E-Rechnung in Luxemburg: Peppol bei öffentlichen Aufträgen und der Weg bis 2030

01Die Lage in Luxemburg

Rechtsgrundlage ist das geänderte Gesetz vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (loi modifiée du 16 mai 2019), mit dem Luxemburg die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt hat. Die Einzelheiten zu Peppol und den zulässigen Alternativen regelt eine großherzogliche Verordnung vom 13. Dezember 2021. Die Pflicht kam in zwei Schritten: Große Unternehmen rechnen seit dem 18. Mai 2022 elektronisch ab, alle übrigen Wirtschaftsteilnehmer seit dem 18. März 2023, und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag.

Erfasst sind Rechnungen zu öffentlichen Aufträgen und Konzessionen, also an Ministerien, Verwaltungen, öffentliche Einrichtungen und Gemeinden. Für die staatlichen Stellen nimmt das CTIE (Centre des technologies de l’information de l’État) die E-Rechnungen über Peppol entgegen. Praktische Hinweise zu Kanälen und Formaten veröffentlicht Guichet.lu (öffnet externe Website), das Portal des Staates für Unternehmen und Bürger.

02Was als E-Rechnung zählt

Gemeint ist eine Rechnung, die Software ohne menschliche Deutung verarbeiten kann: eine Datei nach dem semantischen Datenmodell der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF, ein eingescannter Papierbeleg oder ein Word-Dokument erfüllt das nicht, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Eine lesbare PDF darf der strukturierten Rechnung als Anhang beiliegen. Maßgeblich bleiben die strukturierten Daten.

Luxemburg lässt nur zwei Übertragungswege zu. Der erste ist das Peppol-Netz, der Standardweg für alle, die regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefern. Der zweite ist MyGuichet.lu, die Plattform des Staates für Online-Verfahren, auf der sich Unternehmen mit LuxTrust, dem luxemburgischen eID-Ausweis oder einem notifizierten eIDAS-Mittel anmelden. Der Versand per E-Mail ist ausgeschlossen. Bei den Formaten zeigt sich Luxemburg offen: Neben Peppol BIS Billing 3.0 wird unter anderem XRechnung in UBL- oder CII-Syntax angenommen, seit dem 1. Oktober 2026 nur noch ab Version 3.0.

03So funktioniert das Peppol-Netz

Hinter Peppol stehen ein internationales Netz und ein Satz von Spezifikationen für Geschäftsdokumente, betreut vom gemeinnützigen Verband OpenPeppol in Brüssel. Vier Beteiligte wirken zusammen. Ihr ERP liefert die Rechnung an Ihren Zugangsdienst, den Access Point. Der reicht sie an den Access Point des Empfängers weiter, und von dort gelangt sie in dessen System. Bevor etwas verschickt wird, fragt der Access Point das Verzeichnis des Netzes ab (Service Metadata Locator und Service Metadata Publisher): Ist der Empfänger registriert, und welche Dokumentarten nimmt er an?

Für Sie bedeutet das: Ein Vertrag mit einem einzigen Access-Point-Anbieter genügt, um jeden Teilnehmer im Netz zu erreichen, ganz gleich, bei welchem Anbieter dieser ist. Ein Luxemburger Handwerksbetrieb, der eine Gemeinde beliefert, nutzt denselben Anschluss wie für einen belgischen Geschäftskunden. Viele ERP- und Buchhaltungsprogramme bringen einen Access Point mit; spezialisierte Anbieter decken größere Mengen und weitere Dokumente wie Bestellungen und Gutschriften ab.

• Registrierung: Ihr Unternehmen ist mit seiner Kennung und den Dokumenttypen, die es empfangen kann, im Netz eingetragen. Fehlt der Eintrag oder ist er falsch, kommen Rechnungen schlicht nicht an.
• Prüfung: Access Points kontrollieren jede Rechnung gegen die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0. Fällt sie durch, wird sie zurückgewiesen, bevor sie den Empfänger erreicht.
• Zustellnachweis: Das Netz bestätigt die technische Zustellung. Fachliche Rückmeldungen wie angenommen, beanstandet oder bezahlt sind eigene Nachrichten und hängen davon ab, was beide Seiten unterstützen.

04Wen die Pflicht trifft und was sie nicht regelt

Die luxemburgische Regel knüpft am öffentlichen Auftrag an, nicht am Sitz des Lieferanten. Eine Spedition aus der Großregion, ein Softwarehaus aus Trier oder ein Dienstleister aus Antwerpen rechnet gegenüber einem Luxemburger öffentlichen Auftraggeber genauso elektronisch ab wie ein Unternehmen aus Luxemburg-Stadt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen enthält das Gesetz vom 16. Mai 2019 keine Pflicht; dort gelten die allgemeinen Regeln der Mehrwertsteuer (TVA).

Wer auf beiden Seiten der Grenze tätig ist, hat es mit mehreren Regimen zugleich zu tun. Eine Luxemburger Gruppe mit einer Tochter in Deutschland muss dort E-Rechnungen empfangen können, eine belgische Niederlassung fällt unter die belgische B2B-Pflicht (öffnet externe Website). Ein gemeinsamer Peppol-Anschluss mit sauberen Stammdaten ist für alle diese Fälle die beste Ausgangslage.

05Das europäische Bild

Den Rahmen setzt Brüssel mit zwei Texten. Die Richtlinie 2014/55/EU (öffnet externe Website) verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen nach EN 16931 anzunehmen. Das erklärt, warum fast überall, in Luxemburg ebenso, zuerst der Staat digital abgerechnet wurde. Für den Verkehr zwischen Unternehmen ist das ViDA-Paket (VAT in the Digital Age) entscheidend. Seine Kernvorschrift, die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates (öffnet externe Website), wurde am 11. März 2025 beschlossen und gilt seit dem 14. April 2025. Ein Mitgliedstaat braucht seither keine Ausnahmegenehmigung mehr, um die E-Rechnung im Inland einzuführen. Für Lieferungen zwischen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten werden E-Rechnung und digitale Meldung am 1. Juli 2030 verbindlich; nationale Meldesysteme in Echtzeit haben bis zum 1. Januar 2035 Zeit, sich dem EU-Modell anzupassen.

Bis dahin geht jedes Land eigene Wege. Die einen setzen auf Peppol, andere auf eine staatliche Plattform, die jede Rechnung freigibt, wieder andere auf eine Mischung. Für Unternehmen im Großherzogtum, deren Kunden in Belgien, Deutschland, Frankreich oder den Niederlanden sitzen, heißt das: ein Integrationsdesign mit mehreren Ausgängen.

06ERP-Anbindung: woran Projekte gelingen oder hängen bleiben

Die erste Rechnung über Peppol ist oft an einem Nachmittag verschickt. Den gesamten Rechnungsverkehr ohne Handarbeit darüber abzuwickeln, verlangt dagegen Planung. Der Aufwand steckt in Stammdaten, Prüfregeln, Eingangsverarbeitung und Archiv, kaum im Netz selbst.

• Zuerst die Stammdaten. Jeder Kunde braucht eine korrekte Kennung, MwSt.-Identifikationsnummer und Anschrift, jeder Artikel eine Mengeneinheit und eine Steuerkategorie, die auf die Codes der Norm passen. Bei öffentlichen Auftraggebern gehören die Angaben aus dem Auftrag dazu, die der Empfänger zur Zuordnung braucht. Prüfen Sie vor dem ersten Versand, ob der Empfänger im Netz registriert ist, und wiederholen Sie die Prüfung laufend, weil Anbieter gewechselt werden.
• Vor dem Versand prüfen. Wenden Sie die Geschäftsregeln des Access Points schon im eigenen Prozess an. Dann fällt eine fehlerhafte Rechnung im ERP auf und nicht erst Wochen später, wenn die Verwaltung nachfragt, wo die Zahlung bleibt.
• Den Eingang gestalten. Strukturierte Eingangsrechnungen lassen sich automatisch Lieferant, Bestellung und Wareneingang zuordnen; zur Freigabe gehen nur die Abweichungen. Hier liegt der größte Effizienzgewinn. Was weiterhin auf Papier oder als PDF eintrifft, etwa von kleineren Lieferanten, läuft über die Dokumentenverarbeitung in denselben Ablauf.
• Die Datei ist das Original. Rechtlich zählt die strukturierte Rechnung selbst. Sie wird samt Zustellnachweis unverändert archiviert, so lange wie gesetzlich vorgeschrieben, und muss bei einer Betriebsprüfung schnell gefunden und angezeigt werden können.
• Den Fluss überwachen. Gescheiterte Zustellungen, Zurückweisungen und Rechnungen in der Freigabeschleife gehören auf ein Dashboard mit einer verantwortlichen Person, nicht in ein Postfach.

In Odoo ist der Versand über Peppol Teil der Buchhaltung; welche Lokalisierungen und Formate Ihre Version abdeckt, klären wir vorab. Die eigentliche Arbeit liegt dann in Konfiguration, Stammdaten und Freigaben. In SAP-Landschaften fällt die Wahl meist zwischen den eigenen Compliance-Werkzeugen von SAP für elektronische Dokumente und der Anbindung eines externen Access Points; beide verlangen dieselbe Sorgfalt bei Stammdaten und Fehlerbehandlung. Rechnen mehrere ERP-Systeme, ein Webshop und ein Konzernsystem ab, etwa in einer Gruppe mit Luxemburger Holding und deutschen Töchtern, hält eine gemeinsame Integrationsschicht Formate, Prüfungen und Überwachung an einer Stelle zusammen.

07Ein praktischer Fahrplan

1. 01Alle Rechnungsflüsse erfassen. Welche Systeme stellen Rechnungen und Gutschriften aus oder empfangen sie, für welche Länder und über welche Kanäle, Webshop, Abonnements und konzerninterne Verrechnung eingeschlossen.
2. 02Das Modell für den Access Point wählen. Der im ERP eingebaute, ein spezialisierter Anbieter oder eine gemeinsame Integrationsschicht für mehrere Systeme. Entscheiden Sie nach Menge, weiteren Dokumenttypen und den Ländern, die Sie brauchen.
3. 03Stammdaten bereinigen. Kennungen, MwSt.-Nummern, Einheiten und Steuerkategorien für Kunden, Lieferanten und Artikel.
4. 04Mit echten Partnern testen. Tauschen Sie Rechnungen mit Ihren wichtigsten öffentlichen Auftraggebern, Kunden und Lieferanten aus, bevor Sie umstellen, und prüfen Sie, wie deren Systeme Ihre Rechnungen verarbeiten.
5. 05Den Eingang automatisieren. Zuordnung, Freigabe und Buchung, Ausnahmen gehen an Menschen.
6. 06Archivieren und überwachen. Strukturierte Originale und Zustellnachweise aufbewahren, für gescheiterte Nachrichten eine Zuständigkeit festlegen.
7. 07An Meldepflichten denken. Legen Sie die Datenflüsse so an, dass Rechnungsdaten später auch an Steuerverwaltungen gehen können, wenn Meldepflichten kommen, in den Ländern, in denen Sie tätig sind, und spätestens mit ViDA.

08Was Sie im Blick behalten sollten

• Die Umsetzung von ViDA in Luxemburg und den Nachbarländern, auch die Frage, wer die Pflicht von 2030 auf inländische Geschäfte ausdehnt.
• Änderungen an den Luxemburger Vorgaben zu Kanälen und Formaten, wie sie Guichet.lu veröffentlicht.
• Die Einführung in Frankreich, die belgische Meldepflicht ab 2028 und das Ende der deutschen Übergangsfristen 2027 und 2028.
• Neue Versionen von Peppol BIS Billing 3.0 und der Prüfregeln, die Ihr Access Point anwendet.

In fast allen Ländern, in denen wir arbeiten, ist die E-Rechnung in Bewegung. Versehen Sie jede interne Notiz dazu mit einem Datum und prüfen Sie vor jeder Designentscheidung die amtlichen Quellen.