Ηλεκτρονικά τιμολόγια και Peppol στην Κύπρο: το Δημόσιο, ο Ν. 89(Ι)/2019 και ο δρόμος προς το 2030

01Τι ισχύει σήμερα στην Κύπρο

Η βάση είναι ο περί της Έκδοσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων στο Πλαίσιο των Δημόσιων Συμβάσεων Νόμος του 2019, ο Ν. 89(Ι)/2019 (ανοίγει εξωτερικό ιστότοπο), που δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας στις 26 Ιουνίου 2019 και ενσωματώνει την Οδηγία 2014/55/ΕΕ. Το άρθρο 4 του νόμου είναι σύντομο και σαφές: οι αναθέτουσες αρχές και οι αναθέτοντες φορείς «παραλαμβάνουν και επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια» που συνάδουν με το ευρωπαϊκό πρότυπο. Ο νόμος αφορά τιμολόγια που εκδίδονται στο πλαίσιο συμβάσεων της νομοθεσίας για τις δημόσιες συμβάσεις, με κύριο νόμο τον Ν. 73(Ι)/2016.

Δύο πράγματα αξίζει να ξεκαθαριστούν. Πρώτον, ο νόμος βάζει υποχρέωση στον αγοραστή, όχι στον προμηθευτή: ένας προμηθευτής Υπουργείου ή Δήμου μπορεί να στείλει ηλεκτρονικό τιμολόγιο και η αναθέτουσα αρχή πρέπει να μπορεί να το δεχτεί και να το επεξεργαστεί. Δεύτερον, για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων η Κύπρος δεν έχει υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση· στον έλεγχό μας της 6ης Νοεμβρίου 2026 δεν βρήκαμε σχετικό νόμο ή επίσημη ανακοίνωση. Ποιο κανάλι δέχεται κάθε αναθέτουσα αρχή είναι θέμα που ρωτάτε την ίδια, ή που ορίζουν τα έγγραφα του διαγωνισμού.

02Τι θεωρείται ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Ο Ν. 89(Ι)/2019 το ορίζει ως τιμολόγιο που εκδίδεται, διαβιβάζεται και παραλαμβάνεται σε δομημένο ηλεκτρονικό μορφότυπο, ώστε να επιτρέπει την αυτόματη, ηλεκτρονική επεξεργασία του. Η ουσία είναι ένα αρχείο που το διαβάζει λογισμικό χωρίς ανθρώπινη ερμηνεία, χτισμένο πάνω στο σημασιολογικό μοντέλο δεδομένων του ευρωπαϊκού προτύπου EN 16931. Ένα PDF, ένα σκαναρισμένο χαρτί ή ένα αρχείο Word δεν είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο με αυτή την έννοια, ακόμη κι αν φτάνει με email. Το δομημένο αρχείο μπορεί να συνοδεύεται από PDF για ανάγνωση από ανθρώπους· αυτό που μετρά είναι τα δεδομένα.

Το πρότυπο συνοδεύεται από κατάλογο δύο συντακτικών δομών, UBL και CII, που όρισε η εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2017/1870. Η πιο διαδεδομένη εφαρμογή του EN 16931 σε ευρωπαϊκό επίπεδο είναι το Peppol BIS Billing 3.0, σε συντακτική δομή UBL, που χρησιμοποιείται στο δίκτυο Peppol.

03Πώς λειτουργεί το δίκτυο Peppol

Πίσω από το Peppol βρίσκεται η OpenPeppol, μη κερδοσκοπικός σύνδεσμος στις Βρυξέλλες που διαχειρίζεται ένα διεθνές δίκτυο και τις προδιαγραφές του για επιχειρηματικά έγγραφα. Η αρχιτεκτονική λέγεται «τεσσάρων γωνιών»: στην πρώτη το ERP του πωλητή, στη δεύτερη το σημείο πρόσβασης του πωλητή, στην τρίτη το σημείο πρόσβασης του αγοραστή, στην τέταρτη το σύστημα του αγοραστή. Το τιμολόγιο ταξιδεύει από τη μία γωνία στην άλλη. Πριν το στείλει, το σημείο πρόσβασης κοιτάζει στον κατάλογο διευθύνσεων του δικτύου, τον Service Metadata Locator, που δείχνει σε έναν Service Metadata Publisher, αν ο αγοραστής είναι εγγεγραμμένος και τι έγγραφα δέχεται.

Το πρακτικό αποτέλεσμα: μία σύμβαση με έναν πάροχο σημείου πρόσβασης, και φτάνετε σε όλους τους συμμετέχοντες, όποιον πάροχο κι αν έχουν εκείνοι. Πολλά πακέτα ERP και λογιστικής περιέχουν ήδη υπηρεσία σημείου πρόσβασης, και εξειδικευμένοι πάροχοι εξυπηρετούν μεγαλύτερους όγκους και άλλα έγγραφα, όπως παραγγελίες και πιστωτικά. Για μια κυπριακή εταιρεία που τιμολογεί πελάτες στο Βέλγιο, όπου το Peppol είναι ο προεπιλεγμένος δίαυλος, η σύνδεση αυτή είναι συχνά ο πιο απλός δρόμος.

• Εγγραφή: η εταιρεία καταχωρίζεται στο δίκτυο με ένα αναγνωριστικό και με τα είδη εγγράφων που μπορεί να παραλάβει. Μια εγγραφή που λείπει ή είναι λάθος είναι από τους συχνότερους λόγους για τους οποίους ένα τιμολόγιο δεν φτάνει.
• Επικύρωση: τα σημεία πρόσβασης ελέγχουν τα τιμολόγια με τους κανόνες του Peppol BIS Billing 3.0. Ό,τι αποτυγχάνει απορρίπτεται πριν φτάσει στον πελάτη.
• Κατάσταση παράδοσης: το δίκτυο επιβεβαιώνει την τεχνική παράδοση. Οι επιχειρηματικές απαντήσεις, όπως «αποδεκτό», «αμφισβητείται» ή «πληρώθηκε», είναι ξεχωριστά μηνύματα και εξαρτώνται από το τι υποστηρίζουν οι δύο πλευρές.

04Πού ζητείται ήδη το δομημένο τιμολόγιο

Για έναν προμηθευτή στην Κύπρο, η ανάγκη για ηλεκτρονικά τιμολόγια έρχεται σήμερα από τρεις μεριές: από τις αναθέτουσες αρχές, που μπορούν να τα δεχτούν βάσει του Ν. 89(Ι)/2019· από πελάτες σε κράτη μέλη με δική τους υποχρέωση B2B· και από ομίλους που θέλουν ενιαία, αυτοματοποιημένη ροή για όλες τις εταιρείες τους. Ο πίνακας συνοψίζει τα δεδομένα της Κύπρου.

05Η ευρύτερη εικόνα στην ΕΕ

Ο Ν. 89(Ι)/2019 είναι η κυπριακή εκδοχή της Οδηγίας 2014/55/ΕΕ (ανοίγει εξωτερικό ιστότοπο), που σε όλη την Ένωση έκανε το Δημόσιο υποχρεωμένο παραλήπτη τιμολογίων κατά το EN 16931· γι’ αυτό σε πολλές χώρες το Δημόσιο προηγήθηκε. Το επόμενο κεφάλαιο γράφεται με τη ViDA, τη δέσμη για τον ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή. Η Οδηγία (ΕΕ) 2025/516 του Συμβουλίου (ανοίγει εξωτερικό ιστότοπο) εγκρίθηκε στις 11 Μαρτίου 2025 και ισχύει από τις 14 Απριλίου 2025· έκτοτε κάθε κράτος μέλος μπορεί να καθιερώσει εγχώρια ηλεκτρονική τιμολόγηση χωρίς προηγούμενη παρέκκλιση από την ΕΕ. Δύο ημερομηνίες μετρούν για κάθε κυπριακή επιχείρηση με πελάτες στην Ευρώπη: την 1η Ιουλίου 2030 ηλεκτρονική τιμολόγηση και ψηφιακή αναφορά γίνονται υποχρεωτικές στις ενδοκοινοτικές παραδόσεις B2B, και ως την 1η Ιανουαρίου 2035 τα εθνικά συστήματα αναφοράς σε πραγματικό χρόνο εναρμονίζονται με το ευρωπαϊκό μοντέλο.

Μέχρι τότε, κάθε κράτος μέλος έχει τον δικό του ρυθμό και τη δική του λύση: Peppol, εθνική πλατφόρμα που εκκαθαρίζει κάθε τιμολόγιο, ή συνδυασμό. Ένας κυπριακός όμιλος με εταιρείες ή πελάτες σε πολλές χώρες χρειάζεται λοιπόν έναν σχεδιασμό με πολλές εξόδους. Οι αγορές που συναντούμε συχνότερα, όπως ήταν στις 12 Οκτωβρίου 2026:

06Η σύνδεση του ERP: πού πετυχαίνουν και πού κολλούν τα έργα

Το πρώτο τιμολόγιο μέσω Peppol μπορεί να φύγει σε ένα απόγευμα. Για να περνά όλη η τιμολόγηση από εκεί χωρίς χειροκίνητη δουλειά χρειάζεται σχεδιασμός, και ο κόπος βρίσκεται στα βασικά δεδομένα, στην επικύρωση, στα εισερχόμενα και στην αρχειοθέτηση, όχι στο ίδιο το δίκτυο.

• Βασικά δεδομένα πρώτα. Για κάθε πελάτη: σωστό αναγνωριστικό, αριθμός μητρώου ΦΠΑ, διεύθυνση. Για κάθε είδος: μονάδα μέτρησης και κατηγορία ΦΠΑ που αντιστοιχούν στους κωδικούς του προτύπου. Πριν από την πρώτη αποστολή, ελέγξτε αν ο πελάτης είναι εγγεγραμμένος στο δίκτυο, και αφήστε τον έλεγχο να τρέχει μόνιμα, αφού οι εταιρείες αλλάζουν παρόχους.
• Έλεγχος πριν φύγει. Οι ίδιοι κανόνες που θα εφαρμόσει το σημείο πρόσβασης τρέχουν πρώτα μέσα στο ERP σας. Έτσι ένα λάθος τιμολόγιο διορθώνεται αμέσως, αντί να το ανακαλύψει, μετά από εβδομάδες, ο πελάτης που δεν το έλαβε.
• Εισερχόμενα χωρίς πληκτρολόγηση. Ένα δομημένο τιμολόγιο αντιστοιχίζεται μόνο του με τον προμηθευτή, την παραγγελία και την παραλαβή, και φτάνει σε άνθρωπο για έγκριση μόνο όταν κάτι διαφέρει. Εκεί κρύβεται το μεγαλύτερο κέρδος. Ό,τι έρχεται ακόμη σε χαρτί ή PDF, συχνά από προμηθευτές του εξωτερικού, μπαίνει στην ίδια ροή μέσω αυτόματης επεξεργασίας εγγράφων.
• Το πρωτότυπο είναι το αρχείο. Το δομημένο αρχείο που στάλθηκε ή παραλήφθηκε είναι το ίδιο το τιμολόγιο. Φυλάγεται αναλλοίωτο, μαζί με την απόδειξη παράδοσης, για όσο ορίζει ο νόμος, και πρέπει να βρίσκεται και να διαβάζεται εύκολα σε έναν έλεγχο.
• Παρακολουθήστε τη ροή. Αποτυχημένες παραδόσεις, απορρίψεις και τιμολόγια που περιμένουν έγκριση ανήκουν σε πίνακα παρακολούθησης με υπεύθυνο, όχι σε ένα γραμματοκιβώτιο.

Με το Odoo, μια ΜμΕ που τιμολογεί πελάτες σε χώρες με Peppol στέλνει και λαμβάνει μέσα από τις αντίστοιχες τοπικές προσαρμογές· η δουλειά είναι κυρίως ρυθμίσεις, βασικά δεδομένα και ροές έγκρισης. Ένας όμιλος σε SAP διαλέγει συνήθως ανάμεσα στα εργαλεία της ίδιας της SAP για ηλεκτρονικά έγγραφα και σε σύνδεση με εξωτερικό σημείο πρόσβασης, και στις δύο περιπτώσεις τα βασικά δεδομένα και ο χειρισμός σφαλμάτων κρίνουν το αποτέλεσμα. Αν τιμολογούν πολλά ERP μαζί με ένα ηλεκτρονικό κατάστημα και ένα κεντρικό σύστημα του ομίλου, ένα κοινό επίπεδο διασύνδεσης συγκεντρώνει μορφές, επικύρωση και παρακολούθηση, αντί να τα επαναλαμβάνει κάθε σύστημα.

07Πρακτικό σχέδιο

1. 01Χάρτης των ροών. Από ποια συστήματα φεύγουν και σε ποια φτάνουν τιμολόγια και πιστωτικά, για ποιες χώρες, από ποιο κανάλι· μην ξεχάσετε το ηλεκτρονικό κατάστημα, τη συνδρομητική χρέωση και τις ενδοομιλικές συναλλαγές. Τα τιμολόγια προς αναθέτουσες αρχές σε χωριστή στήλη.
2. 02Επιλέξτε μοντέλο σημείου πρόσβασης. Αυτό που έχει ενσωματωμένο το ERP σας, εξειδικευμένο πάροχο, ή κοινό επίπεδο διασύνδεσης για πολλά συστήματα. Αποφασίστε με βάση όγκους, είδη εγγράφων πέρα από τα τιμολόγια και χώρες.
3. 03Καθαρίστε τα βασικά δεδομένα. Αναγνωριστικά, αριθμοί μητρώου ΦΠΑ, μονάδες και κατηγορίες ΦΠΑ για πελάτες, προμηθευτές και είδη.
4. 04Πρόβα με τους μεγάλους συνεργάτες. Πριν από την αλλαγή, στείλτε και λάβετε δοκιμαστικά τιμολόγια με τους κυριότερους πελάτες και προμηθευτές, και δείτε τι κάνουν τα συστήματά τους με τα δικά σας.
5. 05Αυτόματη καταχώριση. Αντιστοίχιση, έγκριση και λογιστική εγγραφή χωρίς χέρια· σε ανθρώπους πηγαίνουν μόνο οι εξαιρέσεις.
6. 06Αρχειοθετήστε και παρακολουθήστε. Κρατήστε τα δομημένα πρωτότυπα και τις αποδείξεις παράδοσης, και δώστε υπεύθυνο στα μηνύματα που αποτυγχάνουν.
7. 07Σχεδιάστε για την ψηφιακή αναφορά. Στήστε τις ροές δεδομένων ώστε τα στοιχεία των τιμολογίων να μπορούν να πάνε και στη φορολογική διοίκηση, όταν έρθει η ψηφιακή αναφορά της ViDA ή αποφασίσει κάτι ανάλογο ένα κράτος όπου δραστηριοποιείστε.

08Τι να παρακολουθείτε

• Οποιαδήποτε κυπριακή ανακοίνωση για την εφαρμογή της ViDA, και ιδίως αν η Κύπρος θα επεκτείνει την υποχρέωση του 2030 στις εγχώριες συναλλαγές.
• Την εθνική εφαρμογή της ViDA στα άλλα κράτη μέλη όπου έχετε πελάτες ή εταιρείες του ομίλου.
• Την εξέλιξη στη Γαλλία και στην Ισπανία, το τέλος των γερμανικών μεταβατικών περιόδων το 2027 και το 2028, και τη βελγική ψηφιακή αναφορά που σχεδιάζεται για το 2028.
• Κάθε νέα έκδοση του Peppol BIS Billing 3.0 και κάθε αλλαγή στους κανόνες ελέγχου του σημείου πρόσβασης που χρησιμοποιείτε.

Οι κανόνες για την ηλεκτρονική τιμολόγηση κινούνται σχεδόν σε κάθε χώρα. Βάλτε ημερομηνία σε κάθε εσωτερικό σημείωμα και ελέγξτε τις επίσημες πηγές πριν από κάθε απόφαση σχεδιασμού.