Hóa đơn điện tử tại Việt Nam và Peppol ở châu Âu: điều doanh nghiệp xuất khẩu cần biết

01Hai khung quy định, một doanh nghiệp xuất khẩu

Ở trong nước, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp Việt Nam được quy định chi tiết bởi Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, thay thế Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Phạm vi nghĩa vụ và các văn bản hướng dẫn cần được đối chiếu trực tiếp với văn bản và với cơ quan thuế.

Hiệp định EVFTA có hiệu lực từ ngày 1/8/2020. Với doanh nghiệp Việt Nam bán hàng cho khách hàng tại EU, điều cần biết là ở phía châu Âu, hóa đơn ngày càng được trao đổi dưới dạng dữ liệu có cấu trúc, phần lớn qua mạng Peppol. Hóa đơn do một doanh nghiệp tại Việt Nam gửi cho khách hàng châu Âu là hóa đơn xuyên biên giới và hiện nằm ngoài nghĩa vụ của Bỉ được mô tả dưới đây. Một công ty con được thành lập và đăng ký VAT tại Bỉ thì thuộc phạm vi như mọi doanh nghiệp Bỉ khác. Ngoài ra, với khách hàng mà bộ phận kế toán công nợ phải trả đã làm việc trên hóa đơn có cấu trúc, hóa đơn Peppol được xử lý tự động, còn hóa đơn PDF thường cần thêm một bước xử lý.

02Tình hình tại Bỉ vào mùa thu năm 2026

Luật ngày 6/2/2024, sửa đổi Bộ luật VAT và Bộ luật Thuế thu nhập năm 1992 của Bỉ, bắt buộc hóa đơn điện tử có cấu trúc cho giao dịch trong nước giữa các doanh nghiệp từ ngày 1/1/2026. Các nghị định của Hoàng gia quy định quy tắc kỹ thuật và mức phạt. Trang thông tin về hóa đơn điện tử (mở trang web bên ngoài) của Chính phủ liên bang Bỉ, do FPS BOSA cùng FPS Finance vận hành, công bố hướng dẫn thực hành.

FPS Finance không lùi thời hạn nghĩa vụ, nhưng công bố một giai đoạn khoan dung trong ba tháng đầu năm 2026: không xử phạt vi phạm quy định mới, với điều kiện doanh nghiệp chứng minh đã có bước tuân thủ hợp lý và kịp thời. Giai đoạn đó kết thúc ngày 31/3/2026. Từ đó, cơ quan thuế có thể áp dụng mức phạt cố định: 1.500 euro khi không có phương tiện kỹ thuật để phát hành và nhận hóa đơn điện tử, 3.000 euro cho vi phạm lần thứ hai và 5.000 euro cho mỗi lần tiếp theo.

03Thế nào là hóa đơn điện tử theo chuẩn châu Âu

Hóa đơn điện tử theo nghĩa của nghĩa vụ này là hóa đơn có cấu trúc: một tệp mà phần mềm đọc được không cần con người diễn giải, xây dựng trên mô hình dữ liệu ngữ nghĩa của chuẩn châu Âu EN 16931. Tệp PDF, hóa đơn giấy được quét hay tài liệu Word đều không phải hóa đơn điện tử, kể cả khi được gửi qua email. Hóa đơn có cấu trúc vẫn có thể kèm tệp PDF để con người đọc; điều có giá trị là dữ liệu có cấu trúc.

Tại Bỉ, mặc định là mạng Peppol, với hóa đơn theo định dạng Peppol BIS Billing 3.0, tức đặc tả của Peppol cho EN 16931 theo cú pháp UBL. Các bên có thể thỏa thuận dùng mạng hoặc định dạng khác, miễn là hóa đơn vẫn tuân theo EN 16931. Trên thực tế, khách hàng và nhà cung cấp tại Bỉ sẽ chờ đợi Peppol.

04Mạng Peppol vận hành như thế nào

Peppol là một mạng lưới quốc tế và bộ đặc tả để trao đổi chứng từ kinh doanh, do OpenPeppol, một hiệp hội phi lợi nhuận có trụ sở tại Brussels, quản trị. Mạng vận hành theo mô hình bốn góc. Hệ thống ERP của bên bán (góc thứ nhất) chuyển hóa đơn cho điểm truy cập (access point) của bên bán (góc thứ hai), điểm này chuyển hóa đơn đến điểm truy cập của khách hàng (góc thứ ba), rồi đến hệ thống của khách hàng (góc thứ tư). Trước khi gửi, điểm truy cập tra cứu danh bạ của mạng, Service Metadata Locator, vốn trỏ đến một Service Metadata Publisher, để xem bên nhận đã đăng ký chưa và nhận được những loại chứng từ nào.

Hệ quả đơn giản nhưng có sức mạnh lớn: ký một hợp đồng với một nhà cung cấp điểm truy cập là đến được mọi thành viên trên mạng, dù họ dùng nhà cung cấp nào. Tại Bỉ, doanh nghiệp thường được nhận diện trên Peppol bằng mã số doanh nghiệp Bỉ. Nhiều phần mềm ERP và kế toán có sẵn dịch vụ điểm truy cập, và các nhà cung cấp chuyên biệt phục vụ khối lượng lớn hơn cùng các loại chứng từ khác như đơn đặt hàng và giấy báo có (credit note).

• Đăng ký: doanh nghiệp được đăng ký trên mạng với mã định danh và các loại chứng từ có thể nhận. Thiếu đăng ký hoặc đăng ký sai là lý do thường gặp khiến hóa đơn không đến nơi.
• Kiểm tra hợp lệ: điểm truy cập kiểm tra hóa đơn theo quy tắc của Peppol BIS Billing 3.0. Hóa đơn không đạt bị từ chối trước khi đến tay khách hàng.
• Trạng thái gửi: mạng xác nhận việc gửi về mặt kỹ thuật. Phản hồi nghiệp vụ, như đã chấp nhận, có tranh chấp hay đã thanh toán, là các thông điệp riêng và phụ thuộc vào những gì hai bên hỗ trợ.

05Ai thuộc phạm vi tại Bỉ, và điều gì sẽ thay đổi tiếp theo

Nghĩa vụ áp dụng cho các doanh nghiệp đăng ký VAT được thành lập tại Bỉ, với hóa đơn giữa họ cho các giao dịch phát sinh tại Bỉ. Hóa đơn xuyên biên giới hiện nằm ngoài nghĩa vụ của Bỉ. Các trường hợp loại trừ gồm doanh nghiệp chỉ thực hiện giao dịch được miễn thuế theo Điều 44 Bộ luật VAT, doanh nghiệp đang phá sản, và doanh nghiệp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Bỉ. Trang thông tin liên bang về hóa đơn điện tử có công cụ trực tuyến để tự kiểm tra trường hợp của mình. Hóa đơn gửi cơ quan nhà nước Bỉ đi qua Mercurius, nền tảng hóa đơn điện tử của chính phủ, được kết nối với Peppol.

Bước tiếp theo là báo cáo điện tử (e-reporting): chính phủ liên bang dự kiến từ ngày 1/1/2028, dữ liệu hóa đơn cũng sẽ được báo cáo cho cơ quan thuế. Khi chúng tôi viết bài này, văn bản pháp luật cho bước đó chưa được hoàn thiện. Một hệ thống đã đưa toàn bộ hóa đơn qua Peppol, với dữ liệu sạch, là điểm khởi đầu tốt nhất cho bước này.

06Bức tranh chung của EU

Hai văn bản của EU định khung cho quy định của từng quốc gia. Chỉ thị 2014/55/EU (mở trang web bên ngoài) yêu cầu cơ quan mua sắm công chấp nhận hóa đơn điện tử theo EN 16931, vì vậy ở phần lớn các nước, hóa đơn gửi cơ quan nhà nước được điện tử hóa trước tiên. Gói VAT in the Digital Age (ViDA), với Chỉ thị (EU) 2025/516 của Hội đồng (mở trang web bên ngoài), được thông qua ngày 11/3/2025 và có hiệu lực từ ngày 14/4/2025. Từ đó, các quốc gia thành viên có thể bắt buộc hóa đơn điện tử trong nước mà không cần xin EU cho phép ngoại lệ trước. Từ ngày 1/7/2030, hóa đơn điện tử và báo cáo số trở thành bắt buộc cho giao dịch B2B giữa các quốc gia thành viên, và đến ngày 1/1/2035, các hệ thống báo cáo theo thời gian thực của từng quốc gia phải tương thích với mô hình của EU.

Cho đến lúc đó, mỗi quốc gia đi theo nhịp độ và kiến trúc riêng. Một số dùng Peppol, một số dùng nền tảng quốc gia kiểm tra và xác nhận từng hóa đơn, một số kết hợp cả hai. Với doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng ở nhiều nước, điều đó có nghĩa là một thiết kế tích hợp với nhiều đầu ra.

07Kết nối ERP: nơi dự án thành công hoặc bế tắc

Gửi hóa đơn đầu tiên qua Peppol có thể chỉ mất một buổi chiều. Đưa toàn bộ việc lập hóa đơn qua Peppol mà không cần thao tác thủ công thì cần thiết kế. Công sức nằm ở dữ liệu chủ, kiểm tra hợp lệ, xử lý hóa đơn đầu vào và lưu trữ, không nằm ở mạng lưới.

• Dữ liệu chủ trước tiên. Mỗi khách hàng cần mã định danh, mã số VAT và địa chỉ chính xác, mỗi mặt hàng cần đơn vị tính và loại thuế VAT khớp với mã mà chuẩn yêu cầu. Kiểm tra khách hàng đã đăng ký trên mạng trước lần gửi đầu tiên, và duy trì việc kiểm tra, vì doanh nghiệp có thể đổi nhà cung cấp.
• Kiểm tra trước khi gửi. Chạy cùng các quy tắc nghiệp vụ mà điểm truy cập áp dụng ngay trong quy trình của mình, để hóa đơn bị từ chối được phát hiện và sửa trong ERP, không phải vài tuần sau mới biết từ một khách hàng chưa bao giờ nhận được.
• Thiết kế luồng hóa đơn đầu vào. Hóa đơn có cấu trúc có thể được tự động đối chiếu với nhà cung cấp, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, và chỉ chuyển đi phê duyệt khi có điểm không khớp. Phần lớn hiệu quả nằm ở đây. Hóa đơn vẫn đến dưới dạng giấy hoặc PDF, chẳng hạn từ nhà cung cấp nước ngoài, có thể đi qua giải pháp Xử lý tài liệu thông minh để vào cùng luồng.
• Giữ bản gốc. Tệp có cấu trúc đã gửi hoặc nhận chính là hóa đơn. Lưu trữ nguyên trạng cùng bằng chứng gửi nhận trong thời hạn luật định, và bảo đảm người dùng vẫn tìm và đọc được khi có kiểm tra, kiểm toán.
• Theo dõi luồng hóa đơn. Gửi thất bại, hóa đơn bị từ chối và hóa đơn chờ phê duyệt cần nằm trên một bảng theo dõi có người phụ trách, không nằm trong hộp thư.

Với doanh nghiệp tại Việt Nam bán hàng cả trong nước và sang châu Âu, cùng một hệ thống ERP có thể có hai đầu ra: hóa đơn điện tử theo quy định Việt Nam cho bán hàng trong nước, qua một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, và hóa đơn Peppol cho khách hàng châu Âu, qua một điểm truy cập. Hai luồng nên dùng chung dữ liệu chủ, quy tắc kiểm tra và bảng theo dõi, thay vì mỗi luồng một cách xử lý riêng.

Trong Odoo, bản địa hóa cho Bỉ hỗ trợ gửi và nhận qua Peppol, nên với một công ty con tại Bỉ, công việc chủ yếu là cấu hình, dữ liệu chủ và luồng phê duyệt. Trong hệ thống SAP, lựa chọn thường là giữa công cụ tuân thủ chứng từ điện tử của chính SAP và tích hợp với một điểm truy cập bên ngoài; cả hai đều cần chú ý như nhau đến dữ liệu chủ và xử lý lỗi. Khi nhiều hệ thống ERP, một cửa hàng trực tuyến và hệ thống lõi của tập đoàn cùng xuất hóa đơn, một tầng tích hợp dùng chung (xem Tích hợp và API) giữ định dạng, kiểm tra hợp lệ và theo dõi ở một nơi thay vì trong từng hệ thống.

08Kế hoạch thực tế

1. 01Lập danh mục mọi luồng hóa đơn. Hệ thống nào phát hành và nhận hóa đơn và giấy báo có, tại những quốc gia nào, qua những kênh nào, kể cả cửa hàng trực tuyến, thu phí định kỳ và giao dịch nội bộ tập đoàn.
2. 02Chọn mô hình điểm truy cập. Dùng dịch vụ có sẵn trong ERP, một nhà cung cấp chuyên biệt, hay một tầng tích hợp dùng chung cho nhiều hệ thống. Quyết định dựa trên khối lượng, các loại chứng từ ngoài hóa đơn và các quốc gia cần phục vụ.
3. 03Làm sạch dữ liệu chủ. Mã định danh, mã số VAT, đơn vị tính và loại thuế VAT của khách hàng, nhà cung cấp và mặt hàng.
4. 04Thử nghiệm với đối tác thực. Trao đổi hóa đơn với các khách hàng và nhà cung cấp lớn nhất trước khi chuyển đổi, và kiểm tra hệ thống của họ xử lý hóa đơn của mình ra sao.
5. 05Tự động hóa xử lý hóa đơn đầu vào. Đối chiếu, phê duyệt và hạch toán, với các trường hợp ngoại lệ được chuyển cho con người.
6. 06Lưu trữ và theo dõi. Giữ bản gốc có cấu trúc và bằng chứng gửi nhận, và giao cho thông điệp gửi lỗi một người phụ trách.
7. 07Chuẩn bị cho việc báo cáo. Thiết kế luồng dữ liệu ngay từ bây giờ để dữ liệu hóa đơn cũng có thể gửi đến cơ quan thuế khi báo cáo điện tử được áp dụng, tại Bỉ và tại các quốc gia khác nơi doanh nghiệp có giao dịch.

09Cần theo dõi gì

• Văn bản pháp luật về báo cáo điện tử của Bỉ và đặc tả kỹ thuật, dự kiến từ ngày 1/1/2028.
• Việc các quốc gia thành viên thực hiện ViDA, kể cả những nước mở rộng nghĩa vụ năm 2030 sang giao dịch trong nước.
• Việc triển khai tại Pháp và Tây Ban Nha, và việc kết thúc các giai đoạn chuyển tiếp của Đức vào năm 2027 và 2028.
• Các phiên bản mới của Peppol BIS Billing 3.0 và của quy tắc kiểm tra hợp lệ mà điểm truy cập áp dụng.

Quy định về hóa đơn điện tử đã thay đổi tại Việt Nam từ ngày 1/7/2026 và đang thay đổi ở hầu hết các quốc gia châu Âu. Hãy ghi ngày cho mọi ghi chú nội bộ về chủ đề này, và kiểm tra nguồn chính thức trước mỗi quyết định thiết kế.