι θα μετρούσαμε
ΔείκτηςΓιατί έχει σημασίαΠώς θα το μετρούσαμε
Στήριξη στις πηγέςΓιατί έχει σημασίαΜια απάντηση που δεν τη στηρίζουν οι πηγές της είναι χειρότερη από καμία απάντηση.Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο των δηλώσεων κάθε απάντησης που καλύπτονται από τα αποσπάσματα που παρατίθενται, σε σύνολο ελέγχου και σε δείγμα που εξετάζουν άνθρωποι.
Ορθότητα παραπομπώνΓιατί έχει σημασίαΟ χρήστης πρέπει να μπορεί να επαληθεύσει την απάντηση με ένα κλικ.Πώς θα το μετρούσαμεΜερίδιο των παραπομπών που οδηγούν στο απόσπασμα που πράγματι στηρίζει τη δήλωση.
Επιτυχία αναζήτησηςΓιατί έχει σημασίαΔείχνει αν οι χρήστες βρίσκουν ό,τι χρειάζονται, όχι απλώς αν παίρνουν κείμενο.Πώς θα το μετρούσαμεΒαθμολογημένες απαντήσεις, ερωτήσεις συνέχειας και προωθήσεις ανά θεματική περιοχή, από τα αρχεία χρήσης και τα σχόλια.
Χρόνος μέχρι την απάντηση σε συγκεκριμένες εργασίεςΓιατί έχει σημασίαΣυνδέει τον βοηθό με την πραγματική δουλειά, π.χ. μια ερώτηση για μια εγκύκλιο στο γκισέ εξυπηρέτησης.Πώς θα το μετρούσαμεΧρονομετρημένη σύγκριση πριν και μετά, σε σταθερό σύνολο αντιπροσωπευτικών ερωτήσεων.

Δεν ορίζονται στόχοι πριν υπάρξει αρχική μέτρηση.

Εφαρμογή

Πώς θα το θέταμε σε λειτουργία

  1. Φάση 01

    Διερεύνηση και έλεγχος πηγών

    Μία θεματική περιοχή με σαφείς υπεύθυνους, όπως οι εγκύκλιοι για το προσωπικό ή η υποστήριξη ενός προϊόντος. Μαζεύουμε πραγματικές ερωτήσεις και κρίνουμε σε τι κατάσταση είναι οι πηγές.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Πηγές και υπεύθυνοι συμφωνημένοι
    • Σύνολο ερωτήσεων συγκεντρωμένο
    • Το μοντέλο δικαιωμάτων επιβεβαιώθηκε με την ασφάλεια πληροφορικής
  2. Φάση 02

    Πιλότος με συγκεκριμένη ομάδα

    Ο βοηθός λειτουργεί για μία ομάδα, σε ένα περιβάλλον χρήσης, και μόνο πάνω σε εγκεκριμένες πηγές.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Τα κριτήρια στήριξης και παραπομπών καλύφθηκαν
    • Καμία διαρροή στις δοκιμές πρόσβασης
    • Οι υπεύθυνοι λαμβάνουν και αξιοποιούν τα σχόλια
  3. Φάση 03

    Νέες θεματικές περιοχές

    Περισσότερες πηγές και περισσότερο κοινό, που προστίθενται με τον ίδιο έλεγχο για υπεύθυνους, δικαιώματα και ερωτήσεις δοκιμής.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Σύνολο αξιολόγησης για κάθε περιοχή
    • Κύκλος ζωής του περιεχομένου συμφωνημένος με τους υπεύθυνους
  4. Φάση 04

    Λειτουργία

    Παρακολούθηση, κύκλοι αξιολόγησης και αναφορές περιεχομένου περνούν στην ομάδα σας, με σαφή υπεύθυνο για την υπηρεσία.

    Κριτήρια ολοκλήρωσης

    • Εγχειρίδιο λειτουργίας και πίνακες παραδόθηκαν
    • Ορίστηκε υπεύθυνος υπηρεσίας

Πού εφαρμόζεται

  • Δημόσιος τομέας

    Νόμοι, Κ.Δ.Π., εγκύκλιοι και προηγούμενες αποφάσεις για τους λειτουργούς ενός Τμήματος ή Υφυπουργείου, με ελληνικές πηγές δίπλα σε ευρωπαϊκά κείμενα στα αγγλικά.

  • Μεταποίηση και βιομηχανία

    Εγχειρίδια συντήρησης, διαδικασίες ποιότητας και αναφορές παλαιότερων βλαβών για μηχανικούς και τεχνικούς μιας μονάδας παραγωγής τροφίμων.

  • Υγεία και επιστήμες ζωής

    Πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας και εσωτερικές πολιτικές ενός ιδιωτικού νοσοκομείου, με αυστηρό διαχωρισμό ανάμεσα στα τμήματα.

  • Χρηματο­οικονομικές υπηρεσίες

    Όροι προϊόντων, πολιτικές συμμόρφωσης και διαδικασίες για συμβούλους και προσωπικό λειτουργιών σε ΚΕΠΕΥ, τράπεζες και ασφαλιστικές.

Ενδεικτικό παράδειγμα

Εγκύκλιοι για τους λειτουργούς ενός Τμήματος

Κατάσταση
Ένα Τμήμα της Δημόσιας Υπηρεσίας έχει εκδώσει με τα χρόνια εκατοντάδες εγκυκλίους και εσωτερικές οδηγίες, πολλές από τις οποίες τροποποιούν παλαιότερες. Οι νέοι λειτουργοί ρωτούν τους παλαιότερους ποια ισχύει, και οι απαντήσεις προς το κοινό δεν είναι πάντα ίδιες.
Σύστημα
Ένας βοηθός στο ενδοδίκτυο απαντά μόνο από εγκυκλίους με κατάσταση «σε ισχύ», στη γλώσσα της ερώτησης, και παραθέτει την παράγραφο στην οποία στηρίζεται, με αριθμό και ημερομηνία της εγκυκλίου.
Ανθρώπινος έλεγχος
Ο προϊστάμενος κάθε κλάδου εγκρίνει ποιες εγκύκλιοι μπαίνουν στο ευρετήριο. Ό,τι δεν καλύπτουν οι πηγές προωθείται σε αυτόν, και ο βοηθός δεν απαντά.
Τι θα μετρούσαμε
Στήριξη στις πηγές και ορθότητα παραπομπών σε σύνολο ερωτήσεων ανά κλάδο, και όγκος ερωτήσεων που προωθήθηκαν στους προϊσταμένους.

Κύπρος

Γνώση σε πολλές χώρες και γλώσσες

Ένας όμιλος με έδρα στην Κύπρο και εταιρείες σε άλλα κράτη μέλη κρατά πολιτικές και διαδικασίες σε περισσότερες γλώσσες, κάτω από διαφορετικούς εθνικούς κανόνες, σε συστήματα που το καθένα διαχειρίζεται τα δικά του δικαιώματα. Σχεδιάζουμε ανάκτηση που αφήνει αυτά τα δικαιώματα ανέπαφα και απαντά πέρα από τη γλώσσα, ώστε μια ομάδα σε μία χώρα να στηρίζεται με ασφάλεια σε οδηγίες γραμμένες σε άλλη.

Πού θα φιλοξενείται το σύστημα, τι θα καταγράφεται και για πόσο, το αποφασίζουμε στην αρχή μαζί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων σας, όπως ζητά ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Όταν ένας βοηθός δίνει πληροφορίες σε εργαζόμενους, οι υποχρεώσεις διαφάνειας του Κανονισμού για την τεχνητή νοημοσύνη (AI Act) μπαίνουν στον σχεδιασμό, και τεκμηριώνουμε πώς παράγεται και πώς αξιολογείται κάθε απάντηση.

Ερωτήσεις για την εταιρική γνώση

Πώς διασφαλίζετε ότι ο καθένας βλέπει μόνο όσα δικαιούται;

Από κάθε πηγή μεταφέρουμε και τη λίστα ελέγχου πρόσβασης, και την εφαρμόζουμε τη στιγμή που γίνεται η ερώτηση, με την ταυτότητα του χρήστη. Αυτό δεν το αφήνουμε στην τύχη: πριν ανοίξει ο πιλότος, δοκιμάζουμε με λογαριασμούς διαφορετικών ομάδων και επιβεβαιώνουμε ότι καμία πληροφορία δεν διαρρέει σε όποιον δεν τη δικαιούται.

Τι γίνεται όταν ο βοηθός κάνει λάθος;

Θα κάνει λάθη κάποιες φορές. Γι’ αυτό κάθε απάντηση δείχνει τις πηγές της, και με ένα κλικ ο χρήστης αναφέρει το πρόβλημα. Η αναφορά πηγαίνει στον υπεύθυνο του περιεχομένου και γίνεται περίπτωση ελέγχου. Όπου τα τεκμήρια είναι λίγα, ο βοηθός είναι σχεδιασμένος να μην απαντά παρά να μαντεύει.

Έχουμε ήδη βοηθό στα εργαλεία γραφείου. Γιατί να φτιάξουμε κάτι;

Πολλές φορές δεν χρειάζεται. Όταν όλο το υλικό σας βρίσκεται σε ένα πακέτο λογισμικού γραφείου και ο βοηθός που το συνοδεύει περνά τα δικά σας κριτήρια ποιότητας, το σωστό είναι να τον στήσετε και να τον διακυβερνάτε σωστά, και σε αυτό σας βοηθούμε. Ξεχωριστή υπηρεσία αξίζει όταν η γνώση είναι μοιρασμένη σε πολλά συστήματα, όταν χρειάζεστε δικό σας έλεγχο στην ανάκτηση και στην αξιολόγηση, ή όταν οι κανόνες για το πού μένουν τα δεδομένα δεν επιτρέπουν την έτοιμη λύση.

Τα έγγραφά μας είναι ακατάστατα. Πρέπει πρώτα να τα καθαρίσουμε όλα;

Όχι. Το πραγματικό εμπόδιο, τις περισσότερες φορές, είναι η διακυβέρνηση του περιεχομένου. Ξεκινούμε από μία θεματική περιοχή, σημαδεύουμε τι είναι προσχέδιο και τι έχει αντικατασταθεί, και στέλνουμε στους υπεύθυνους αναφορές για διπλότυπα και ξεπερασμένες πηγές, ώστε να καθαριστεί πρώτα ό,τι έχει σημασία.

Απαντά όταν οι πηγές είναι αγγλικές και η ερώτηση ελληνική;

Ναι. Οι πολυγλωσσικές ενσωματώσεις και η επέκταση της ερώτησης βρίσκουν πηγές σε άλλη γλώσσα, και η απάντηση δίνεται στη γλώσσα της ερώτησης, με παραπομπές στα πρωτότυπα αποσπάσματα. Το ίδιο ισχύει για πηγές σε άλλες γλώσσες της ΕΕ.

Πόσο διαρκεί ένας πιλότος;

Το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου το καθορίζει η πρόσβαση σε πηγές και υπεύθυνους. Το εύρος και τα κριτήρια λήξης του πιλότου τα συμφωνούμε στη διερεύνηση. Περισσότερα στη σελίδα Η προσέγγισή μας και στην υπηρεσία Ανάπτυξη λύσεων ΤΝ.

Πείτε μας πού ζει η γνώση σας

Πού φυλάγονται σήμερα οι εγκύκλιοι, οι πολιτικές και τα εγχειρίδιά σας, και ποιοι τα ψάχνουν; Ξεκινώντας από εκεί, εξετάζουμε μαζί πηγές, δικαιώματα και γλώσσες και σας προτείνουμε την πρώτη θεματική περιοχή.